Kê khai hóa đơn điều chỉnh giảm là thủ tục quan trọng giúp doanh nghiệp điều chỉnh giá trị hóa đơn, thuế GTGT và nghĩa vụ thuế một cách chính xác theo quy định hiện hành. Việc thực hiện đúng giúp tránh sai sót trong báo cáo thuế, giảm rủi ro bị xử phạt và hỗ trợ quản lý tài chính hiệu quả. Doanh nghiệp cần nắm rõ quy trình để đảm bảo tuân thủ pháp luật. Cùng Công ty dịch vụ kế toán ACC tìm hiểu chi tiết.

1. Cách kê khai hóa đơn điều chỉnh giảm

Kê khai hóa đơn điều chỉnh giảm được thực hiện khi doanh nghiệp cần giảm giá trị hóa đơn gốc do thỏa thuận giảm giá, hàng hóa bị trả lại hoặc sai sót về số lượng, giá trị. Theo Luật Quản lý thuế 2025, doanh nghiệp phải thực hiện kê khai bổ sung hoặc điều chỉnh trên tờ khai thuế GTGT để phản ánh đúng số thuế phải nộp.

Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định rõ điều kiện áp dụng hóa đơn điều chỉnh giảm, yêu cầu hóa đơn điều chỉnh phải có đầy đủ thông tin liên kết với hóa đơn gốc. Thông tư 91/2026/TT-BTC hướng dẫn chi tiết cách ghi nhận trên hệ thống hóa đơn điện tử.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị hóa đơn điều chỉnh giảm hợp lệ trước khi kê khai. Việc này đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ thời hạn nộp tờ khai thuế. Kê khai hóa đơn điều chỉnh giảm đúng cách còn giúp doanh nghiệp tối ưu dòng tiền và tránh phát sinh tranh chấp với cơ quan thuế.

• Bước 1: Xác định trường hợp cần điều chỉnh giảm. Doanh nghiệp kiểm tra hóa đơn gốc và xác nhận lý do giảm giá trị theo quy định tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Nội dung giải thích chi tiết cần ghi rõ số hóa đơn gốc, ngày lập, lý do điều chỉnh và số tiền giảm.
• Bước 2: Lập hóa đơn điều chỉnh giảm. Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử để tạo hóa đơn điều chỉnh giảm, ghi rõ “Điều chỉnh giảm” và tham chiếu hóa đơn gốc. Thông tư 91/2026/TT-BTC yêu cầu ký số và gửi hóa đơn đúng quy cách.
• Bước 3: Kê khai trên tờ khai thuế GTGT. Nhập số liệu điều chỉnh vào chỉ tiêu tương ứng trên tờ khai thuế GTGT kỳ hiện tại hoặc tờ khai bổ sung theo Luật Quản lý thuế 2025. Gửi tờ khai qua hệ thống Thuế điện tử trước hạn.
• Bước 4: Lưu trữ hồ sơ và theo dõi kết quả. Lưu toàn bộ hóa đơn điều chỉnh, biên bản thỏa thuận và chứng từ liên quan ít nhất 10 năm. Doanh nghiệp theo dõi thông báo từ cơ quan thuế để xử lý kịp thời nếu có yêu cầu giải trình.

2. Điều kiện áp dụng hóa đơn điều chỉnh giảm

Hóa đơn điều chỉnh giảm chỉ được lập khi có sự đồng ý của hai bên và thuộc các trường hợp quy định tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Doanh nghiệp phải đảm bảo hóa đơn gốc chưa được kê khai hoặc đã kê khai nhưng cần điều chỉnh giảm thuế GTGT. Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định không được sử dụng hóa đơn điều chỉnh giảm để che giấu doanh thu hoặc trốn thuế. Việc tuân thủ điều kiện này giúp kê khai hóa đơn điều chỉnh giảm hợp pháp và tránh bị truy thu thuế.

Xem thêm: Giao hàng trước xuất hóa đơn sau được không?

3. Hồ sơ cần chuẩn bị khi kê khai

• Hóa đơn điều chỉnh giảm đã lập và ký số.
• Biên bản thỏa thuận giảm giá hoặc hợp đồng điều chỉnh.
• Bảng kê chi tiết hàng hóa, dịch vụ điều chỉnh.
• Tờ khai thuế GTGT đã cập nhật số liệu điều chỉnh.
• Chứng từ thanh toán liên quan nếu có.

Hồ sơ phải được lưu trữ đầy đủ để xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu theo Luật Quản lý thuế 2025.

Xem thêm: Hướng dẫn cách lập hóa đơn điều chỉnh

4. Lưu ý quan trọng khi thực hiện thủ tục

Doanh nghiệp cần thực hiện kê khai hóa đơn điều chỉnh giảm trong kỳ thuế phát sinh để tránh phải nộp tờ khai bổ sung nhiều lần. Nên kiểm tra kỹ thông tin trên hóa đơn điều chỉnh trước khi gửi để hạn chế sai sót. Theo Thông tư 91/2026/TT-BTC, hóa đơn điều chỉnh giảm phải được gửi cho bên mua cùng lúc với việc kê khai. Việc tuân thủ giúp doanh nghiệp duy trì uy tín và giảm thiểu rủi ro pháp lý.

5. Câu hỏi thường gặp

Hóa đơn điều chỉnh giảm có cần gửi cho bên mua không?

Trả lời: Theo Thông tư 91/2026/TT-BTC, hóa đơn điều chỉnh giảm phải được gửi cho bên mua ngay sau khi lập để bên mua cập nhật kê khai thuế. Doanh nghiệp cần lưu trữ biên nhận gửi hóa đơn làm chứng từ.

Thời hạn kê khai hóa đơn điều chỉnh giảm là bao lâu?

Trả lời: Luật Quản lý thuế 2025 quy định doanh nghiệp phải kê khai trong kỳ thuế phát sinh hoặc nộp tờ khai bổ sung trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày phát hiện sai sót. Việc chậm trễ có thể bị xử phạt.

Có được điều chỉnh giảm nhiều lần trên cùng hóa đơn gốc không?

Trả lời: Nghị định 254/2026/NĐ-CP cho phép điều chỉnh giảm nhiều lần nếu có lý do hợp lý và mỗi lần đều phải lập hóa đơn điều chỉnh riêng biệt, đồng thời cập nhật đầy đủ vào tờ khai thuế.

Kê khai hóa đơn điều chỉnh giảm giúp doanh nghiệp duy trì tính chính xác trong báo cáo thuế và tuân thủ pháp luật. Để được hỗ trợ chi tiết và thực hiện thủ tục nhanh chóng, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC ngay hôm nay để được tư vấn chuyên nghiệp.