Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Xử lý thừa tiền mặt khi kiểm kê quỹ

Khi phát hiện thừa tiền mặt tại quỹ cuối ngày mà không rõ nguyên nhân, doanh nghiệp cần tuân thủ quy định. Việc xử lý nhằm đảm bảo tính minh bạch, tránh thất thoát và tuân thủ nguyên tắc kế toán kép. Thủ quỹ và kế toán viên phải lập biên bản kiểm kê ngay lập tức, ghi nhận số dư thực tế so với sổ sách, và báo cáo Ban Giám đốc để điều tra nguồn gốc khoản thừa. Nếu không xác định được nguồn gốc sau khi kiểm tra, khoản thừa được coi là thu nhập khác của doanh nghiệp

Quy trình xử lý và hạch toán tạm thời

Bước 1: Lập biên bản kiểm kê và báo cáo

Xem thêm: Mình đang bán hàng online, có nhiều khách đặt rồi hủy hoặc đổi trả liên tục, dẫn đến số liệu trên phần mềm bán hàng thay đổi nhiều lần, vậy khi chốt số liệu cuối kỳ thì nên căn cứ theo thời điểm nào cho chính xác?

Thủ quỹ cùng kế toán viên tiến hành kiểm kê lại quỹ tiền mặt ngay tại thời điểm phát hiện thừa 2 triệu đồng, lập biên bản kiểm kê theo mẫu nội bộ hoặc theo Phụ lục. Biên bản phải ghi rõ số tiền thừa, thời gian, người tham gia kiểm kê và chữ ký xác nhận. Báo cáo ngay cho Ban Giám đốc trong vòng 24 giờ để chỉ đạo điều tra, tránh để khoản tiền nằm ngoài sổ sách gây rủi ro kiểm toán.

Bước 2: Điều tra nguồn gốc khoản thừa

Ban Giám đốc tổ chức kiểm tra các giao dịch liên quan trong ngày, bao gồm hóa đơn, chứng từ thu chi và đối chiếu với tài khoản ngân hàng. Nếu xác định được nguồn gốc, điều chỉnh ngay vào sổ sách tương ứng. Thời hạn điều tra không quá 7 ngày làm việc; nếu không rõ nguồn gốc, khoản thừa được xử lý như thu nhập khác theo Luật Quản lý thuế 2019 (sửa đổi, bổ sung 2023).

Bước 3: Hạch toán tạm thời

Tạm thời ghi nhận khoản thừa vào tài khoản kế toán và làm bút toán tạm thời. Khi xác định nguồn gốc, điều chỉnh bút toán: nếu là thu nhập khác, chuyển Có TK 711 (Thu nhập khác); nếu hoàn trả, ghi Nợ TK 1388 / Có TK 111. Việc hạch toán phải kèm chứng từ biên bản kiểm kê để lưu trữ ít nhất 10 năm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP về hóa đơn chứng từ.

Xem thêm: Bên mình kinh doanh thực phẩm online, có nhiều đơn bị hoàn do khách không nhận, vậy doanh thu kê khai có cần loại các đơn này ra không?

Lưu ý về trách nhiệm và rủi ro

Doanh nghiệp cần giám sát chặt chẽ thủ quỹ để tránh lặp lại sai sót, đồng thời áp dụng phần mềm kế toán tự động hóa kiểm kê. Nếu phát hiện cố ý che giấu, có thể bị xử phạt hành chính về vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán.

Việc tuân thủ quy trình trên giúp doanh nghiệp tránh rủi ro thuế, đảm bảo báo cáo tài chính chính xác và minh bạch hóa hoạt động. Đồng thời, giảm thiểu tranh chấp nội bộ và hỗ trợ kiểm toán hiệu quả. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.