Hóa đơn viết tay đóng vai trò quan trọng trong nhiều giao dịch kinh doanh nhỏ lẻ và nội bộ doanh nghiệp, giúp ghi nhận các khoản chi tiêu một cách nhanh chóng và tiện lợi. Tuy nhiên, giá trị pháp lý của loại hóa đơn này luôn là mối quan tâm hàng đầu của kế toán viên và chủ doanh nghiệp khi thực hiện nghĩa vụ thuế. Cùng Công ty dịch vụ kế toán ACC tìm hiểu chi tiết vấn đề này.

1. Tầm quan trọng của hóa đơn trong hoạt động kinh doanh

Hóa đơn là chứng từ bắt buộc để ghi nhận doanh thu, chi phí và làm căn cứ tính thuế giá trị gia tăng cũng như thuế thu nhập doanh nghiệp. Trong bối cảnh chuyển đổi số, các doanh nghiệp ngày càng ưu tiên sử dụng hóa đơn điện tử để đảm bảo tính minh bạch và dễ dàng kiểm tra.

Dù vậy, hóa đơn viết tay vẫn được một số đơn vị áp dụng trong những trường hợp giao dịch trực tiếp hoặc khi hệ thống điện tử gặp sự cố tạm thời. Việc sử dụng đúng cách sẽ hỗ trợ doanh nghiệp duy trì hoạt động liên tục mà không vi phạm quy định về chứng từ.

2. Các quy định pháp luật liên quan đến hóa đơn

Theo Luật Giao dịch điện tử 2023, mọi giao dịch điện tử đều được công nhận giá trị pháp lý tương đương với giao dịch truyền thống nếu đáp ứng điều kiện về chữ ký số và định dạng chuẩn.

Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định chi tiết về việc quản lý và sử dụng hóa đơn trong môi trường số, yêu cầu các đơn vị phải chuyển đổi sang hình thức điện tử để tăng cường kiểm soát.

Thông tư 91/2026/TT-BTC hướng dẫn cụ thể về tiêu chuẩn kỹ thuật và lưu trữ dữ liệu hóa đơn, nhấn mạnh việc tích hợp hệ thống để tránh sai sót. Các quy định này tạo khung pháp lý rõ ràng, buộc doanh nghiệp phải tuân thủ khi phát hành chứng từ.

Xem thêm: Hóa đơn bất hợp pháp là gì?

3. Hóa đơn viết tay có giá trị pháp lý không?

Hóa đơn viết tay vẫn có giá trị pháp lý trong một số trường hợp nhất định theo Luật Giao dịch điện tử 2023, miễn là nội dung đầy đủ và được các bên liên quan xác nhận.

Tuy nhiên, Nghị định 254/2026/NĐ-CP yêu cầu hóa đơn phải tuân thủ định dạng điện tử để được chấp nhận trong thanh tra thuế, trừ khi có lý do bất khả kháng. Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định thêm về việc chuyển đổi từ giấy sang điện tử, đồng thời yêu cầu lưu trữ bản gốc trong thời hạn quy định. Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ lưỡng để đảm bảo hóa đơn viết tay không bị từ chối khi kê khai thuế.

Xem thêm: Mẫu công văn giải trình hóa đơn bỏ trốn

4. Rủi ro khi sử dụng hóa đơn viết tay và cách hạn chế

Sử dụng hóa đơn viết tay có thể dẫn đến rủi ro như khó kiểm tra tính xác thực, dễ bị làm giả hoặc không đồng bộ với hệ thống thuế điện tử. Theo Luật Giao dịch điện tử 2023, các giao dịch không đáp ứng tiêu chuẩn điện tử có thể bị hạn chế giá trị chứng minh.

Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC khuyến khích chuyển đổi sang hóa đơn điện tử để giảm thiểu sai phạm. Doanh nghiệp nên đào tạo nhân viên và đầu tư phần mềm hỗ trợ nhằm hạn chế tối đa việc phát hành hóa đơn giấy.

5. Câu hỏi thường gặp

Hóa đơn viết tay có được khấu trừ thuế không?

Trả lời: Theo quy định tại Luật Giao dịch điện tử 2023 và Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn viết tay chỉ được khấu trừ nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện về nội dung và được chuyển đổi sang định dạng điện tử theo Thông tư 91/2026/TT-BTC.

Lưu trữ hóa đơn viết tay cần tuân thủ quy định nào?

Trả lời: Thông tư 91/2026/TT-BTC yêu cầu lưu trữ hóa đơn viết tay tối thiểu 10 năm và phải đảm bảo khả năng truy xuất khi cần thiết. Luật Giao dịch điện tử 2023 bổ sung yêu cầu chuyển đổi sang bản điện tử để tăng tính bảo mật và dễ dàng kiểm tra.

Doanh nghiệp có bị phạt khi dùng hóa đơn viết tay không?

Trả lời: Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định mức phạt đối với việc sử dụng hóa đơn không đúng quy định điện tử. Doanh nghiệp cần tuân thủ Luật Giao dịch điện tử 2023 để tránh các khoản phạt hành chính không cần thiết.

Hóa đơn viết tay cần được xem xét kỹ lưỡng trước khi sử dụng để đảm bảo tuân thủ pháp luật. Doanh nghiệp nên chủ động chuyển đổi sang hóa đơn điện tử nhằm giảm rủi ro. Liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC để được tư vấn chi tiết và hỗ trợ tối ưu hóa quy trình kế toán.