Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.
Nguyên tắc ghi nhận doanh thu khi bán hàng
Theo Luật Kế toán 2015 (Điều 4), doanh thu từ bán hàng được ghi nhận khi doanh nghiệp đã chuyển giao rủi ro và lợi ích liên quan đến hàng hóa cho khách hàng, và có khả năng thu được lợi ích kinh tế tương ứng. Trong trường hợp khách thanh toán nhiều đợt cho cùng một đơn hàng, doanh thu vẫn được ghi nhận toàn bộ tại thời điểm giao hàng hoặc hoàn thành nghĩa vụ, không phụ thuộc vào việc thanh toán từng phần. Điều này đảm bảo tính chính xác và phù hợp với nguyên tắc dồn tích kế toán. Nếu hợp đồng quy định thanh toán theo tiến độ, doanh nghiệp cần kiểm tra để tránh ghi nhận sớm hoặc muộn, tránh rủi ro điều chỉnh sau này theo Thông tư 152/2025/TT-BTC (hướng dẫn kế toán cho các hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh).
Lập hóa đơn và ghi nhận ban đầu
Khi bán hàng, doanh nghiệp phải lập hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP (Điều 3 và Điều 9), ghi nhận toàn bộ giá trị đơn hàng vào thời điểm phát hành hóa đơn, bất kể thanh toán nhiều đợt. Hóa đơn phải nêu rõ tổng giá trị, thuế GTGT (nếu áp dụng), và thông tin khách hàng. Trong sổ sách kế toán, ghi nhận như sau:
- Nợ TK 131 (Phải thu khách hàng): Tổng giá trị đơn hàng (bao gồm thuế GTGT).
- Có TK 511 (Doanh thu bán hàng): Giá trị hàng hóa chưa thuế.
- Có TK 3331 (Thuế GTGT đầu ra): Phần thuế tương ứng.
Việc này giúp theo dõi khoản phải thu một cách rõ ràng, ngay cả khi khách hàng chưa thanh toán đầy đủ.
Quy trình ghi nhận thanh toán nhiều đợt
Việc ghi nhận thanh toán từng đợt được thực hiện theo nguyên tắc kép, đảm bảo sổ sách phản ánh đúng dòng tiền và giảm dần khoản phải thu. Quy trình cụ thể như sau:
Bước 1: Xác nhận và nhận thanh toán đợt đầu
Khi nhận đợt thanh toán đầu tiên, doanh nghiệp kiểm tra chứng từ (chuyển khoản ngân hàng, biên nhận tiền mặt) để xác nhận số tiền và liên kết với đơn hàng gốc. Ghi nhận ngay vào sổ cái: Nợ TK 111/112 (Tiền mặt/tiền gửi ngân hàng) bằng số tiền nhận được; Có TK 131 (Phải thu khách hàng) bằng số tiền tương ứng. Đồng thời, cập nhật phụ lục chi tiết khoản phải thu để theo dõi phần còn lại, tránh nhầm lẫn với các giao dịch khác theo Thông tư 152/2025/TT-BTC.
Bước 2: Ghi nhận các đợt thanh toán tiếp theo
Với mỗi đợt thanh toán sau, lặp lại quy trình xác nhận chứng từ và ghi Nợ TK 111/112; Có TK 131, chỉ định rõ phần thanh toán thuộc đơn hàng cụ thể. Nếu có chênh lệch (ví dụ: thanh toán muộn dẫn đến lãi chậm trả), ghi thêm vào TK 515 (Doanh thu hoạt động tài chính) hoặc TK 635 (Chi phí tài chính) tùy trường hợp, dựa trên hợp đồng. Sử dụng phần mềm kế toán để tự động hóa, đảm bảo tổng thanh toán khớp với hóa đơn gốc theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Bước 3: Kết thúc và đối soát cuối kỳ
Sau khi nhận đủ các đợt thanh toán, đối soát tổng số với hóa đơn ban đầu và báo cáo tài chính. Nếu có phần chưa thu, trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi theo Luật Kế toán 2015 (Điều 30). Lập biên bản đối soát nợ với khách hàng để làm cơ sở pháp lý, tránh tranh chấp sau này.
Các lưu ý về hồ sơ và rủi ro
Để đảm bảo tuân thủ, doanh nghiệp cần lưu trữ đầy đủ hồ sơ liên quan:
- Hóa đơn GTGT điện tử gốc.
- Chứng từ thanh toán từng đợt (sao kê ngân hàng, biên nhận).
- Hợp đồng bán hàng quy định lịch thanh toán.
- Phụ lục chi tiết khoản phải thu theo mẫu tại Thông tư 152/2025/TT-BTC.
Nếu vi phạm quy định về hóa đơn hoặc ghi nhận sai, doanh nghiệp có thể bị phạt hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP (quy định xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn).
Việc tuân thủ đúng quy định giúp doanh nghiệp tránh rủi ro thuế, đảm bảo báo cáo tài chính minh bạch và tăng uy tín với cơ quan quản lý. Đồng thời, giảm thiểu tranh chấp với khách hàng nhờ theo dõi chính xác dòng tiền. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.
Để lại một bình luận