Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Phân loại hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn thay thế

Theo quy định, hóa đơn điện tử được xử lý sai sót hoặc thay đổi thông qua hai hình thức chính:

• Hóa đơn thay thế:
• Hóa đơn điều chỉnh

Trong trường hợp hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền (như phần mềm Misa), việc xử lý phải tuân thủ nguyên tắc trên để đảm bảo dữ liệu đồng bộ với cơ quan thuế, tránh rủi ro kê khai sai dẫn đến phạt hành chính.

Áp dụng vào trường hợp đổi hàng

Trường hợp khách hàng mua áo (đã xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền) và hôm sau đổi lấy quần được xem là giao dịch hoàn trả một phần (áo) và bán mới một phần (quần), không phải sai sót ban đầu mà là thay đổi sau giao dịch.

Do đó, không nên sử dụng hóa đơn thay thế toàn bộ (vì hóa đơn gốc đã hợp lệ và gửi thuế), mà ưu tiên hóa đơn điều chỉnh cho phần hoàn trả áo (ghi số lượng âm để giảm doanh thu tương ứng) và lập hóa đơn mới cho phần bán quần.

Xem thêm: Mọi người cho em hỏi là em mới đăng ký kinh doanh cho hộ kinh doanh vào tháng 12/2025 mà mức doanh thu bên em dưới 500 triệu một năm thì có bắt buộc tham gia bảo hiểm xã hội không ạ. Em cảm ơn.

Nếu giá trị hai món hàng bằng nhau, chỉ cần lập biên bản đổi hàng nội bộ mà không điều chỉnh doanh thu; nếu khác giá trị, phải điều chỉnh để phản ánh đúng doanh thu thực tế. Phần mềm Misa hỗ trợ chức năng này qua module hóa đơn điện tử, cho phép xuất điều chỉnh trực tiếp từ dữ liệu máy tính tiền.

Quy trình xử lý hóa đơn khi đổi hàng

Bước 1: Lập biên bản ghi nhận việc đổi hàng

Hộ kinh doanh lập biên bản thu hồi hoặc điều chỉnh hóa đơn, ghi rõ thông tin hóa đơn gốc (số hóa đơn, ngày lập, nội dung hàng hóa áo), lý do đổi hàng (khách yêu cầu đổi từ áo sang quần), thông tin khách hàng, và giá trị điều chỉnh (nếu có chênh lệch).

Biên bản cần chữ ký của hộ kinh doanh và khách hàng (nếu có), gửi kèm khi xuất hóa đơn điều chỉnh. Việc này đảm bảo tính minh bạch theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP tránh tranh chấp sau này.

Bước 2: Lập hóa đơn điều chỉnh cho phần hoàn trả áo

Sử dụng phần mềm Misa để xuất hóa đơn điện tử điều chỉnh từ máy tính tiền, ghi "Hóa đơn điều chỉnh" với số hóa đơn gốc, điều chỉnh số lượng áo thành số âm (ví dụ: -1 chiếc), thành tiền âm tương ứng (bao gồm thuế GTGT nếu áp dụng), và gửi dữ liệu cho cơ quan thuế ngay.

Xem thêm: Bên em có nhiều khoản thu qua ví điện tử nhưng không có sao kê chi tiết, vậy khi kê khai có cần bổ sung gì không?

Nếu không có chênh lệch giá, chỉ cần ghi chú "Hoàn trả do đổi hàng" mà không ảnh hưởng doanh thu. Quy trình này phải hoàn thành trong thời hạn kê khai thuế kỳ tương ứng.

Bước 3: Lập hóa đơn mới cho phần bán quần

Xuất hóa đơn điện tử mới từ máy tính tiền qua Misa cho giao dịch bán quần, ghi đầy đủ thông tin khách hàng, hàng hóa (quần), số lượng, đơn giá, thành tiền và thuế (nếu có). Gửi dữ liệu cho cơ quan thuế đồng thời với hóa đơn điều chỉnh.

Nếu giá quần cao hơn áo, phần chênh lệch sẽ được ghi nhận là doanh thu mới; ngược lại, điều chỉnh thêm nếu cần. Lưu trữ toàn bộ hồ sơ để đối chiếu khi cơ quan thuế kiểm tra.

• Biên bản đổi hàng (bản gốc và sao y).
• Hóa đơn điều chỉnh (file điện tử và in nếu cần).
• Hóa đơn bán mới (file điện tử).
• Dữ liệu truyền từ máy tính tiền đến cơ quan thuế qua Misa.

Việc tuân thủ giúp hộ kinh doanh tránh phạt vi phạm hóa đơn, đồng thời đảm bảo dữ liệu kê khai thuế chính xác, giảm rủi ro kiểm tra sau.

Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.