Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Nguyên tắc ghi nhận doanh thu theo quy định pháp luật

Theo quy định tại Luật Thuế giá trị gia tăng năm 2024, doanh thu chịu thuế GTGT được xác định là toàn bộ tiền bán hàng, tiền gia công, tiền cung cấp dịch vụ bao gồm cả khoản phụ thu, khoản bồi thường vi phạm hợp đồng, nhưng không bao gồm các khoản giảm trừ.

Thời điểm xác định doanh thu và tính thuế GTGT là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, hoặc thời điểm lập hóa đơn cung cấp hàng hóa, dịch vụ

Trong trường hợp khách hàng thanh toán nhiều lần cho một đơn hàng, doanh thu không được ghi nhận một lần duy nhất mà phải tuân thủ nguyên tắc ghi nhận theo thời điểm phát sinh nghĩa vụ thuế, nhằm đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong kê khai thuế.

Xử lý ghi nhận khi khách thanh toán nhiều lần

Xem thêm: Không biết khi khách quen lấy hàng trước trả tiền sau, mỗi lần trả một ít và không cố định thời gian thì nên theo dõi công nợ kiểu gì để không bị sót ạ?

Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp phải lập hóa đơn GTGT cho từng lần phát sinh giao dịch, đặc biệt khi nhận tiền tạm ứng hoặc thanh toán từng phần. Nếu đợi đủ số tiền mới ghi nhận một lần, có thể dẫn đến sai sót về thời điểm tính thuế, vì Luật Thuế GTGT 2024 yêu cầu ghi nhận doanh thu ngay khi có dòng tiền hoặc hoàn thành nghĩa vụ

Thay vào đó, nên ghi nhận từng lần thanh toán để dễ dàng theo dõi dòng tiền, đối chiếu với sổ sách kế toán và kê khai thuế hàng tháng/quý. Việc này giúp tránh rủi ro bị cơ quan thuế truy thu hoặc phạt hành chính nếu kê khai không đúng thời điểm.

Bước 1: Xác định thời điểm phát sinh thanh toán

Khi khách hàng thanh toán lần đầu hoặc các lần tiếp theo cho đơn hàng, doanh nghiệp cần kiểm tra hợp đồng hoặc thỏa thuận để xác định đây là tạm ứng hay thanh toán theo tiến độ. Nếu là tạm ứng, thời điểm tính thuế là ngày nhận tiền, bất kể hàng hóa/dịch vụ chưa giao đầy đủ. Ghi chép ngay vào sổ quỹ hoặc tài khoản ngân hàng để làm cơ sở đối chiếu.

Bước 2: Lập và xuất hóa đơn GTGT

Lập hóa đơn điện tử theo mẫu quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP cho từng lần thanh toán, ghi rõ số tiền nhận được, tỷ lệ hoàn thành và thuế suất GTGT tương ứng. Hóa đơn phải được gửi cho khách hàng trong vòng 24 giờ kể từ thời điểm lập, và lưu trữ điện tử để kê khai thuế. Nếu đơn hàng chưa hoàn thành, sử dụng hóa đơn tạm ứng; khi hoàn tất, điều chỉnh hóa đơn cuối cùng để tổng hợp.

Xem thêm: Cho mình hỏi nếu tiền trong tài khoản ngân hàng bị lẫn giữa tiền bán hàng và tiền cá nhân, sau một thời gian dài mới phát hiện ra thì có cách nào tách lại cho rõ không?

Bước 3: Ghi nhận vào sổ sách kế toán và kê khai thuế

Ghi nhận doanh thu từng lần vào tài khoản theo nguyên tắc kế toán dồn tích tại Chuẩn mực kế toán Việt Nam. Đồng thời, kê khai vào tờ khai thuế GTGT, đảm bảo số liệu khớp với hóa đơn và chứng từ thanh toán. Cuối kỳ, đối chiếu tổng doanh thu để tránh sai lệch.

Việc ghi nhận từng lần không chỉ giúp theo dõi dễ dàng mà còn hỗ trợ quản lý dòng tiền hiệu quả, giảm thiểu rủi ro kiểm tra thuế sau này.

Việc tuân thủ ghi nhận doanh thu từng lần theo quy định giúp doanh nghiệp tránh phạt hành chính, đảm bảo tính minh bạch trong báo cáo tài chính và tối ưu hóa dòng tiền. Đồng thời, điều này hỗ trợ kiểm soát nội bộ tốt hơn, giảm thiểu sai sót kế toán. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.