Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Cơ sở pháp lý

Việc điều chỉnh doanh thu khi khách hàng trả hàng và đổi sang sản phẩm khác được quy định tại Luật Thuế giá trị gia tăng (GTGT) số 13/2008/QH12, được sửa đổi, bổ sung năm 2024; Nghị định 70/2025/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ

Theo đó, doanh thu phải được ghi nhận chính xác dựa trên giao dịch thực tế, và khi xảy ra trả hàng hoặc đổi sản phẩm, doanh nghiệp cần điều chỉnh để tránh ghi nhận sai lệch, đảm bảo tính minh bạch trong kê khai thuế.

Điều kiện điều chỉnh doanh thu

Khi khách hàng trả hàng và đổi sang sản phẩm khác, doanh thu từ giao dịch ban đầu được coi là không còn hiệu lực, dẫn đến cần điều chỉnh giảm doanh thu tương ứng với giá trị hàng trả. Đồng thời, doanh thu mới phát sinh từ sản phẩm thay thế phải được ghi nhận riêng. Điều kiện chính bao gồm: giao dịch trả hàng phải có biên bản xác nhận giữa hai bên; sản phẩm đổi phải có giá trị khác; và thời hạn điều chỉnh không quá 10 ngày kể từ ngày phát hiện sai sót.

Xem thêm: Mọi người cho em hỏi nếu khách chuyển khoản nhưng nội dung rất chung chung, không liên quan đến đơn hàng thì khi cần đối chiếu lại sẽ xử lý thế nào?

Quy trình điều chỉnh doanh thu và hóa đơn

Bước 1: Lập biên bản trả hàng và đổi sản phẩm

Doanh nghiệp phối hợp với khách hàng lập biên bản ghi nhận rõ ràng lý do trả hàng, thông tin sản phẩm cũ, sản phẩm mới thay thế, và thời điểm thực hiện. Biên bản phải có chữ ký của đại diện hai bên, kèm theo chứng từ vận chuyển hàng trả nếu có. Bước này là cơ sở pháp lý để hủy giao dịch cũ, tránh tranh chấp sau này theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Thời gian thực hiện không quá 24 giờ sau khi nhận hàng trả.

Bước 2: Xuất hóa đơn điều chỉnh cho giao dịch cũ

Dựa trên biên bản, doanh nghiệp xuất hóa đơn điện tử điều chỉnh (mã GTKT) để giảm doanh thu và thuế GTGT của sản phẩm trả, ghi rõ "Điều chỉnh giảm doanh thu do trả hàng". Nếu hóa đơn gốc đã kê khai thuế, phần điều chỉnh phải được khấu trừ trong kỳ kê khai tiếp theo theo Luật Thuế GTGT 2024. Hóa đơn này gửi cho khách hàng qua hệ thống điện tử, và lưu trữ để đối chiếu với cơ quan thuế.

Bước 3: Xuất hóa đơn mới cho sản phẩm thay thế

Xem thêm: Anh chị cho em hỏi nếu có những khoản tiền khách chuyển dư so với giá trị đơn hàng và mình giữ lại để trừ cho lần mua sau thì có cần theo dõi riêng không ạ?

Xuất hóa đơn điện tử mới cho sản phẩm đổi, ghi nhận doanh thu và thuế GTGT tương ứng với giá bán thực tế. Nếu giá trị sản phẩm mới cao hơn, phần chênh lệch được coi là doanh thu bổ sung; ngược lại, khách hàng có thể được hoàn tiền hoặc ghi nhận công nợ. Toàn bộ phải kê khai vào sổ sách kế toán, đảm bảo tổng doanh thu kỳ không bị sai lệch.

Bước 4: Kê khai và nộp thuế điều chỉnh

Cập nhật điều chỉnh vào tờ khai thuế GTGT tháng/quý tiếp theo, giảm số thuế đầu ra từ hóa đơn cũ và cộng thêm từ hóa đơn mới. Nếu phát hiện sai sót sau kỳ kê khai, lập biên bản điều chỉnh bổ sung và nộp phạt chậm (0,03%/ngày trên số tiền chậm nộp, tối đa 20% theo Luật Quản lý thuế 2019). Lưu trữ toàn bộ hồ sơ ít nhất 10 năm để kiểm tra.

Hồ sơ cần chuẩn bị

• Biên bản trả hàng và đổi sản phẩm (bản gốc có chữ ký).
• Hóa đơn điện tử gốc và hóa đơn điều chỉnh/mới.
• Chứng từ vận chuyển hàng trả và giao hàng mới.
• Sổ sách kế toán ghi nhận điều chỉnh doanh thu
• Tờ khai thuế GTGT điều chỉnh (nếu cần).

Việc tuân thủ quy trình này giúp doanh nghiệp tránh rủi ro phạt hành chính, đảm bảo dòng tiền ổn định và uy tín với cơ quan thuế. Đồng thời, nó hỗ trợ kiểm soát chi phí thuế GTGT hiệu quả, giảm thiểu sai sót trong báo cáo tài chính. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.