Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Các khoản chi phí thường bị loại khi tính thuế

Đối với hộ kinh doanh như quán nước có doanh thu khoảng 4 tỷ đồng/năm, việc xác định chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập cá nhân (TNCN) hoặc thuế giá trị gia tăng (GTGT) phải tuân thủ quy định tại Thông tư 18/2026/TT-BTC (hướng dẫn thuế GTGT, thuế TNCN và quản lý thuế đối với cá nhân kinh doanh). Các khoản chi phí không hợp lý hoặc không đủ điều kiện sẽ bị loại trừ, dẫn đến tăng số thuế phải nộp. Dưới đây là các khoản phổ biến thường bị loại:

Xem thêm: Mình muốn hỏi, hộ kinh doanh có cần phải lập sổ quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi ngân hàng không? Hay chỉ cần theo dõi trên phần mềm bán hàng là đủ?

• Chi phí không có hóa đơn, chứng từ hợp pháp: Bao gồm các khoản mua hàng hóa, nguyên liệu (như nước uống, ly chén) mà không có hóa đơn GTGT hoặc chứng từ thanh toán không hợp lệ, chi phí chỉ được trừ nếu có chứng từ chứng minh tính hợp pháp và liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh.
• Chi phí không liên quan đến hoạt động kinh doanh: Ví dụ, chi phí cá nhân như ăn uống gia đình, du lịch riêng hoặc sửa chữa tài sản cá nhân được trộn lẫn với chi phí quán.
• Chi phí vượt mức quy định hoặc không chứng minh được tính hợp lý: Như chi phí quảng cáo, tiếp khách vượt quá 15% tổng chi phí được trừ, hoặc chi phí khấu hao tài sản không đúng quy định. Thông tư 18/2026/TT-BTC yêu cầu chi phí phải hợp lý, có chứng từ và phù hợp với thực tế kinh doanh.
• Chi phí liên quan đến hàng hóa, dịch vụ không được khấu trừ GTGT: Ví dụ, mua sắm từ cá nhân không kinh doanh hoặc hóa đơn giả mạo. Điều này dẫn đến không được khấu trừ đầu

Lưu ý để tránh bị phạt

Để tránh rủi ro bị loại chi phí và phạt hành chính, hộ kinh doanh cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định

Lưu trữ đầy đủ chứng từ: Giữ hóa đơn GTGT, biên lai thanh toán, hợp đồng liên quan ít nhất 10 năm. Nên sử dụng phần mềm kế toán để quản lý, tránh mất mát dẫn đến bị loại chi phí khi kiểm tra.

Xem thêm: Mình đang làm kế toán cho công ty xây dựng, có công trình thi công kéo dài nhiều tháng. Chi phí nguyên vật liệu mua về nhập kho rồi xuất dần. Cuối tháng mình phải làm thế nào để xác định giá trị dở dang cuối kỳ?

Kê khai chính xác và kịp thời: Với doanh thu 4 tỷ đồng/năm, hộ kinh doanh có thể áp dụng phương pháp kê khai nếu đăng ký, phải nộp tờ khai hàng quý/tháng. Tránh khai khống chi phí để giảm thuế,

Hợp tác với cơ quan thuế: Tham gia đối thoại định kỳ nếu có dấu hiệu rủi ro, và sử dụng dịch vụ kế toán chuyên nghiệp để phân loại chi phí đúng.

Việc tuân thủ giúp giảm thiểu rủi ro truy thu thuế, tránh phạt nặng và tối ưu hóa chi phí hợp lý. Đồng thời, đảm bảo hoạt động kinh doanh bền vững, tránh gián đoạn do kiểm tra thuế. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.