Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Lý do xảy ra lỗi "Người nộp thuế không thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử"

Lỗi này thường xuất hiện khi hệ thống của cơ quan thuế nhận diện mã số thuế của doanh nghiệp chưa được cập nhật đầy đủ hoặc chưa đáp ứng điều kiện bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định pháp luật.

Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP tất cả tổ chức, cá nhân thực hiện bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trên lãnh thổ Việt Nam đều phải sử dụng hóa đơn điện tử, trừ một số trường hợp đặc biệt

Nếu cơ quan thuế xác nhận thông tin đã cập nhật nhưng vẫn lỗi, có thể do dữ liệu trên hệ thống iHTKK hoặc eTax chưa đồng bộ, hoặc doanh nghiệp thuộc đối tượng chuyển tiếp chưa được kích hoạt tự động. Việc đăng ký không được chấp nhận thường liên quan đến sự không khớp giữa thông tin đăng ký kinh doanh và hồ sơ thuế, dẫn đến hệ thống từ chối thông báo phát hành hóa đơn.

Các điều kiện để thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử

Xem thêm: Mình có nhận làm hàng thủ công mỹ nghệ của công ty rồi thuê thợ làm nhưng không có nhà xưởng và chưa đăng ký kinh doanh, xin hỏi cả nhà mình có phải đóng thuế không? Và nếu đóng thì mức thuế là bao nhiêu phần trăm?

Để tránh lỗi, doanh nghiệp cần đảm bảo đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP

• Có mã số thuế hợp lệ và đang hoạt động kinh doanh
• Đã đăng ký phương pháp khấu trừ thuế GTGT hoặc phương pháp trực tiếp
• Có hệ thống máy tính, phần mềm kế toán điện tử kết nối với cơ quan thuế, hoặc sử dụng dịch vụ của tổ chức cung cấp hóa đơn điện tử được chứng nhận.
• Không thuộc các trường hợp miễn trừ như hộ kinh doanh có doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm (theo Luật Quản lý thuế 2019, sửa đổi bởi Luật 38/2019/QH14).

Nếu doanh nghiệp mới thành lập hoặc thay đổi thông tin, cần kiểm tra lại trên hệ thống etax.gdt.gov.vn để xác nhận trạng thái "đã sử dụng hóa đơn điện tử".

Để khắc phục lỗi, Anh/Chị cần kiểm tra và cập nhật thông tin trước khi nộp lại.

Dưới đây là quy trình cụ thể

Bước 1: Kiểm tra và cập nhật thông tin đăng ký thuế

Truy cập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế bằng tài khoản iHTKK hoặc eTax, kiểm tra phần "Quản lý thông tin người nộp thuế". Nếu thông tin mã số thuế, địa chỉ, ngành nghề kinh doanh chưa khớp với Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, thực hiện chỉnh sửa qua tờ khai điều chỉnh

Gửi hồ sơ điện tử và chờ xác nhận trong 3-5 ngày làm việc. Lưu ý in biên nhận để đối chiếu nếu cần liên hệ cơ quan thuế địa phương.

Bước 2: Xác nhận điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử

Liên hệ Chi cục Thuế quản lý trực tiếp qua đường dây nóng hoặc văn bản để yêu cầu kiểm tra trạng thái đối tượng. Cơ quan thuế sẽ xác minh dữ liệu trên hệ thống chung và cập nhật nếu có sai sót, thường mất 1-2 ngày. Nếu doanh nghiệp sử dụng dịch vụ bên thứ ba, đảm bảo nhà cung cấp đã đăng ký với Tổng cục Thuế.

Xem thêm: Anh chị cho em hỏi: Vấn đề 1: em có hoá đơn đầu vào vận chuyển ngày hoá đơn 31/12/2025. Ngày ký hoá đơn là 3/1/2026. Vậy hoá đơn đó em để kê khai quý 1/2026 đúng không ạ. Còn chi phí tính của năm nào ạ? Vấn đề 2: hàng tháng công ty em phát sinh tiền lương 10 triệu/1 người, chưa đến mức nộp thuế thu nhập cá nhân thì em có phải nộp tờ khai thuế thu nhập cá nhân hàng quý không ạ? Em cảm ơn.

Bước 3: Nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Sau khi cập nhật, đăng nhập eTax, chọn "Hóa đơn điện tử" > "Thông báo phát hành hóa đơn". Điền đầy đủ thông tin như mẫu số hóa đơn, ký hiệu, số lượng, thời điểm bắt đầu sử dụng. Ký số và nộp điện tử; hệ thống sẽ chấp nhận nếu dữ liệu đồng bộ.

Nếu vẫn lỗi, lưu file XML của thông báo và gửi kèm giải trình đến cơ quan thuế để xử lý thủ công, tránh phạt chậm nộp

Nếu thực hiện đúng, quy trình này giúp doanh nghiệp tránh gián đoạn hoạt động và đảm bảo tuân thủ, giảm rủi ro kiểm tra sau.

Việc tuân thủ quy định về hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp minh bạch hóa giao dịch, giảm chi phí in ấn và dễ dàng quản lý dữ liệu thuế.

Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.