Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Thời điểm ghi nhận doanh thu kế toán

Theo quy định tại Thông tư 99/2025/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp (vẫn áp dụng hiệu lực đến nay, phù hợp với Luật Thuế GTGT 2024), doanh thu từ bán hàng hóa được ghi nhận khi doanh nghiệp đã chuyển giao toàn bộ rủi ro và lợi ích liên quan đến quyền sở hữu hàng hóa cho người mua, bất kể thời điểm thu tiền. Trong trường hợp khách hàng thanh toán trước nhưng nhận hàng sau một thời gian dài, khoản tiền nhận trước không được ghi nhận ngay là doanh thu mà phải hạch toán vào tài khoản tạm ứng hoặc phải thu của khách hàng (TK 131 hoặc TK 3387). Khi thực tế giao hàng, mới chuyển khoản tạm ứng này sang doanh thu (TK 511), đồng thời ghi nhận giá vốn hàng bán (TK 632) và thuế GTGT đầu ra (TK 3331). Cách ghi nhận này đảm bảo tính chính xác của báo cáo tài chính, tránh ghi nhận doanh thu ảo dẫn đến sai lệch lợi nhuận.

Xem thêm: Cho em hỏi, HKD có được vay vốn ngân hàng bằng báo cáo tài chính tự lập không hay ngân hàng chỉ chấp nhận sao kê tài khoản?

Xử lý hóa đơn và thuế GTGT

Căn cứ Khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ, thời điểm lập hóa đơn GTGT đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu tiền hay chưa. Do đó, dù khách hàng đã thanh toán trước, doanh nghiệp không lập hóa đơn GTGT ngay khi nhận tiền mà chỉ lập khi giao hàng thực tế. Hóa đơn phải ghi rõ thông tin giao dịch, bao gồm ngày giao hàng, và kê khai thuế GTGT đầu ra tại kỳ tính thuế phát sinh giao hàng theo Luật Thuế GTGT 2024 (Điều 8). Nếu thời gian từ nhận tiền đến giao hàng kéo dài (ví dụ: trên 12 tháng), cần theo dõi khoản tạm ứng để tránh nhầm lẫn với doanh thu hoãn lại, đồng thời đảm bảo khấu trừ thuế GTGT đầu vào liên quan đến hàng hóa tồn kho. Trường hợp vi phạm thời điểm lập hóa đơn, doanh nghiệp có thể bị phạt hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Các lưu ý hạch toán cụ thể

Xem thêm: Các bác cho em hỏi, hộ kinh doanh có được trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho giống doanh nghiệp không?

• Theo dõi khoản thanh toán trước bằng chứng từ gốc (hợp đồng, biên nhận tiền) để phân biệt với doanh thu thực tế, tránh rủi ro kiểm toán.
• Khi giao hàng, điều chỉnh sổ sách kế toán bằng bút toán: Nợ TK 511 (doanh thu), Có TK 131/3387 (tạm ứng); đồng thời Nợ TK 632 (giá vốn), Có TK 156 (hàng tồn kho); và Nợ TK 133 (GTGT đầu vào nếu có), Có TK 3331 (GTGT đầu ra).
• Nếu hàng hóa thuộc diện chịu thuế suất 0% hoặc không chịu thuế GTGT, vẫn áp dụng nguyên tắc tương tự nhưng ghi nhận thuế suất phù hợp theo Thông tư 18/2026/TT-BTC (hướng dẫn về thuế GTGT đối với một số trường hợp đặc thù).
• Lưu trữ hồ sơ đầy đủ, bao gồm hợp đồng bán hàng, chứng từ thanh toán trước và biên bản giao nhận hàng, để phục vụ quyết toán thuế hàng năm.

Việc tuân thủ đúng thời điểm ghi nhận doanh thu và lập hóa đơn giúp doanh nghiệp tránh các rủi ro về thuế, đảm bảo tính minh bạch trong báo cáo tài chính và giảm thiểu phạt hành chính. Đồng thời, điều này hỗ trợ quản lý dòng tiền hiệu quả hơn, đặc biệt với các giao dịch kéo dài. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.