Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Nguyên tắc ghi nhận doanh thu và tạm ứng

Theo quy định, doanh thu từ bán hàng chỉ được ghi nhận khi doanh nghiệp hoàn thành nghĩa vụ giao hàng, chuyển giao rủi ro và lợi ích liên quan đến hàng hóa cho khách hàng, theo nguyên tắc kế toán dồn tích.

Nếu khách hàng đặt trước và thanh toán cho nhiều sản phẩm nhưng chỉ nhận một phần, doanh thu chỉ ghi nhận đối với phần hàng đã giao thực tế. Phần thanh toán tương ứng với hàng chưa giao sẽ được ghi nhận là khoản tạm ứng khách hàng, không phải doanh thu ngay lập tức, nhằm tránh ghi nhận sai lệch và đảm bảo tính trung thực của báo cáo tài chính.

Xử lý phần hàng chưa giao

Xem thêm: Mình bán hàng qua livestream Facebook, khách chuyển khoản nội dung không ghi rõ mua gì, sau này thuế kiểm tra thì giải trình kiểu gì cho hợp lý nhỉ?

Phần sản phẩm chưa được khách hàng nhận sẽ được xử lý như sau,

• Giữ nguyên giá trị hàng hóa trong tài khoản tồn kho cho đến khi giao hàng hoặc hủy đơn theo thỏa thuận hợp đồng.
• Nếu đã xuất hóa đơn GTGT cho toàn bộ giá trị đặt trước, doanh nghiệp phải lập hóa đơn điều chỉnh giảm, ghi nhận khoản tạm ứng thay vì doanh thu, và kê khai bổ sung vào kỳ phát sinh.
• Trường hợp khách hàng hủy phần còn lại, hai bên cần lập biên bản thỏa thuận hủy đơn, hoàn tiền tạm ứng (nếu yêu cầu) và ghi giảm khoản phải thu hoặc tạm ứng, đồng thời kiểm kê tồn kho để tránh thất thoát.

Quy trình kế toán và lập chứng từ

Bước 1: Xác nhận giao hàng một phần

Doanh nghiệp lập biên bản giao nhận hàng hóa, ghi nhận số lượng và giá trị phần hàng đã giao. Đồng thời, xuất hóa đơn GTGT cho phần này theo. Phần tạm ứng từ đặt trước được phân bổ tương ứng, đảm bảo không ghi nhận doanh thu vượt quá giá trị thực giao.

Bước 2: Ghi nhận tạm ứng cho phần chưa giao

Xem thêm: Hkd nhóm 1 có bắt buộc phải lập sổ quỹ tiền mặt riêng không hay chỉ cần theo dõi trên file excel là được?

Chuyển khoản thanh toán trước của khách hàng cho phần chưa giao vào tài khoản tạm ứng. Nếu cần, lập phiếu thu tạm ứng hoặc điều chỉnh sổ cái kế toán. Theo dõi định kỳ để tránh chuyển thành doanh thu sai, và lập báo cáo nội bộ về các khoản tạm ứng tồn đọng.

Bước 3: Kê khai thuế và báo cáo

Kê khai hóa đơn phần giao vào tờ khai thuế GTGT tháng/quý. Đối với phần điều chỉnh, nộp hóa đơn điều chỉnh và kê khai bổ sung nếu phát hiện sai sót. Cuối kỳ, kiểm tra đối soát với khách hàng để ghi nhận chính xác trên báo cáo tài chính, tránh rủi ro kiểm toán.

Việc tuân thủ các quy định trên giúp doanh nghiệp tránh phạt hành chính, đồng thời đảm bảo dòng tiền ổn định và báo cáo tài chính đáng tin cậy. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.