Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Xử lý về mặt hợp đồng thương mại

Theo quy định tại Luật Thương mại 2005, khi khách hàng đặt hàng và sau đó hủy đơn mà không thông báo kịp thời, dẫn đến doanh nghiệp đã nhập hàng về, bên bán có quyền yêu cầu bên mua bồi thường thiệt hại thực tế phát sinh. Thiệt hại bao gồm chi phí nhập hàng, lưu kho và các khoản liên quan trực tiếp, miễn là chứng minh được mối quan hệ nhân quả giữa hành vi hủy đơn và tổn thất. Doanh nghiệp cần thu thập chứng cứ như hợp đồng đặt hàng, biên bản giao nhận hàng hóa và thông báo hủy đơn (nếu có) để làm cơ sở đòi bồi thường. Nếu bên mua không hợp tác, có thể khởi kiện tại tòa án theo thủ tục dân sự, với thời hiệu yêu cầu bồi thường là 2 năm kể từ ngày phát hiện thiệt hại (Bộ luật Dân sự 2015).

Xử lý chi phí kế toán

Về mặt kế toán, chi phí nhập hàng do hủy đơn không báo được ghi nhận là chi phí kinh doanh hợp lý nếu không thu hồi được từ bên mua. Theo nguyên tắc kế toán Việt Nam (Thông tư 99/2025/TT-BTC), khoản chi phí này có thể phân loại thành:

• Chi phí tồn kho: Nếu hàng hóa vẫn có thể bán cho khách khác, ghi nhận vào tài khoản 156 (Hàng tồn kho) và khấu hao dần theo phương pháp bình quân gia quyền.
• Chi phí quản lý kinh doanh: Nếu hàng hóa không sử dụng được (hỏng hóc hoặc lỗi thời), ghi nhận toàn bộ vào tài khoản 642 (Chi phí quản lý kinh doanh) như một khoản lỗ bất thường.

Doanh nghiệp cần lập biên bản kiểm kê hàng hóa và đánh giá giá trị thu hồi để tránh ghi nhận sai lệch, đảm bảo tính minh bạch trong báo cáo tài chính.

Xử lý thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN)

Theo Luật Thuế TNDN 2025, chi phí nhập hàng do hủy đơn được xem là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN nếu đáp ứng các điều kiện sau:

Xem thêm: Em đang làm cho một hộ kinh doanh bán mỹ phẩm online, từ đầu năm 2025 đến giờ doanh thu tăng mạnh, trung bình mỗi tháng khoảng 400–500 triệu, nhưng vấn đề là chủ hộ không tách bạch tiền cá nhân và tiền kinh doanh, toàn bộ tiền hàng, tiền gia đình, tiền vay mượn đều đi chung một tài khoản, đến thời điểm hiện tại khi em tổng hợp lại thì số tiền vào ra không thể đối chiếu chính xác với doanh thu bán hàng, trong khi đó sàn Shopee và TikTok lại có báo cáo riêng nhưng cũng không khớp hoàn toàn do có hoàn đơn, phí, chiết khấu… nên em đang rất rối không biết nếu cơ quan thuế kiểm tra thì họ sẽ căn cứ vào đâu để xác định doanh thu thực tế và em cần chuẩn bị hồ sơ giải trình theo hướng nào cho hợp lý ạ?

Xem thêm: Em đang gặp tình huống cơ quan thuế yêu cầu giải trình số liệu trong vòng 3 ngày nhưng dữ liệu rất rối, không đủ chứng từ, trong trường hợp này nên ưu tiên xử lý những phần nào trước?

• Có hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP (quy định chi tiết về chứng từ kế toán và thuế).
• Chi phí thực tế phát sinh và liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh.
• Nếu thu hồi được từ bên mua (qua bồi thường), khoản thu hồi sẽ là thu nhập chịu thuế; ngược lại, toàn bộ chi phí được trừ, trừ trường hợp hàng hóa có thể tái sử dụng mà không đánh giá đúng giá trị.

Thông tư 20/2026/TT-BTC hướng dẫn cụ thể về xử lý lỗ do hủy hợp đồng, cho phép khấu trừ vào lợi nhuận các năm sau nếu lỗ vượt quá 30% vốn điều lệ (theo Điều 10 Luật Thuế TNDN 2025). Doanh nghiệp phải kê khai đầy đủ trong tờ khai quyết toán thuế TNDN, tránh rủi ro bị loại trừ chi phí dẫn đến truy thu thuế (mức phạt trên số thuế thiếu theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP).

Quy trình xử lý chi phí

Bước 1: Thu thập chứng cứ và đánh giá thiệt hại

Ngay sau khi phát hiện hủy đơn, doanh nghiệp lập biên bản nội bộ ghi nhận sự việc, kèm hóa đơn nhập hàng và hợp đồng đặt hàng. Đánh giá giá trị hàng hóa (có thể bán lại hay không) qua kiểm kê thực tế, ước tính thiệt hại cụ thể (ví dụ: chi phí vận chuyển, lưu kho). Bước này mất 3-5 ngày, đảm bảo cơ sở pháp lý cho các bước sau theo Luật Thương mại 2005.

Bước 2: Thông báo và yêu cầu bồi thường từ bên mua

Gửi văn bản chính thức yêu cầu bồi thường trong vòng 7 ngày, nêu rõ mức thiệt hại và thời hạn thanh toán (thường 15-30 ngày). Nếu bên mua đồng ý, ký biên bản thỏa thuận và ghi nhận khoản phải thu. Nếu không, chuẩn bị hồ sơ khởi kiện, dựa trên Nghị định 320/2025/NĐ-CP về chứng từ đòi nợ.

Bước 3: Ghi nhận kế toán và kê khai thuế

Cập nhật sổ sách kế toán theo Thông tư 20/2026/TT-BTC, phân loại chi phí như trên. Kê khai vào tờ khai thuế TNDN quý/năm, đính kèm biên bản và chứng từ. Nếu có tranh chấp, tạm thời ghi nhận dự phòng và điều chỉnh sau khi giải quyết, tránh sai sót dẫn đến phạt hành chính.

Việc tuân thủ đúng quy định giúp doanh nghiệp tránh rủi ro thuế, tối ưu hóa chi phí và bảo vệ quyền lợi hợp đồng. Đồng thời, duy trì hồ sơ đầy đủ hỗ trợ kiểm toán sau này, giảm thiểu tổn thất tài chính dài hạn. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.