Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Xử lý việc nhập lại hàng

Khi khách hàng trả lại hàng hóa nhưng đã làm mất hóa đơn gốc, doanh nghiệp cần lập biên bản xác nhận tình trạng trả hàng để làm cơ sở nhập kho trở lại. Việc này đảm bảo tính minh bạch trong quản lý hàng tồn kho và tuân thủ quy định kế toán. Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC về chế độ kế toán doanh nghiệp, hàng trả lại phải được ghi nhận vào tài khoản hàng tồn kho phù hợp.

Bước 1: Lập biên bản trả hàng

Doanh nghiệp phối hợp với khách hàng lập biên bản trả hàng, ghi rõ thông tin hàng hóa (tên hàng, số lượng, giá trị, lý do trả), ngày trả và chữ ký hai bên. Biên bản này thay thế hóa đơn gốc bị mất, làm cơ sở pháp lý cho việc nhập kho. Nếu khách hàng không ký được, có thể yêu cầu xác nhận bằng văn bản khác hoặc chứng cứ khác theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ.

Bước 2: Nhập kho hàng trả lại

Sau khi có biên bản, bộ phận kho tiến hành kiểm kê thực tế hàng hóa trả về, ghi nhận vào sổ kho và hệ thống quản lý tồn kho. Giá trị nhập kho được tính theo giá gốc trên hóa đơn mua ban đầu (dựa trên dữ liệu nội bộ doanh nghiệp). Đồng thời, cập nhật vào tài khoản kế toán 156 (Hàng hóa) theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, đảm bảo không làm sai lệch giá vốn hàng bán.

Xem thêm: Nhờ anh/chị hướng dẫn giúp, hộ kinh doanh mới mở thì nên chuẩn bị những sổ sách gì tối thiểu để theo dõi cho đúng?

Bước 3: Lưu trữ hồ sơ

• Biên bản trả hàng (bản gốc).
• Phiếu nhập kho (theo mẫu nội bộ hoặc quy định kế toán).
• Chứng từ kiểm kê hàng hóa (ảnh chụp hoặc biên bản kiểm tra).

Hồ sơ này phải được lưu trữ ít nhất 10 năm theo Luật Thuế GTGT 2024.

Điều chỉnh doanh thu và thuế GTGT

Việc điều chỉnh doanh thu khi trả hàng nhằm giảm doanh thu và thuế GTGT đã kê khai trước đó, tránh tình trạng kê khai thừa dẫn đến phạt hành chính. Theo Thông tư 20/2026/TT-BTC quy định chi tiết một số điều của Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp và Nghị định 320/2025/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều và biện pháp để tổ chức, hướng dẫn thi hành Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp, doanh nghiệp lập hóa đơn điều chỉnh giảm để xử lý trường hợp mất hóa đơn gốc.

Bước 1: Lập hóa đơn GTGT điều chỉnh

Xem thêm: Tôi đang gặp vấn đề là tiền trong tài khoản nhiều hơn doanh thu kê khai do có thêm tiền cá nhân chuyển vào, vậy khi giải trình có khó không?

Dựa trên biên bản trả hàng, doanh nghiệp lập hóa đơn GTGT điện tử điều chỉnh giảm doanh thu (mã "02" cho điều chỉnh giảm), ghi rõ số hóa đơn gốc (nếu nhớ) hoặc mô tả tình huống mất hóa đơn. Hóa đơn này phải gửi cho khách hàng và kê khai bổ sung vào kỳ phát sinh. Theo Luật Thuế GTGT 2024, điều chỉnh được thực hiện trong vòng 10 ngày kể từ ngày trả hàng.

Bước 2: Kê khai và nộp bổ sung thuế

Cập nhật hóa đơn điều chỉnh vào tờ khai thuế GTGT tháng/quý tương ứng, giảm số thuế đầu ra. Nếu đã nộp thừa thuế, doanh nghiệp được khấu trừ hoặc hoàn thuế theo quy định tại Thông tư 20/2026/TT-BTC. Trường hợp chậm điều chỉnh, có thể bị phạt hành chính tùy mức độ vi phạm theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP (liên quan xử phạt thuế).

Bước 3: Ghi nhận kế toán

Ghi nợ tài khoản 511 (Doanh thu) và có tài khoản 3331 (Thuế GTGT đầu ra) để điều chỉnh giảm. Đồng thời, hạch toán hàng trả vào chi phí nếu có hao hụt, đảm bảo sổ sách cân đối theo Thông tư 99/2025/TT-BTC. Kiểm toán nội bộ để tránh sai sót trong báo cáo tài chính.

Việc tuân thủ các quy định trên giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý, đảm bảo tính chính xác trong báo cáo thuế và kế toán, đồng thời duy trì uy tín với cơ quan thuế. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.