Hướng dẫn đăng ký địa điểm kinh doanh qua mạng đang trở thành nhu cầu thiết yếu đối với các doanh nghiệp muốn mở rộng hoạt động mà không mất nhiều thời gian di chuyển đến cơ quan nhà nước. Với sự phát triển của công nghệ số, việc thực hiện trực tuyến mang lại sự tiện lợi, tiết kiệm chi phí và minh bạch cao. Cùng Công ty kế toán ACC khám phá chi tiết quy trình để bạn dễ dàng áp dụng.

1. Hướng dẫn đăng ký địa điểm kinh doanh qua mạng chi tiết

Việc đăng ký địa điểm kinh doanh qua mạng là một phần quan trọng trong quản lý doanh nghiệp, đặc biệt khi doanh nghiệp cần thay đổi hoặc bổ sung địa điểm để phù hợp với kế hoạch phát triển.

Theo quy định tại Nghị định số 168/2025/NĐ-CP  của Chính phủ về đăng ký doanh nghiệp, địa điểm kinh doanh được hiểu là nơi doanh nghiệp thực hiện hoạt động kinh doanh cụ thể, không phải là trụ sở chính. Thủ tục này áp dụng cho các trường hợp thay đổi địa điểm kinh doanh hiện tại hoặc đăng ký địa điểm mới cho chi nhánh, văn phòng đại diện. Để bắt đầu, doanh nghiệp cần truy cập Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp tại địa chỉ dangkykinhdoanh.gov.vn, nơi cung cấp nền tảng trực tuyến an toàn và dễ sử dụng.

 Trước khi thực hiện, hãy đảm bảo tài khoản đăng ký doanh nghiệp của bạn đã được kích hoạt và có chữ ký số hợp lệ, vì đây là yêu cầu bắt buộc để xác thực hồ sơ điện tử. Quy trình này không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian mà còn giảm thiểu lỗi sai do nhập liệu thủ công. Hơn nữa, Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT ngày 02 tháng 3 năm 2021 của Bộ trưởng Bộ Kế hoạch và Đầu tư đã hướng dẫn cụ thể về hồ sơ, trình tự và thủ tục, đảm bảo tính thống nhất trên toàn quốc. Doanh nghiệp nên chuẩn bị đầy đủ thông tin về địa điểm mới, bao gồm địa chỉ cụ thể, diện tích sử dụng và mục đích kinh doanh, để tránh tình trạng hồ sơ bị trả lại.

>> Đọc thêm: Thủ tục thay đổi người đứng đầu địa điểm kinh doanh mới

2. Điều kiện cần đáp ứng khi đăng ký địa điểm kinh doanh qua mạng

Để đăng ký địa điểm kinh doanh qua mạng thành công, doanh nghiệp phải đáp ứng một số điều kiện cơ bản nhằm đảm bảo tính hợp pháp và khả thi của địa điểm mới.

Đầu tiên, địa điểm kinh doanh phải nằm trong lãnh thổ Việt Nam và không thuộc các khu vực cấm kinh doanh theo quy định pháp luật, chẳng hạn như khu vực an ninh quốc phòng hoặc di tích lịch sử. Theo Nghị định số 168/2025/NĐ-CP, địa điểm này cần có giấy tờ chứng minh quyền sử dụng hợp pháp, như hợp đồng thuê mặt bằng hoặc giấy chứng nhận quyền sở hữu, để chứng minh doanh nghiệp có quyền sử dụng ổn định ít nhất 1 năm.

Ngoài ra, doanh nghiệp phải là tổ chức đã được đăng ký kinh doanh hợp pháp, với mã số doanh nghiệp còn hiệu lực và không đang trong tình trạng tạm ngừng hoạt động. Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT nhấn mạnh rằng hồ sơ điện tử phải được ký số bởi người đại diện theo pháp luật, sử dụng chứng chỉ số từ các nhà cung cấp uy tín như VNPT-CA hoặc BKAV-CA. Nếu địa điểm kinh doanh liên quan đến ngành nghề có điều kiện, như kinh doanh thực phẩm hoặc dịch vụ y tế, doanh nghiệp cần bổ sung giấy phép con tương ứng trước khi đăng ký. Hơn nữa, địa điểm không được trùng lặp với địa chỉ của doanh nghiệp khác đã đăng ký, trừ khi có sự đồng ý bằng văn bản. Doanh nghiệp cũng nên kiểm tra xem địa điểm có phù hợp với quy hoạch đô thị địa phương hay không, thông qua việc tra cứu trên cổng thông tin của Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố.

Xem thêm: Cách đăng ký địa điểm kinh doanh với cơ quan thuế đơn giản

3. Hồ sơ cần chuẩn bị cho thủ tục đăng ký

Hồ sơ đăng ký địa điểm kinh doanh qua mạng đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng để đảm bảo tính đầy đủ và chính xác, theo hướng dẫn tại Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT.

 Các tài liệu chính bao gồm thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, trong đó ghi rõ thông tin địa điểm kinh doanh mới như địa chỉ chi tiết, số điện thoại liên hệ và mô tả hoạt động dự kiến. Giấy tờ chứng minh quyền sử dụng địa điểm là yếu tố quan trọng, chẳng hạn như bản sao hợp đồng thuê nhà hoặc giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, phải được scan rõ nét và đính kèm dưới dạng file PDF. Nếu địa điểm là chi nhánh mới, cần bổ sung quyết định thành lập chi nhánh từ hội đồng quản trị hoặc người đại diện pháp luật.

