Anh/chị cho tôi hỏi nếu hộ kinh doanh không lưu trữ đầy đủ dữ liệu bán hàng từ đầu năm mà chỉ còn số tổng cuối kỳ, thì khi bị kiểm tra có bị xử phạt không?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Nghĩa vụ lưu trữ dữ liệu bán hàng của hộ kinh doanh

Xem thêm: Nhờ mọi người tư vấn giúp, nếu hộ kinh doanh bị cơ quan thuế nghi ngờ kê khai thiếu doanh thu do dòng tiền vào tài khoản cao hơn, nhưng thực tế có nhiều khoản là tiền hoàn hàng, tiền chuyển nội bộ, thì nên chuẩn bị hồ sơ gì để chứng minh rõ từng loại?

Hộ kinh doanh cá thể có trách nhiệm áp dụng chế độ kế toán đơn giản, bao gồm việc ghi chép đầy đủ và lưu trữ chứng từ liên quan đến hoạt động kinh doanh, đặc biệt là dữ liệu bán hàng như hóa đơn, biên lai hoặc sổ ghi chép doanh thu. Theo Luật Kế toán 2015, chứng từ kế toán phải được lập, ghi nhận và lưu trữ đầy đủ, chính xác để phục vụ kiểm tra, đối chiếu. Thông tư 88/2021/TT-BTC hướng dẫn cụ thể chế độ kế toán áp dụng cho hộ kinh doanh, yêu cầu lưu trữ các chứng từ gốc (hóa đơn điện tử, phiếu thu chi) ít nhất 10 năm kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm. Việc chỉ giữ số tổng cuối kỳ mà không có dữ liệu chi tiết (như ngày bán, số lượng, giá trị từng giao dịch) được coi là không đầy đủ, vi phạm nguyên tắc ghi chép liên tục và có thể dẫn đến khó khăn trong việc chứng minh tính hợp pháp của doanh thu.

Rủi ro khi bị kiểm tra thuế hoặc kế toán

Khi cơ quan thuế hoặc kiểm toán thực hiện thanh tra, hộ kinh doanh phải cung cấp đầy đủ hồ sơ để xác minh doanh thu, chi phí và nghĩa vụ thuế. Nếu chỉ có số tổng cuối kỳ mà thiếu dữ liệu chi tiết từ đầu năm, cơ quan chức năng có thể đánh giá đây là hành vi không tuân thủ quy định về lưu trữ chứng từ, dẫn đến nghi ngờ gian lận hoặc thiếu minh bạch. Theo Nghị định 41/2018/NĐ-CP, hộ kinh doanh phải lưu trữ dữ liệu hóa đơn bán hàng dưới dạng điện tử hoặc giấy tờ gốc. Trong trường hợp kiểm tra, nếu không chứng minh được nguồn gốc dữ liệu, hộ kinh doanh có thể bị truy thu thuế giá trị gia tăng (GTGT) và thuế thu nhập cá nhân dựa trên doanh thu ước tính, đồng thời bị xử phạt hành chính. Nghị định 125/2020/NĐ-CP bổ sung quy định xử lý vi phạm trong lĩnh vực thuế, hóa đơn, nhấn mạnh rằng thiếu chứng từ đầy đủ là cơ sở để áp dụng biện pháp cưỡng chế.

Mức xử phạt áp dụng

Xem thêm: Anh chị nào mở hộ kinh doanh gia công may tầm 5 tỷ một năm thì mình đóng thuế như nào ạ?

Có, hộ kinh doanh sẽ bị xử phạt nếu không lưu trữ đầy đủ dữ liệu bán hàng khi bị kiểm tra. Cụ thể, theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, hành vi không lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định bị phạt hành chính đối với cá nhân (hộ kinh doanh). Nếu vi phạm dẫn đến thiếu kê khai doanh thu, mức phạt có thể tăng theo quy định của cùng nghị định, cho hành vi không lập hồ sơ kế toán đầy đủ. Ngoài ra, nếu phát hiện trốn thuế do thiếu dữ liệu, hộ kinh doanh còn bị truy thu số tiền thuế và phạt chậm nộp trên số tiền chậm nộp, theo quy định tại Luật Quản lý thuế 2019. Mức phạt có thể cao hơn nếu vi phạm lặp lại hoặc liên quan đến hóa đơn điện tử không lưu trữ đúng quy định tại Nghị định 41/2018/NĐ-CP.

Việc tuân thủ lưu trữ dữ liệu đầy đủ giúp hộ kinh doanh tránh rủi ro pháp lý, giảm thiểu truy thu thuế và duy trì uy tín kinh doanh. Đồng thời, nó hỗ trợ quản lý nội bộ hiệu quả hơn, đảm bảo minh bạch trong báo cáo tài chính. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.