Thực hiện kê khai giao dịch liên kết chính xác và minh bạch là nghĩa vụ quan trọng giúp doanh nghiệp đảm bảo tính tuân thủ pháp luật, đồng thời bảo vệ nguồn vốn và uy tín kinh doanh trước cơ quan quản lý thuế. Để nắm bắt được các bước thực hiện, hiểu rõ các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành và xây dựng bộ hồ sơ đạt chuẩn, chúng ta sẽ cùng đi sâu vào các hướng dẫn chi tiết cùng Công ty kế toán ACC.

1. Tầm quan trọng của việc kê khai đúng quy định về giao dịch liên kết

Trong môi trường kinh doanh hiện đại, các giao dịch nội bộ giữa các công ty con, công ty mẹ hoặc các đơn vị cùng chung quyền kiểm soát là điều tất yếu.  

Căn cứ theo quy định tại Nghị định 132/2020/NĐ-CP, việc kê khai đầy đủ các thông tin về giao dịch liên kết là trách nhiệm bắt buộc của mọi doanh nghiệp. Mục tiêu của việc này không chỉ là để cơ quan thuế kiểm soát giá chuyển nhượng mà còn giúp chính doanh nghiệp tự đánh giá lại hiệu quả hoạt động kinh doanh.

Khi thực hiện tốt việc kê khai, doanh nghiệp không những minh bạch hóa dòng tiền mà còn chủ động trong việc giải trình các chi phí, từ đó giảm thiểu tối đa sự bất đồng với cán bộ thuế trong các đợt thanh tra. Một quy trình kê khai chuẩn chỉnh theo đúng hướng dẫn của Luật Quản lý thuế 2019 sẽ giúp doanh nghiệp vận hành an toàn, tránh xa các cuộc tranh chấp pháp lý phức tạp và củng cố vững chắc nền tảng tài chính cho sự phát triển lâu dài.

2. Hướng dẫn kê khai phụ lục giao dịch liên kết đúng quy định

Để bắt đầu quy trình kê khai, trước hết doanh nghiệp cần xác định rõ mình có thuộc đối tượng phải thực hiện nghĩa vụ này hay không dựa trên các tiêu chí cụ thể được quy định tại pháp luật Việt Nam.

Đối tượng phải thực hiện là các doanh nghiệp có giao dịch với các bên có mối quan hệ liên kết trong kỳ tính thuế. Mối quan hệ liên kết được xác định thông qua các tiêu chí như: một doanh nghiệp nắm giữ trực tiếp hoặc gián tiếp ít nhất 25% vốn góp của chủ sở hữu của doanh nghiệp kia; hoặc cả hai doanh nghiệp đều chịu sự điều hành, kiểm soát bởi một bên thứ ba. Bên cạnh đó, quan hệ liên kết còn được xác định dựa trên các yếu tố về quản lý như việc một bên chỉ định hơn 50% số thành viên trong ban điều hành, hoặc các cá nhân có quan hệ gia đình trực tiếp nắm giữ cổ phần.

Xem thêm: Giao dịch liên kết là gì? Tìm hiểu thêm

3. Quy trình thực hiện kê khai giao dịch liên kết chi tiết

Sau khi đã xác định được phạm vi giao dịch, doanh nghiệp cần tiến hành theo các bước nghiệp vụ cụ thể để hoàn thiện bộ hồ sơ và thực hiện gửi cho cơ quan thuế.

Bước 1: Rà soát và tập hợp danh mục các giao dịch phát sinh.

 Doanh nghiệp cần tiến hành phân loại các giao dịch với bên liên kết như vay vốn, mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ quản lý, hay chuyển nhượng tài sản vô hình. Mỗi loại hình giao dịch cần được ghi nhận số liệu cụ thể, bao gồm giá trị giao dịch, lãi vay phát sinh, và các điều khoản thanh toán tương ứng. Việc đối chiếu số liệu này với dữ liệu kế toán và hợp đồng kinh tế là bắt buộc để đảm bảo tính thống nhất trước khi đặt bút kê khai.

Bước 2: Điền thông tin vào các phụ lục giao dịch liên kết.

