Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Trách nhiệm tham gia bảo hiểm xã hội đối với doanh nghiệp TNHH

Theo quy định tại Điều 2 và Điều 138 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, doanh nghiệp TNHH như công ty của Anh/Chị (thành lập từ tháng 4/2023, hoạt động trong lĩnh vực sửa chữa ô tô) bắt buộc phải tham gia bảo hiểm xã hội (BHXH) cho người lao động (bao gồm cả giám đốc nếu là người quản lý doanh nghiệp và có hợp đồng lao động) từ ngày ký kết hợp đồng lao động đầu tiên. Trước đây, nếu công ty chưa tham gia BHXH cho bất kỳ người lao động nào, điều này vi phạm quy định bắt buộc tại Luật Bảo hiểm xã hội 2024. Việc chỉ bắt đầu đóng BHXH từ tháng 01/2026 cho 1 giám đốc và 1 nhân viên là muộn so với thời điểm thành lập, dẫn đến cần thực hiện truy thu BHXH cho toàn bộ thời gian từ khi có người lao động đến nay, trừ trường hợp chứng minh được không có người lao động trong giai đoạn đó. Cơ quan BHXH sẽ yêu cầu doanh nghiệp đăng ký tham gia ngay lập tức để tránh các chế tài bổ sung, và từ tháng 01/2026, công ty có thể đóng BHXH đầy đủ theo mức quy định (hiện hành là 21,5% trên tiền lương làm căn cứ đóng cho doanh nghiệp, theo Điều 104 Luật Bảo hiểm xã hội 2024).

Tác động đến chi phí khấu trừ và thuế thu nhập doanh nghiệp

Theo Thông tư 20/2026/TT-BTC, khoản chi tiền lương, tiền công cho người lao động chỉ được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) nếu doanh nghiệp thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đóng BHXH, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp theo quy định pháp luật. Do công ty chưa tham gia BHXH từ khi thành lập (tháng 4/2023), các khoản chi lương trước đây có thể bị loại khỏi chi phí được trừ, dẫn đến chi phí hợp lý giảm, thu nhập chịu thuế TNDN tăng và phải nộp thêm thuế TNDN (mức thuế suất hiện hành là 20% theo Điều 10 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2008, sửa đổi bổ sung). Khi bắt đầu đóng BHXH từ tháng 01/2026, các khoản chi lương và đóng BHXH từ thời điểm đó sẽ được khấu trừ đầy đủ vào chi phí, giúp giảm thu nhập chịu thuế TNDN tương ứng. Tuy nhiên, đối với các năm trước (2023-2025), công ty cần kiểm tra và điều chỉnh lại tờ khai quyết toán thuế TNDN theo quy định tại Điều 47 Luật Quản lý thuế 2019, có thể dẫn đến phải nộp bổ sung thuế TNDN nếu cơ quan thuế phát hiện và loại chi phí lương. Việc này không chỉ là "đóng thêm thuế" mà còn có thể phát sinh lãi chậm nộp trên số thuế chậm nộp Luật Quản lý thuế 2019).

Xem thêm: Anh chị cho em hỏi, em đăng ký khai thuế đối với cá nhân cho thuê tài sản, nhưng đăng ký nhầm 01/CNKD – Tờ khai thuế đối với cá nhân kinh doanh (TT40/2021). Giờ bên thuế họ duyệt hồ sơ khai nhầm, em muốn hủy thì làm cách nào ạ?

Hậu quả pháp lý nếu chậm tham gia BHXH

Việc không tham gia BHXH từ khi thành lập vi phạm quy định tại Điều 16 Nghị định 12/2022/NĐ-CP (quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, BHXH), dẫn đến các chế tài sau:

• Truy thu toàn bộ số tiền BHXH phải đóng cho người lao động từ ngày đầu tiên có hợp đồng lao động, kèm theo lãi chậm đóng theo mức 0,03%/ngày trên số tiền chậm đóng (tương tự quy định tại Điều 59 Luật Quản lý thuế 2019, áp dụng tương tự cho BHXH theo Điều 134 Luật Bảo hiểm xã hội 2024).
• Phạt hành chính từ 12% đến 15% tổng số tiền phải đóng BHXH chậm nộp, với mức tối thiểu 500.000 đồng và tối đa lên đến 75.000.000 đồng tùy theo thời gian vi phạm và số lượng người lao động (Điều 40 Nghị định 12/2022/NĐ-CP).
• Nếu vi phạm kéo dài, có thể bị phạt bổ sung theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP (xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn), đặc biệt nếu liên quan đến việc kê khai sai chi phí thuế TNDN, với mức phạt từ 20% đến 100% số tiền thuế gian lận, nhưng ở trường hợp này chủ yếu tập trung vào truy thu và phạt chậm BHXH.

Để giảm thiểu rủi ro, công ty nên chủ động đăng ký tham gia BHXH ngay với cơ quan BHXH địa phương, nộp hồ sơ truy thu tự nguyện để được giảm mức phạt (theo Điều 10 Nghị định 12/2022/NĐ-CP). Quy trình đăng ký và truy thu bao gồm:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký

Doanh nghiệp cần lập tờ khai tham gia BHXH lần đầu (mẫu TK1-TS theo Thông tư 59/2015/TT-BLĐTBXH), kèm danh sách người lao động, hợp đồng lao động và giấy phép kinh doanh. Hồ sơ nộp trực tiếp hoặc trực tuyến qua Cổng thông tin BHXH Việt Nam trong vòng 30 ngày kể từ khi quyết định tham gia.

Xem thêm: Em đang dùng Misa AMIS (web). Có cách nào để xuất hóa đơn bán lẻ trên Shopee hàng loạt không ạ? Phần tên khách hàng em để chung là Khách lẻ không lấy hóa đơn được không hay bắt buộc phải nhập cả tên ạ? Em đã lấy được file excel lấy từ Shopee. Hiện tại em phải nhập từng cái rất mất thời gian ạ.

Bước 2: Nộp truy thu BHXH quá khứ

Lập biên bản xác nhận thời gian chậm đóng với cơ quan BHXH, tính toán số tiền truy thu dựa trên mức lương thực tế thời kỳ trước (tối thiểu bằng mức lương cơ sở), và nộp kèm lãi chậm. Thời hạn nộp là 10 ngày kể từ khi nhận thông báo truy thu.

Bước 3: Theo dõi và kê khai định kỳ

Từ tháng 01/2026, kê khai và nộp BHXH hàng tháng trước ngày cuối cùng của tháng sau, đồng thời cập nhật vào sổ sách kế toán để khấu trừ thuế TNDN.

Việc tuân thủ kịp thời các quy định về BHXH không chỉ giúp tránh phạt và truy thu mà còn đảm bảo quyền lợi cho người lao động, ổn định hoạt động kinh doanh và tối ưu hóa chi phí thuế hợp pháp. Đồng thời, điều này góp phần nâng cao uy tín doanh nghiệp trước cơ quan nhà nước. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.