Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Cơ sở pháp lý

Việc xử lý giảm doanh thu khi khách hàng trả lại hàng đã xuất hóa đơn tháng trước được quy định tại Nghị định số 70/2025/NĐ-CP. Các quy định này nhằm đảm bảo tính chính xác của doanh thu và thuế giá trị gia tăng (GTGT), tránh tình trạng kê khai sai lệch dẫn đến rủi ro kiểm tra thuế.

Quy trình xử lý giảm doanh thu

Xem thêm: Hkd nhóm 1 có bắt buộc phải lập sổ quỹ tiền mặt riêng không hay chỉ cần theo dõi trên file excel là được?

Bước 1: Lập biên bản xác nhận việc trả hàng

Doanh nghiệp phối hợp với khách hàng lập biên bản thu hồi hàng hóa hoặc biên bản xác nhận trả hàng, ghi rõ lý do trả hàng, số lượng, giá trị hàng hóa trả lại, số hóa đơn gốc và ngày tháng. Biên bản phải có chữ ký của cả hai bên, làm cơ sở để điều chỉnh hóa đơn. Việc này giúp chứng minh giao dịch thay đổi hợp pháp, tránh tranh chấp sau này. Nếu hàng hóa đã khấu hao hoặc hư hỏng, cần ghi chú chi tiết để phù hợp với nguyên tắc kế toán.

Bước 2: Lập hóa đơn điều chỉnh giảm

Dựa trên biên bản, doanh nghiệp lập hóa đơn điện tử điều chỉnh (hóa đơn có giá trị âm) để ghi nhận giảm doanh thu và thuế GTGT. Hóa đơn này phải ghi rõ "Điều chỉnh giảm cho hóa đơn số… ngày… tháng…", với giá trị bằng số âm tương ứng phần hàng trả. Hóa đơn được phát hành trong tháng phát sinh trả hàng, gửi cho khách hàng qua hệ thống hóa đơn điện tử.

Bước 3: Kê khai và nộp bổ sung tờ khai thuế

Sau khi lập hóa đơn điều chỉnh, doanh nghiệp thực hiện kê khai bổ sung vào tờ khai thuế GTGT của kỳ tháng hiện tại (tháng trả hàng), điều chỉnh giảm doanh thu và thuế đầu ra. Nếu kỳ kê khai trước đã nộp, cần lập tờ khai bổ sung theo mẫu và nộp cho cơ quan thuế trong vòng 10 ngày kể từ ngày lập hóa đơn điều chỉnh. Đồng thời, cập nhật sổ sách kế toán để phản ánh giảm doanh thu, đảm bảo số liệu khớp với báo cáo tài chính.

Hồ sơ lưu trữ

Xem thêm: Cho em hỏi ngu phát, cơ quan thuế có đối chiếu doanh thu qua tài khoản ngân hàng cá nhân của chủ hộ không hay chỉ kiểm tra tài khoản đăng ký HKD?

Để hỗ trợ kiểm tra sau này, doanh nghiệp cần lưu trữ đầy đủ các tài liệu sau:

• Biên bản xác nhận trả hàng
• Hóa đơn gốc tháng trước và hóa đơn điều chỉnh tháng này.
• Tờ khai thuế GTGT bổ sung và biên bản đối chiếu công nợ với khách hàng.
• Chứng từ vận chuyển hàng trả (nếu có) để chứng minh việc hoàn trả thực tế.

Việc tuân thủ quy trình này giúp doanh nghiệp tránh phạt hành chính về hóa đơn và đảm bảo dòng tiền, lợi nhuận được phản ánh chính xác.

Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.