Doanh nghiệp thực hiện điền thông tin vào các biểu mẫu đính kèm theo tờ khai quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) hằng năm. Các phụ lục này bao gồm danh mục các bên liên kết, thông tin về các giao dịch liên kết và các bảng tính toán chỉ tiêu lợi nhuận để chứng minh tính hợp lý của giá chuyển nhượng. Cần chú ý đặc biệt đến các chỉ tiêu về chi phí lãi vay và phân bổ lợi nhuận, bởi đây là những dữ liệu thường được cơ quan thuế tập trung kiểm tra sâu nhất.

Bước 3: Kiểm tra, đối chiếu và gửi hồ sơ điện tử.

Sau khi hoàn thiện, toàn bộ các phụ lục phải được tích hợp vào tờ khai quyết toán thuế TNDN và nộp thông qua hệ thống thuế điện tử (Etax). Trước khi nhấn nút gửi, bộ phận kế toán nên kiểm tra sự khớp nối giữa các chỉ tiêu trong phụ lục với các con số trên bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh để tránh các lỗi logic.

Xem thêm: Cách tính chi phí lãi vay trong giao dịch liên kết

4. Những sai lầm thường gặp trong quá trình kê khai cần khắc phục

Dù đã có hướng dẫn, nhiều doanh nghiệp vẫn gặp phải các vướng mắc đáng tiếc khiến hồ sơ bị trả về hoặc bị đặt nghi vấn trong các đợt kiểm tra sau đó.

Sai lầm đầu tiên là việc bỏ sót hoặc kê khai không đầy đủ thông tin về các bên liên kết, đặc biệt là trong các tập đoàn có nhiều tầng sở hữu hoặc có mối quan hệ với cá nhân điều hành. Sai lầm thứ hai nằm ở việc kê khai giá giao dịch không sát với giá thị trường mà không có kèm theo hồ sơ xác định giá giải trình, khiến cơ quan thuế khó có thể chấp nhận số liệu. Sai lầm thứ ba là sự thiếu nhất quán trong việc trình bày dữ liệu giữa hồ sơ quốc gia và các thông tin đã kê khai trên tờ khai thuế năm.

Những sai lệch nhỏ này khi cộng dồn lại sẽ tạo thành rủi ro lớn, khiến doanh nghiệp trở thành đối tượng cần phải thanh tra chuyên sâu, gây tốn kém thời gian và làm gián đoạn các hoạt động quản trị của ban lãnh đạo công ty.

5. Câu hỏi thường gặp về kê khai giao dịch liên kết

Nếu tổng giá trị giao dịch liên kết dưới 50 tỷ đồng thì có cần kê khai không?

Theo quy định, dù doanh nghiệp có thể được miễn một số biểu mẫu trong hồ sơ xác định giá, nhưng vẫn phải thực hiện kê khai thông tin giao dịch liên kết vào tờ khai quyết toán thuế hằng năm. Do đó, việc kê khai phụ lục là nghĩa vụ không thay đổi đối với mọi trường hợp có giao dịch.

Có bắt buộc phải nộp Hồ sơ xác định giá ngay khi nộp tờ khai thuế không?

Hiện nay, doanh nghiệp chưa phải nộp bộ hồ sơ xác định giá cùng lúc với tờ khai quyết toán thuế TNDN. Tuy nhiên, doanh nghiệp bắt buộc phải lập và lưu trữ hồ sơ tại trụ sở và chỉ cung cấp cho cơ quan thuế trong vòng 30 ngày kể từ ngày nhận được văn bản yêu cầu chính thức từ cơ quan chức năng.

Làm thế nào để thay đổi thông tin đã kê khai khi phát hiện sai sót?

Doanh nghiệp có thể thực hiện khai bổ sung tờ khai quyết toán thuế TNDN và các phụ lục giao dịch liên kết đã điều chỉnh trước khi cơ quan thuế công bố quyết định thanh tra tại trụ sở. Việc chủ động tự khai bổ sung giúp doanh nghiệp tránh được các hình thức xử phạt nặng hơn về hành vi trốn thuế hoặc khai sai.

Kê khai giao dịch liên kết là một quy trình đòi hỏi sự thận trọng và kiến thức pháp lý vững vàng để bảo vệ quyền lợi hợp pháp của doanh nghiệp. Để đảm bảo hồ sơ của bạn được lập đúng chuẩn, hạn chế tối đa các rủi ro pháp lý và tối ưu hóa nghĩa vụ thuế, hãy liên hệ Công ty kế toán ACC để được đội ngũ chuyên gia của chúng tôi tư vấn và đồng hành hiệu quả nhất.