Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Xử lý hạch toán giá trị thiếu hàng do thất thoát nội bộ

Xem thêm: Anh chị cho em hỏi nếu có những khoản thu nhỏ lẻ khách còn thiếu vài nghìn rồi hẹn bù sau thì có cần ghi lại không ạ?

Trong trường hợp doanh nghiệp thương mại phát hiện thiếu hàng hóa so với sổ sách sau kiểm kê cuối năm, do thất thoát nội bộ mà không xác định được trách nhiệm cá nhân cụ thể, giá trị thiếu này được xử lý hạch toán trực tiếp vào chi phí sản xuất kinh doanh, không bắt buộc phải ghi nhận dưới dạng bồi thường. Cụ thể, theo quy định tại Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025 (Điều 4, khoản 2), các khoản chi phí hợp lý, hợp lệ phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh được khấu trừ khi tính thuế, bao gồm cả thất thoát tài sản nếu có chứng từ chứng minh. Doanh nghiệp cần lập biên bản kiểm kê hàng hóa cuối kỳ, ghi nhận sự chênh lệch và hạch toán vào tài khoản chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 642) hoặc chi phí khác (TK 811) tùy theo bản chất. Việc không xác định được cá nhân chịu trách nhiệm không làm thay đổi bản chất chi phí này, miễn là không liên quan đến hành vi vi phạm pháp luật hình sự. Thông tư 20/2026/TT-BTC hướng dẫn chi tiết tại Điều 6, quy định thất thoát nội bộ được coi là chi phí kinh doanh thông thường nếu doanh nghiệp đã thực hiện các biện pháp kiểm soát nội bộ hợp lý và có hồ sơ lưu trữ đầy đủ.

Xử lý khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp

Xem thêm: Mọi người cho em hỏi nếu bán hàng qua nhiều kênh khác nhau mà mỗi kênh thống kê một kiểu thì khi tổng hợp lại nên dựa vào nguồn nào là chính?

Khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), phần giá trị thiếu hàng hạch toán vào chi phí sẽ không bị loại trừ khỏi diện khấu trừ nếu đáp ứng các điều kiện về tính hợp lý và có chứng từ hợp lệ. Theo Luật Thuế TNDN 2025 (Điều 9), cơ quan thuế chỉ loại chi phí nếu chúng không liên quan đến hoạt động kinh doanh hoặc thiếu cơ sở chứng minh, nhưng thất thoát nội bộ không thuộc trường hợp này khi đã có biên bản kiểm kê và không truy cứu trách nhiệm cá nhân. Thông tư 20/2026/TT-BTC (Điều 4, khoản 3) xác nhận rằng các khoản thất thoát tài sản do nguyên nhân khách quan hoặc nội bộ không xác định được cá nhân sẽ được chấp nhận khấu trừ, miễn là doanh nghiệp kê khai đầy đủ trong tờ khai quyết toán thuế (mẫu 03/TNDN) và lưu trữ hồ sơ kiểm kê ít nhất 10 năm. Nếu cơ quan thuế kiểm tra và phát hiện thiếu chứng từ, doanh nghiệp có thể bị loại chi phí và truy thu thuế kèm phạt chậm nộp mỗi ngày trên số thuế chậm nộp, nhưng với hồ sơ hợp lệ, rủi ro này được loại trừ.

Việc tuân thủ đúng quy định về hạch toán và quyết toán thuế giúp doanh nghiệp tránh rủi ro truy thu, phạt hành chính và tối ưu hóa chi phí thuế hợp pháp. Đồng thời, duy trì hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ sẽ giảm thiểu thất thoát trong tương lai, góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.