Nghị định số 168/2025/NĐ-CP quy định rằng tất cả hồ sơ phải được lập theo mẫu điện tử có sẵn trên Cổng thông tin quốc gia, giúp chuẩn hóa định dạng và tránh sai sót. Ngoài ra, doanh nghiệp cần cung cấp bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hiện tại và giấy tờ cá nhân của người đại diện, như chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân. Trong trường hợp địa điểm kinh doanh ở nước ngoài hoặc khu kinh tế đặc biệt, hồ sơ có thể yêu cầu thêm xác nhận từ cơ quan có thẩm quyền địa phương. Để hỗ trợ, doanh nghiệp có thể sử dụng công cụ tải mẫu trên cổng thông tin, đảm bảo hồ sơ không vượt quá 10MB khi nộp.

Xem thêm: Mẫu tờ khai thuế môn bài địa điểm kinh doanh mới nhất

4. Quy trình thực hiện đăng ký địa điểm kinh doanh qua mạng

Quy trình đăng ký địa điểm kinh doanh qua mạng được thiết kế đơn giản, theo trình tự tại Nghị định số 168/2025/NĐ-CP và Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT, giúp doanh nghiệp hoàn tất mà không cần đến trực tiếp cơ quan đăng ký.

Bước 1: Đăng nhập và tạo hồ sơ mới

Truy cập Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp tại dangkykinhdoanh.gov.vn, sử dụng tài khoản đã đăng ký với mã số doanh nghiệp và mật khẩu. Chọn mục "Thay đổi đăng ký kinh doanh" hoặc "Đăng ký chi nhánh/văn phòng đại diện", sau đó điền thông tin địa điểm mới theo mẫu điện tử. Quá trình này mất khoảng 10-15 phút, và hệ thống sẽ tự động kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu nhập vào. Hãy đảm bảo sử dụng chữ ký số để xác thực ngay từ bước này, tránh tình trạng hồ sơ bị từ chối do thiếu xác nhận. Nếu gặp lỗi kỹ thuật, liên hệ hỗ trợ qua hotline của cổng thông tin để được hướng dẫn kịp thời. Bước này là nền tảng, giúp hồ sơ được lưu trữ an toàn trên hệ thống.

Bước 2: Nộp hồ sơ và thanh toán lệ phí

Sau khi hoàn tất điền thông tin, tải lên các file đính kèm như hợp đồng thuê địa điểm và ký số toàn bộ hồ sơ. Hệ thống sẽ yêu cầu thanh toán lệ phí đăng ký, thường khoảng 100.000 đồng cho thay đổi thông tin, qua chuyển khoản ngân hàng hoặc ví điện tử liên kết. Theo Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT, thời gian xử lý hồ sơ là 3 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ lệ phí. Doanh nghiệp có thể theo dõi trạng thái hồ sơ qua tài khoản cá nhân, nhận thông báo qua email nếu có yêu cầu bổ sung. Bước này đảm bảo tính minh bạch, vì mọi giao dịch đều được ghi nhận điện tử. Nếu hồ sơ bị trả lại, bạn có 30 ngày để chỉnh sửa và nộp lại mà không mất thêm phí.

Bước 3: Nhận kết quả và cập nhật thông tin

Khi hồ sơ được chấp thuận, hệ thống sẽ gửi giấy xác nhận đăng ký địa điểm kinh doanh mới qua email, kèm theo mã số cập nhật nếu cần. In giấy xác nhận này để sử dụng trong các thủ tục hành chính khác, như khắc dấu hoặc mở tài khoản ngân hàng. Nghị định số 168/2025/NĐ-CP quy định rằng doanh nghiệp phải công bố thông tin thay đổi trên Cổng thông tin quốc gia trong vòng 30 ngày để đảm bảo tính công khai.

5. Câu hỏi thường gặp

Đăng ký địa điểm kinh doanh qua mạng có mất phí không?

Có, lệ phí đăng ký thay đổi địa điểm kinh doanh qua mạng là 100.000 đồng theo quy định tại Nghị định số 168/2025/NĐ-CP. Phí này được thu qua hệ thống trực tuyến và không hoàn lại nếu hồ sơ bị từ chối do lỗi của doanh nghiệp. Ngoài ra, có thể phát sinh chi phí chữ ký số nếu chưa có, khoảng 1-2 triệu đồng/năm tùy nhà cung cấp.

Thời gian xử lý hồ sơ đăng ký địa điểm kinh doanh qua mạng là bao lâu?

Thời gian xử lý là 3 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, theo Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT. Nếu hồ sơ thiếu hoặc sai sót, cơ quan đăng ký sẽ thông báo bổ sung trong vòng 1 ngày, và doanh nghiệp có 30 ngày để hoàn thiện.

Làm thế nào nếu địa điểm kinh doanh mới không có giấy tờ quyền sử dụng?

Nếu chưa có giấy tờ quyền sử dụng, doanh nghiệp cần ký hợp đồng thuê hoặc mua trước khi đăng ký, theo yêu cầu của Nghị định số 168/2025/NĐ-CP. Hợp đồng phải có thời hạn ít nhất 1 năm và được công chứng nếu cần. Trong trường hợp tạm thời, có thể sử dụng cam kết của chủ sở hữu địa điểm, nhưng phải bổ sung giấy tờ đầy đủ sau.

Hướng dẫn đăng ký địa điểm kinh doanh qua mạng đã được trình bày chi tiết, giúp doanh nghiệp dễ dàng thực hiện thủ tục một cách hiệu quả và tuân thủ pháp luật. Việc áp dụng đúng quy trình không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao uy tín kinh doanh của bạn. Nếu gặp khó khăn trong bất kỳ bước nào, hãy liên hệ Công ty kế toán ACC để nhận tư vấn chuyên sâu và hỗ trợ nộp hồ sơ.