Hướng dẫn cách sử dụng hóa đơn điện tử là nội dung được nhiều doanh nghiệp quan tâm nhằm đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật hiện hành. Việc áp dụng đúng cách không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn giảm thiểu rủi ro bị xử phạt. Doanh nghiệp cần nắm rõ các bước thực hiện để tránh sai sót không đáng có. Cùng Công ty dịch vụ kế toán ACC tìm hiểu chi tiết qua bài viết dưới đây.

1. Tầm quan trọng của hóa đơn điện tử trong hoạt động kinh doanh

Hóa đơn điện tử ngày càng giữ vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của các tổ chức, cá nhân khi giúp đơn giản hóa quy trình lập, quản lý và lưu trữ chứng từ. Việc chuyển đổi sang hình thức này không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí quản lý mà còn nâng cao tính minh bạch trong công tác kế toán và kê khai thuế.

Theo Luật Quản lý thuế 2025, hóa đơn điện tử được công nhận có giá trị pháp lý tương đương với hóa đơn giấy khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định. Việc sử dụng hóa đơn điện tử đúng quy trình giúp doanh nghiệp hạn chế sai sót trong quá trình kê khai, nộp thuế, đồng thời giảm thiểu rủi ro vi phạm và nâng cao hiệu quả quản lý tài chính trong hoạt động kinh doanh.

2. Hướng dẫn cách sử dụng hóa đơn điện tử đúng quy định

Doanh nghiệp cần thực hiện theo trình tự rõ ràng để đảm bảo tính hợp pháp của hóa đơn. Dưới đây là các bước cụ thể được quy định tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC.

Bước 1: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp phải thực hiện đăng ký với cơ quan thuế thông qua cổng thông tin điện tử. Hồ sơ đăng ký bao gồm thông tin về tổ chức, chữ ký số và phần mềm phát hành hóa đơn. Sau khi được cơ quan thuế chấp thuận, đơn vị mới được phép sử dụng hóa đơn điện tử trong hoạt động kinh doanh.

Bước 2: Lập và phát hành hóa đơn

Khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, doanh nghiệp lập hóa đơn điện tử trên phần mềm đã đăng ký. Nội dung hóa đơn phải đầy đủ các chỉ tiêu theo quy định, bao gồm tên hàng hóa, đơn giá, thuế suất và tổng tiền. Hóa đơn sau khi lập cần được ký số và gửi ngay cho người mua.

Bước 3: Lưu trữ và tra cứu hóa đơn

Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ an toàn trong hệ thống của doanh nghiệp ít nhất mười năm theo Luật Quản lý thuế 2025. Doanh nghiệp cần xây dựng quy trình sao lưu định kỳ để tránh mất mát dữ liệu. Việc tra cứu hóa đơn cũng phải thực hiện dễ dàng khi cơ quan thuế yêu cầu.

Bước 4: Xử lý sai sót và điều chỉnh hóa đơn

Khi phát hiện sai sót, doanh nghiệp phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế theo đúng trình tự quy định tại Thông tư 91/2026/TT-BTC. Hóa đơn điều chỉnh cần ghi rõ lý do và tham chiếu đến hóa đơn gốc. Việc này giúp duy trì tính chính xác của sổ sách kế toán.

Xem thêm: Mẫu hóa đơn chuyển nhượng cổ phần

3. Các quy định cần tuân thủ khi sử dụng hóa đơn điện tử

Khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần đảm bảo tuân thủ đầy đủ các yêu cầu về chữ ký số, phần mềm lập và phát hành hóa đơn theo quy định của cơ quan quản lý thuế. Hệ thống hóa đơn điện tử phải đáp ứng các điều kiện về bảo mật, tính chính xác và khả năng lưu trữ dữ liệu nhằm đảm bảo giá trị pháp lý của hóa đơn.

Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, doanh nghiệp cần thực hiện đúng quy trình lập, gửi và xác thực hóa đơn điện tử theo yêu cầu, trong đó một số loại hóa đơn cần có mã xác thực của cơ quan thuế trước khi cung cấp cho người mua. Việc không tuân thủ các quy định có thể khiến hóa đơn bị xem là không hợp lệ và phát sinh rủi ro bị xử phạt hành chính. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần thường xuyên cập nhật các thay đổi về định dạng, quy trình quản lý hóa đơn để đảm bảo phù hợp với quy định mới.

Xem thêm: Thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

4. Lợi ích khi áp dụng đúng hướng dẫn cách sử dụng hóa đơn điện tử

Việc tuân thủ đúng quy định khi sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp tối ưu hóa công tác quản lý chứng từ, đồng thời giảm đáng kể chi phí in ấn, vận chuyển và lưu trữ hóa đơn giấy. Nhờ dữ liệu được quản lý trên hệ thống điện tử, quá trình tra cứu, đối chiếu và kê khai thuế cũng trở nên nhanh chóng, chính xác hơn.

Theo Luật Quản lý thuế 2025, doanh nghiệp thực hiện đúng quy định về hóa đơn điện tử sẽ thuận lợi hơn trong quá trình thực hiện các thủ tục hành chính thuế và nâng cao tính minh bạch trong hoạt động tài chính. Bên cạnh đó, việc áp dụng đúng quy trình còn giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro vi phạm, xây dựng uy tín với đối tác, khách hàng và cơ quan quản lý thuế.

5. Câu hỏi thường gặp

Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì trước khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử?

Doanh nghiệp cần có chữ ký số hợp lệ, phần mềm phát hành hóa đơn được cơ quan thuế chấp thuận và kết nối internet ổn định. Ngoài ra, cần chuẩn bị thông tin về mã số thuế và địa chỉ kinh doanh để điền vào hồ sơ đăng ký theo quy định tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

Hóa đơn điện tử có cần in ra giấy không?

Không bắt buộc in ra giấy nếu hóa đơn đã được ký số và gửi qua đường điện tử. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn phải lưu trữ bản điện tử đầy đủ để phục vụ công tác kiểm tra, thanh tra theo Thông tư 91/2026/TT-BTC.

Cách xử lý khi hóa đơn điện tử bị sai sót về tên hàng hóa?

Doanh nghiệp lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, ghi rõ nội dung sai sót và tham chiếu hóa đơn gốc. Việc điều chỉnh phải thực hiện trong thời hạn quy định và gửi lại cho người mua để đảm bảo tính hợp pháp.

Hướng dẫn cách sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp nắm vững quy trình và tránh các rủi ro pháp lý không mong muốn. Để được hỗ trợ chi tiết và tư vấn chuyên sâu, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC ngay hôm nay để nhận giải pháp phù hợp nhất.