Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Cơ sở pháp lý xử lý hóa đơn sai sót

Theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP hóa đơn điện tử có sai sót về đơn vị tiền tệ được coi là sai sót về thông tin hóa đơn, dẫn đến ảnh hưởng đến giá trị giao dịch và nghĩa vụ thuế. Trong trường hợp cụ thể, việc ghi 15 USD thành 15 VND làm giảm đáng kể giá trị hóa đơn nên cần lập hóa đơn điều chỉnh để tăng giá trị, đảm bảo tính chính xác và tuân thủ nghĩa vụ kê khai thuế GTGT hoặc thuế xuất khẩu. Sai sót này không thuộc trường hợp hủy hóa đơn mà có thể điều chỉnh trực tiếp, miễn là chưa kê khai thuế và bên mua đồng ý.

Quy trình lập hóa đơn điều chỉnh

 Dưới đây là các bước cụ thể:

Xem thêm: Mọi người cho em hỏi, Công ty chưa xuất hóa đơn giá trị gia tăng cho khách, thì khoản tiền khách thanh toán mình có được hạch toán vào tài khoản 511 luôn không ạ Nợ 112/Có 511?

Bước 1: Lập biên bản ghi nhận sai sót

Hai bên (bên bán và bên mua) lập biên bản điều chỉnh hóa đơn, ghi rõ nội dung sai sót, lý do xảy ra, và thỏa thuận điều chỉnh tăng giá trị tương ứng. Biên bản phải có chữ ký của đại diện hai bên. Biên bản này là cơ sở pháp lý để tránh tranh chấp và hỗ trợ kiểm tra thuế sau này

Bước 2: Chuẩn bị thông tin hóa đơn điều chỉnh

Trên hóa đơn điều chỉnh, ghi rõ với nội dung điều chỉnh cụ thể. Không thay đổi các thông tin khác như mã số thuế, tên bên mua, hàng hóa/dịch vụ. Hóa đơn điều chỉnh phải sử dụng cùng mẫu hóa đơn điện tử như hóa đơn gốc, và chỉ lập một lần cho toàn bộ sai sót.

Bước 3: Lập và phát hành hóa đơn điều chỉnh qua hệ thống điện tử

Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử đã đăng ký với cơ quan thuế để lập và ký số hóa đơn điều chỉnh, sau đó chuyển dữ liệu đến Tổng cục Thuế theo quy định. Gửi hóa đơn điều chỉnh cho bên mua (khách nước ngoài) qua email hoặc cổng thông tin điện tử, kèm biên bản.

Thời hạn lập là trước khi kê khai thuế kỳ phát sinh sai sót; nếu đã kê khai, phải điều chỉnh bổ sung tờ khai thuế GTGT theo mẫu 01/GTGT. Bên bán cập nhật sổ sách kế toán để ghi nhận tăng doanh thu tương ứng.

Bước 4: Xử lý hậu điều chỉnh và lưu trữ

Xem thêm: Cho em hỏi, công ty em mới hoạt động sản xuất viên nén gỗ. Đầu vào thì thu mua ở các cá thể nhà dân rác gỗ nhưng họ không có hóa đơn chứng từ gì cả vì họ cũng toàn tự khai thác hoặc thu mua ngoài. Vậy làm sao để chi phí đó hợp lệ ạ?

Sau khi lập, bên bán kê khai bổ sung thuế nếu cần và bên mua điều chỉnh khấu trừ thuế đầu vào. Lưu trữ hóa đơn gốc, biên bản và hóa đơn điều chỉnh ít nhất 10 năm theo Luật Kế toán 2015.

Nếu sai sót dẫn đến chậm nộp thuế, có thể bị phạt hành chính, nhưng nếu tự phát hiện và điều chỉnh kịp thời, có thể được miễn phạt.

Nếu sai sót được phát hiện sau khi bên mua đã sử dụng hóa đơn để kê khai thuế ở nước ngoài, cần thông báo thêm cho bên mua để họ điều chỉnh tương ứng, tránh rủi ro hợp đồng quốc tế.

Việc tuân thủ quy trình trên giúp đảm bảo tính hợp pháp của giao dịch, tránh phạt hành chính và rủi ro kiểm toán thuế, đồng thời duy trì uy tín với đối tác nước ngoài. Công ty dịch vụ kế toán ACC khuyến nghị kiểm tra tỷ giá chính thức để tính toán chính xác giá trị điều chỉnh.

Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.