Không biết khi khách chuyển khoản nhưng ghi sai tên hoặc sai nội dung thì có ảnh hưởng gì khi đối chiếu không?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Ảnh hưởng đến việc đối chiếu công nợ

Việc khách hàng chuyển khoản nhưng ghi sai tên người nhận hoặc sai nội dung chuyển khoản có thể gây khó khăn trong quá trình đối chiếu công nợ giữa doanh nghiệp và đối tác. Cụ thể, hệ thống kế toán thường dựa vào thông tin trên giấy nộp tiền hoặc sao kê ngân hàng để khớp với hóa đơn, hợp đồng, dẫn đến tình trạng giao dịch không được ghi nhận tự động, yêu cầu kiểm tra thủ công để tránh sai sót. Theo Bộ luật Dân sự 2015 (Điều 428), nghĩa vụ thanh toán được xác định dựa trên hợp đồng và chứng cứ, nên nếu có hóa đơn, biên bản giao dịch khác chứng minh, doanh nghiệp vẫn có thể đối chiếu và ghi nhận công nợ bình thường mà không ảnh hưởng đến quyền lợi pháp lý. Tuy nhiên, nếu sai sót lặp lại, có thể dẫn đến tranh chấp hoặc chậm trễ trong báo cáo tài chính.

Xem thêm: Các anh chị cho em hỏi, hộ kinh doanh kê khai theo quý mà tháng đó không phát sinh doanh thu thì có phải nộp tờ khai số 0 không?

Ảnh hưởng đến chứng từ kế toán và khấu trừ thuế GTGT

Đối với chứng từ kế toán, ghi sai tên hoặc nội dung trên lệnh chuyển khoản có thể làm chứng từ không đáp ứng đầy đủ các yếu tố hình thức theo quy định kế toán, ảnh hưởng đến tính hợp lệ khi kiểm toán hoặc quyết toán. Đặc biệt, trong khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT), Thông tư 80/2021/TT-BTC (Điều 15) quy định chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt phải ghi đúng tên người nộp tiền, người nhận tiền và nội dung phù hợp với giao dịch trên hóa đơn. Nếu sai sót này khiến chứng từ không khớp, doanh nghiệp có nguy cơ không được khấu trừ thuế đầu vào, dẫn đến tăng chi phí thuế phải nộp. Luật Thuế GTGT 2024 nhấn mạnh yêu cầu chứng từ phải đảm bảo tính minh bạch và có thể kiểm chứng, nên trường hợp sai sót cần bổ sung chứng cứ khác như biên bản đối chiếu công nợ để cơ quan thuế chấp nhận.

Cách khắc phục sai sót để đảm bảo đối chiếu hiệu quả

Để giảm thiểu rủi ro, doanh nghiệp nên thực hiện các biện pháp sau nhằm xác minh và điều chỉnh kịp thời:

Xem thêm: Hộ kinh doanh có bắt buộc phải đăng ký chữ ký số riêng không hay dùng chung chữ ký số cá nhân được ạ?

• Yêu cầu khách hàng cung cấp giấy xác nhận chuyển khoản từ ngân hàng, kèm giải thích sai sót.
• Lập biên bản đối chiếu công nợ giữa hai bên, ghi rõ số tiền, ngày chuyển và lý do sai thông tin, ký xác nhận để làm chứng cứ bổ sung.
• Cập nhật sổ sách kế toán với chứng từ điều chỉnh, đảm bảo khớp với hóa đơn GTGT theo Thông tư 80/2021/TT-BTC.

Nếu sai sót dẫn đến tranh chấp, có thể áp dụng quy định tại Bộ luật Dân sự 2015 (Điều 407) để yêu cầu bồi thường nếu chứng minh được thiệt hại từ hành vi sơ suất.

Việc tuân thủ đúng quy định về chứng từ thanh toán giúp doanh nghiệp tránh rủi ro thuế, đảm bảo dòng tiền ổn định và tăng tính minh bạch trong báo cáo tài chính. Đồng thời, giảm thiểu tranh chấp với đối tác, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý kinh doanh. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.