Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Thời điểm lập hóa đơn theo quy định pháp luật

Theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP thời điểm lập hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, bất kể đã thu được tiền hay chưa.

Việc lập hóa đơn phải dựa trên thời điểm phát sinh nghĩa vụ thuế GTGT theo Luật Thuế GTGT số 13/2008/QH12 (sửa đổi, bổ sung năm 2024 tại Luật số 48/2024/QH15, nhưng các nguyên tắc cơ bản vẫn áp dụng từ các văn bản hiện hành).

Do đó, không nên lập hóa đơn dựa trên thời điểm thanh toán, mà phải tuân thủ thời điểm giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ để đảm bảo tính chính xác và tránh rủi ro bị cơ quan thuế xử phạt.

Xem thêm: Em có một trường hợp khách chuyển khoản trước nhưng ghi sai nội dung, sau đó mới nhắn lại xác nhận mua hàng, vậy phần này có cần lưu thêm bằng chứng gì không ạ?

Các trường hợp áp dụng cụ thể cho tình huống của Anh/Chị

Trong trường hợp khách hàng đặt mua số lượng lớn nhưng yêu cầu thanh toán nhiều lần trong tháng, cần phân tích dựa trên thời điểm giao hàng:

• Nếu hàng hóa được giao một lần duy nhất thì chỉ lập một hóa đơn GTGT duy nhất tại thời điểm giao hàng, ghi rõ tổng giá trị hợp đồng và số lượng. Các khoản thanh toán dần sẽ được ghi nhận nội bộ qua chứng từ thu tiền, không cần lập hóa đơn riêng cho từng lần thanh toán. Cách này tránh tình trạng phát sinh nhiều hóa đơn không cần thiết và đảm bảo phù hợp với Nghị định 70/2025/NĐ-CP
• Nếu hàng hóa được giao dần theo từng lần, thì lập hóa đơn GTGT cho từng lần giao cụ thể, với giá trị tương ứng phần hàng đã chuyển giao. Đồng thời, cập nhật hợp đồng mua bán để ghi rõ lịch giao hàng, tránh nhầm lẫn với thanh toán.
• Trường hợp khách hàng thanh toán trước một phần (tạm ứng), lập hóa đơn tạm ứng theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, sau đó điều chỉnh khi giao hàng đầy đủ. Việc gom hóa đơn cuối tháng chỉ áp dụng nếu toàn bộ hàng hóa được giao vào cuối tháng; nếu giao sớm hơn, việc này có thể dẫn đến sai thời điểm

Rủi ro và biện pháp an toàn

Xem thêm: Bên mình kinh doanh thực phẩm online, có nhiều đơn bị hoàn do khách không nhận, vậy doanh thu kê khai có cần loại các đơn này ra không?

Việc lập hóa đơn không đúng thời điểm có thể bị coi là vi phạm hành chính.

Để an toàn nhất, Anh/Chị nên ưu tiên lập hóa đơn theo thời điểm giao hàng thực tế, đồng thời lưu trữ đầy đủ chứng từ liên quan như hợp đồng, biên bản giao nhận hàng hóa và chứng từ thanh toán.

Khuyến nghị kiểm tra lại hợp đồng với khách hàng để quy định rõ thời điểm giao hàng, tránh tranh chấp sau này. Nếu doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử, phải tuân thủ quy trình truyền dữ liệu theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP để cơ quan thuế dễ dàng kiểm tra.

Việc tuân thủ đúng thời điểm lập hóa đơn giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý, tối ưu hóa quản lý dòng tiền và đảm bảo minh bạch trong báo cáo thuế. Đồng thời, giảm thiểu chi phí hành chính từ việc phát hành hóa đơn thừa. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.