Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Nguyên nhân gây lỗi mã số thuế không khớp với serial đăng ký trên hóa đơn điện tử

Lỗi này thường xảy ra khi thông tin mã số thuế (MST) của người bán không đồng bộ với serial (dãy số định danh) đã đăng ký sử dụng cho hóa đơn điện tử trên hệ thống của cơ quan thuế. Theo Thông tư 20/2026/TT-BTC, hóa đơn điện tử phải đảm bảo tính toàn vẹn và khớp nối dữ liệu với cơ sở dữ liệu quốc gia về hóa đơn điện tử. Nguyên nhân phổ biến bao gồm: cập nhật MST sai sót khi đăng ký ban đầu, thay đổi thông tin doanh nghiệp mà chưa thông báo kịp thời, hoặc lỗi kỹ thuật từ phần mềm lập hóa đơn không tuân thủ Luật Giao dịch điện tử 2023 (Điều 17 quy định về tính xác thực của thông điệp dữ liệu điện tử). Việc này có thể dẫn đến hóa đơn bị từ chối truyền dữ liệu, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.

Quy trình khắc phục lỗi

Để khắc phục, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau một cách nhanh chóng nhằm đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật và tránh phạt hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, với mức phạt đối với hành vi lập hóa đơn không đúng quy định.

Xem thêm: Tính theo phương pháp nhập trước xuất trước tháng 1,2,3 sau khi chạy giá thành xong giá vốn của các sản phẩm đúng, nhưng khi qua tháng 4 trở đi giá vốn chạy không đúng và cao hơn giá bán, không biết em tích nhầm ở đâu và lỗi vì sao, các anh chị biết hướng dẫn giúp em với ạ. Em cảm ơn các anh chị nhiều lắm.

Bước 1: Kiểm tra và xác minh thông tin đăng ký

Doanh nghiệp tự kiểm tra lại hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (etax.gdt.gov.vn). So sánh MST hiện tại với serial đã cấp theo Thông tư 20/2026/TT-BTC. Nếu phát hiện sai sót, lưu giữ biên bản kiểm tra nội bộ làm cơ sở cho các bước tiếp theo. Việc này giúp xác định rõ nguyên nhân mà không cần can thiệp bên ngoài ngay lập tức, tiết kiệm thời gian.

Bước 2: Liên hệ nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử

Thông báo lỗi cho đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử (như VNPT, BKAV hoặc các tổ chức được chứng nhận theo Thông tư 20/2026/TT-BTC). Yêu cầu họ kiểm tra và cập nhật dữ liệu kỹ thuật để đồng bộ MST với serial. Theo Luật Giao dịch điện tử 2023 (Điều 20), nhà cung cấp chịu trách nhiệm đảm bảo tính chính xác của hệ thống. Thời gian khắc phục thường trong vòng 24-48 giờ, và doanh nghiệp cần nhận biên bản xác nhận từ nhà cung cấp để làm chứng cứ.

Bước 3: Nộp hồ sơ điều chỉnh thông tin với cơ quan thuế

Chuẩn bị và nộp hồ sơ điều chỉnh qua Cổng thông tin điện tử hoặc trực tiếp tại Chi cục Thuế quản lý. Hồ sơ bao gồm:

Xem thêm: Nhóm 3 nhưng không có hóa đơn đầu vào thì phải làm sao?!

• Văn bản đề nghị điều chỉnh thông tin đăng ký hóa đơn điện tử (theo mẫu tại Thông tư 20/2026/TT-BTC).
• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh cập nhật MST mới (nếu có thay đổi).
• Biên bản kiểm tra lỗi từ nhà cung cấp phần mềm.
• Danh sách hóa đơn bị lỗi (nếu cần hủy theo Thông tư 20/2026/TT-BTC).

Cơ quan thuế sẽ xử lý trong vòng 3-5 ngày làm việc, cấp serial mới nếu cần. Sau khi khắc phục, doanh nghiệp phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho các hóa đơn bị lỗi trước đó.

Lưu ý khi khắc phục

Trong quá trình khắc phục, doanh nghiệp không được tiếp tục xuất hóa đơn bị lỗi để tránh vi phạm. Nếu lỗi dẫn đến kê khai thuế sai, cần điều chỉnh bổ sung theo Luật Quản lý thuế 2019 (Điều 47). Khuyến nghị lưu trữ toàn bộ dữ liệu điện tử theo quy định tại Điều 25 Thông tư 20/2026/TT-BTC để phục vụ kiểm tra sau này.

Việc tuân thủ kịp thời các quy định về hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý, đảm bảo dòng tiền thông suốt và nâng cao uy tín với đối tác. Đồng thời, giảm thiểu chi phí phạt và thời gian gián đoạn hoạt động kinh doanh. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.