Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Cơ sở pháp lý

Việc xử lý trường hợp khách hàng trả lại hàng sau nhiều tháng được quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP, quy định về điều chỉnh, thay thế hóa đơn khi có sai sót hoặc thay đổi giao dịch, bao gồm trường hợp trả hàng dẫn đến giảm doanh thu và thuế giá trị gia tăng (GTGT).

Điều kiện điều chỉnh hóa đơn trả hàng

Để điều chỉnh hóa đơn trong trường hợp trả hàng sau nhiều tháng, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện sau:

Xem thêm: Em đang làm cho hộ kinh doanh có nhiều khoản chi cá nhân lẫn trong chi phí, nếu không tách ra thì có bị sai không ạ?

• Có biên bản xác nhận trả hàng giữa bên bán và bên mua, ghi rõ lý do, số lượng, giá trị hàng trả và thời điểm thực tế xảy ra giao dịch.
• Hóa đơn gốc phải còn hiệu lực và chưa bị hủy; nếu hóa đơn đã kê khai thuế ở kỳ cũ, việc điều chỉnh phải đảm bảo không làm sai lệch báo cáo tài chính tổng thể.
• Thời hạn điều chỉnh không bị giới hạn nghiêm ngặt, nhưng phải thực hiện trước khi cơ quan thuế kiểm tra hoặc thanh tra liên quan đến kỳ kê khai cũ, theo nguyên tắc tự giác kê khai tại Luật Quản lý thuế 2019.

Quy trình điều chỉnh hóa đơn và kê khai thuế

Quy trình điều chỉnh được thực hiện theo các bước sau

Bước 1: Lập biên bản và hóa đơn điều chỉnh

Doanh nghiệp lập biên bản trả hàng, ký xác nhận giữa hai bên. Sau đó, lập hóa đơn điện tử điều chỉnh với nội dung ghi rõ "Điều chỉnh giảm doanh thu do trả hàng" và tham chiếu số hóa đơn gốc. Hóa đơn này phải được ký số và gửi cho bên mua ngay lập tức, đồng thời lưu trữ để làm cơ sở kê khai.

Bước 2: Kê khai bổ sung thuế GTGT

Vì trả hàng xảy ra sau nhiều tháng, doanh nghiệp phải lập tờ khai bổ sung cho kỳ kê khai thuế GTGT tương ứng với hóa đơn gốc (kỳ cũ), theo Luật Quản lý thuế 2019. Tờ khai bổ sung được nộp qua hệ thống iHTKK hoặc eTax, giảm số thuế đầu ra đã kê khai trước đó. Nếu số thuế giảm dẫn đến hoàn thuế, doanh nghiệp có quyền yêu cầu hoàn theo quy định tại Luật Quản lý thuế 2019.

Bước 3: Cập nhật sổ sách kế toán

Xem thêm: Bên em có phát sinh khoản chi quảng cáo lớn nhưng không có hóa đơn đầy đủ, vậy có được tính chi phí không?

Ghi nhận điều chỉnh vào sổ cái kế toán, giảm doanh thu và thuế GTGT ở tài khoản liên quan. Đồng thời, cập nhật báo cáo tài chính năm nếu ảnh hưởng đến kỳ trước, đảm bảo tính nhất quán theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS 01). Nếu kỳ cũ đã kết chuyển, cần ghi chú điều chỉnh ở kỳ hiện tại nhưng vẫn bổ sung báo cáo bổ sung cho cơ quan thuế.

Việc quay lại kỳ cũ

Có, việc điều chỉnh hóa đơn trả hàng sau nhiều tháng yêu cầu quay lại kỳ cũ về mặt kê khai thuế, cụ thể là nộp tờ khai bổ sung cho kỳ phát sinh hóa đơn gốc để điều chỉnh giảm doanh thu và thuế GTGT, không được chỉ ghi nhận ở kỳ hiện tại mà phải bổ sung kỳ cũ để tránh sai sót kê khai, trừ trường hợp hóa đơn chưa kê khai hoặc phát hiện sai sót nhỏ không ảnh hưởng đến số thuế.

Nếu không thực hiện, doanh nghiệp có thể bị phạt vi phạm hành chính với mức phạt cụ thể tùy giá trị điều chỉnh.

Việc tuân thủ quy trình điều chỉnh hóa đơn trả hàng giúp doanh nghiệp tránh rủi ro phạt hành chính, đảm bảo tính chính xác của báo cáo tài chính và tối ưu hóa nghĩa vụ thuế. Đồng thời, duy trì uy tín với cơ quan thuế và đối tác. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.