Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Yêu cầu xác minh giao dịch thanh toán

Theo quy định tại Luật Quản lý thuế 2019 (Điều 31, 32), hộ kinh doanh cá thể phải đảm bảo tính minh bạch và hợp pháp của các chứng từ liên quan đến doanh thu, bao gồm cả hình thức thanh toán. Khi khách hàng trả tiền qua người khác chuyển hộ (ví dụ: chuyển khoản ngân hàng từ tài khoản của bên thứ ba), hộ kinh doanh cần xác minh để tránh rủi ro bị cơ quan thuế loại trừ doanh thu hoặc áp dụng chế tài. Việc này giúp chứng minh giao dịch thực tế diễn ra giữa hộ kinh doanh và khách hàng gốc, tránh nhầm lẫn về chủ thể tham gia. Bộ luật Dân sự 2015 (Điều 119) cũng quy định giao dịch dân sự phải rõ ràng về bên tham gia, nên xác minh là cần thiết để bảo vệ quyền lợi hợp pháp của hộ kinh doanh.

Rủi ro nếu không xác minh

Nếu không xác minh, hộ kinh doanh có thể gặp khó khăn trong việc kê khai thuế giá trị gia tăng (GTGT) hoặc thuế thu nhập cá nhân theo Thông tư 40/2021/TT-BTC (Điều 9, 10), dẫn đến doanh thu không được công nhận hoặc bị truy thu thuế. Cụ thể, cơ quan thuế có thể coi giao dịch là không hợp lệ nếu không chứng minh được nguồn gốc thanh toán, dẫn đến mức phạt hành chính trên số thuế trốn tránh theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Ngoài ra, có thể phát sinh tranh chấp dân sự nếu bên chuyển hộ không phải là đại diện hợp pháp của khách hàng.

Xem thêm: Mọi người có ai từng bị thuế hỏi về việc tiền chuyển khoản vào tài khoản cá nhân mà không khớp với sổ bán hàng chưa, cho em xin cách giải trình với ạ?

Quy trình xác minh giao dịch

Việc xác minh nên được thực hiện ngay sau khi nhận thanh toán để đảm bảo hồ sơ đầy đủ. Dưới đây là các bước cơ bản theo hướng dẫn tại Thông tư 18/2026/TT-BTC và thực tiễn quản lý thuế.

Bước 1: Kiểm tra thông tin chuyển khoản

Ngay khi nhận tiền qua tài khoản ngân hàng, hộ kinh doanh cần kiểm tra sao kê giao dịch để xác định số tiền, ngày giờ, và thông tin bên gửi (tên tài khoản, số tài khoản). So sánh với hợp đồng bán hàng hoặc hóa đơn đã xuất để đảm bảo khớp với giá trị giao dịch. Nếu bên gửi không phải khách hàng gốc, ghi nhận nội dung chuyển khoản (nếu có ghi chú "chuyển hộ cho [tên khách hàng]") làm cơ sở ban đầu.

Xem thêm: Chồng đứng tên công ty, vợ đứng tên hộ kinh doanh cần lưu ý điều gì (vợ cũng là thành viên công ty, cùng ngành nghề). Xin các bác tư vấn ạ.

Bước 2: Yêu cầu xác nhận từ bên liên quan

Liên hệ khách hàng gốc để yêu cầu văn bản xác nhận (có thể dưới dạng email, tin nhắn hoặc giấy xác nhận) nêu rõ việc ủy quyền cho bên thứ ba chuyển tiền, kèm thông tin cá nhân của cả hai bên. Đồng thời, yêu cầu bên chuyển hộ cung cấp giấy tờ chứng minh mối quan hệ (như hợp đồng ủy quyền theo Bộ luật Dân sự 2015, Điều 138). Lưu trữ các tài liệu này cùng với hóa đơn điện tử theo Thông tư 18/2026/TT-BTC.

Bước 3: Lưu trữ và kê khai

Sau khi xác minh, cập nhật toàn bộ chứng từ vào sổ sách kế toán của hộ kinh doanh, bao gồm hóa đơn GTGT (nếu áp dụng) và biên bản xác nhận giao dịch. Khi kê khai thuế theo Luật Quản lý thuế 2019 (Điều 44), đính kèm các tài liệu này để chứng minh tính hợp pháp. Nếu giao dịch lớn, nên tham khảo ý kiến cơ quan thuế địa phương để tránh sai sót.

Tuân thủ xác minh giúp hộ kinh doanh tránh rủi ro pháp lý, đảm bảo doanh thu được ghi nhận chính xác và giảm thiểu tranh chấp. Việc này còn nâng cao uy tín kinh doanh, hỗ trợ quản lý dòng tiền hiệu quả hơn. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.