Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Nguyên nhân phổ biến gây lệch lạc giữa số tiền thực nhận và doanh thu ghi sổ

Tình huống chênh lệch nhỏ giữa số tiền thực tế nhận được và doanh thu đã ghi nhận trên sổ sách kế toán là vấn đề thường gặp ở doanh nghiệp, đặc biệt với quy mô nhỏ và vừa. Theo Luật Kế toán 2015 nguyên tắc ghi nhận doanh thu phải đảm bảo tính chính xác, đầy đủ và kịp thời, dựa trên chứng từ hợp pháp. Dưới đây là các nguyên nhân chính có thể dẫn đến sự lệch lạc này, dù mức chênh lệch không lớn:

• Sai sót trong xử lý chứng từ hóa đơn: Hóa đơn GTGT có thể bị ghi nhận doanh thu chưa trừ đi các khoản chiết khấu thương mại hoặc giảm giá sau bán hàng, dẫn đến doanh thu sổ sách cao hơn thực nhận.
• Chênh lệch tỷ giá ngoại tệ hoặc phí ngân hàng: Khi giao dịch liên quan ngoại tệ, việc quy đổi tỷ giá có thể gây lệch nhỏ nếu không cập nhật đúng thời điểm. Ngoài ra, phí chuyển khoản ngân hàng hoặc phí dịch vụ khác chưa được khấu trừ vào doanh thu thực nhận.
• Lỗi trong đối soát tài khoản: Số dư tiền mặt hoặc tài khoản ngân hàng chưa được đối soát định kỳ với sổ quỹ, dẫn đến bỏ sót các khoản thu nhỏ lẻ như tiền hoàn tạm ứng hoặc thu hồi công nợ cũ. Điều này thường xảy ra nếu không tuân thủ quy trình ghi nhận theo Luật Kế toán 2015
• Ảnh hưởng từ phần mềm kế toán hoặc nhập liệu thủ công: Lỗi nhập liệu nhân viên hoặc phần mềm tự động tính toán sai có thể tạo chênh lệch dưới 1 triệu đồng, đặc biệt ở doanh nghiệp sử dụng hệ thống kế toán cơ bản.

Để xác định nguyên nhân và điều chỉnh, doanh nghiệp cần thực hiện kiểm tra nội bộ một cách có hệ thống, đảm bảo tuân thủ về xử phạt vi phạm hành chính trong kế toán nếu phát hiện sai sót cố ý.

Xem thêm: Anh chị cho em hỏi nếu khách đặt hàng nhưng sau đó hủy mà trước đó đã ghi vào sổ rồi thì nên xóa hay điều chỉnh lại ạ?

Dưới đây là quy trình kiểm tra cơ bản, phù hợp với doanh nghiệp nhỏ:

Bước 1: Đối soát chứng từ gốc với sổ sách

Thu thập toàn bộ hóa đơn bán hàng, biên lai thu tiền và sao kê ngân hàng trong kỳ kế toán liên quan. So sánh từng giao dịch để kiểm tra xem doanh thu ghi nhận có khớp với số tiền thực nhận. Quá trình này giúp phát hiện sai sót chứng từ ngay lập tức

Bước 2: Kiểm tra tỷ giá và phí liên quan

Xem xét các giao dịch ngoại tệ bằng cách áp dụng tỷ giá công bố của Ngân hàng Nhà nước tại thời điểm giao dịch. Đồng thời, trừ đi các khoản phí ngân hàng từ sao kê để tính doanh thu thực tế. Nếu chênh lệch do tỷ giá, điều chỉnh theo Luật Kế toán 2015

Bước 3: Đối soát tài khoản và kiểm kê quỹ

Thực hiện đối soát số dư tài khoản 131 (phải thu khách hàng) và 112 (tiền gửi ngân hàng) với sổ cái kế toán. Kiểm kê tiền mặt thực tế so với sổ quỹ để loại trừ lỗi nhập liệu. Nếu phát hiện chênh lệch, lập biên bản điều chỉnh và ghi nhận vào sổ bổ sung, đảm bảo tính minh bạch theo nguyên tắc kế toán cơ bản.

Xem thêm: Mọi người cho em hỏi nếu bán hàng qua nhiều kênh khác nhau mà mỗi kênh thống kê một kiểu thì khi tổng hợp lại nên dựa vào nguồn nào là chính?

Bước 4: Xem xét phần mềm và đào tạo nhân viên

Kiểm tra log hệ thống phần mềm kế toán để phát hiện lỗi tự động, sau đó cập nhật hoặc hiệu chỉnh. Tổ chức đào tạo nội bộ về quy trình ghi nhận doanh thu để tránh lặp lại, phù hợp về chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ.

Nếu sau các bước trên vẫn không tìm ra nguyên nhân, khuyến nghị thuê kiểm toán độc lập để rà soát sâu hơn, tránh rủi ro pháp lý.

Việc tuân thủ nghiêm ngặt các quy định kế toán không chỉ giúp doanh nghiệp tránh phạt hành chính. Đồng thời, phát hiện sớm sai sót giúp tối ưu hóa dòng tiền và giảm thiểu rủi ro thuế. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.