Mẫu công văn xin trích lục giấy phép kinh doanh là tài liệu cần thiết giúp doanh nghiệp nhanh chóng yêu cầu bản sao giấy phép khi mất mát hoặc cần sử dụng cho giao dịch. Việc chuẩn bị đúng mẫu giúp quá trình xử lý diễn ra thuận lợi và tuân thủ quy định hiện hành. Nội dung sau đây sẽ hướng dẫn chi tiết cùng Công ty dịch vụ kế toán.

1. Tầm quan trọng của việc xin trích lục giấy phép kinh doanh

Giấy phép kinh doanh là giấy tờ pháp lý chứng minh tư cách hoạt động của doanh nghiệp. Khi cần bản sao để ký hợp đồng, tham gia đấu thầu hoặc giải quyết tranh chấp, doanh nghiệp thường phải làm công văn xin trích lục. Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020, cơ quan đăng ký kinh doanh có trách nhiệm cung cấp thông tin trích lục theo yêu cầu hợp lệ của tổ chức, cá nhân.

Nghị định số 168/2025/NĐ-CP quy định chi tiết về phí, lệ phí và thời hạn xử lý các thủ tục liên quan đến đăng ký kinh doanh, trong đó có việc trích lục giấy phép. Việc sử dụng mẫu công văn chuẩn giúp tránh sai sót về hình thức và nội dung, đảm bảo hồ sơ được tiếp nhận nhanh chóng.

2. Mẫu công văn xin trích lục giấy phép kinh doanh mới

Mẫu công văn dưới đây được thiết kế theo đúng quy định hiện hành, bao gồm đầy đủ các mục cần thiết như thông tin người yêu cầu, nội dung đề nghị và lý do xin trích lục. Doanh nghiệp có thể tải về và chỉnh sửa phù hợp với tình huống thực tế.

Tải xuống PDF | Tải xuống Word

Xem thêm: Một người được đứng tên mấy giấy phép kinh doanh? Tìm hiểu

3. Các nội dung cần có trong công văn xin trích lục

Công văn cần ghi rõ tên đơn vị hoặc cá nhân gửi, địa chỉ liên hệ, số điện thoại và email. Phần nội dung chính phải nêu rõ tên doanh nghiệp, mã số thuế, ngày cấp giấy phép gốc và lý do xin trích lục. Ngoài ra, cần chỉ rõ số lượng bản sao cần thiết và hình thức nhận kết quả (trực tiếp hoặc qua bưu điện). Việc liệt kê đầy đủ thông tin giúp cơ quan tiếp nhận xử lý nhanh hơn và giảm nguy cơ phải bổ sung hồ sơ. Doanh nghiệp nên kiểm tra lại ngày tháng, chữ ký và đóng dấu trước khi gửi để đảm bảo tính hợp lệ.

Xem thêm: Bán hàng trên Lazada có cần giấy phép kinh doanh không? Chi tiết

4. Quy trình nộp hồ sơ xin trích lục giấy phép kinh doanh

Bước 1: Chuẩn bị công văn và các giấy tờ liên quan

Doanh nghiệp soạn thảo công văn theo mẫu, kèm theo bản sao giấy tờ tùy thân của người đại diện và giấy ủy quyền nếu có. Hồ sơ được chuẩn bị thành hai bộ để nộp và lưu.

Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan tiếp nhận

Hồ sơ được nộp trực tiếp hoặc qua bưu điện tại Phòng Kinh tế nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Thời gian tiếp nhận hồ sơ là trong giờ hành chính các ngày làm việc.

Bước 3: Nhận kết quả

Cơ quan tiếp nhận kiểm tra và giải quyết trong thời hạn quy định tại Nghị định số 168/2025/NĐ-CP. Doanh nghiệp nhận kết quả tại quầy hoặc qua đường bưu điện sau khi hoàn tất lệ phí.

5. Lưu ý khi sử dụng mẫu công văn

Doanh nghiệp cần cập nhật thông tin chính xác theo tình trạng thực tế của giấy phép kinh doanh. Tránh sử dụng mẫu cũ hoặc sao chép không chỉnh sửa, vì có thể bị từ chối do thiếu thông tin. Nên giữ lại biên nhận nộp hồ sơ để theo dõi tiến độ. Việc tham khảo mẫu chuẩn giúp giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian làm việc với cơ quan nhà nước.

Mẫu công văn xin trích lục giấy phép kinh doanh hỗ trợ doanh nghiệp hoàn thiện thủ tục nhanh chóng và đúng quy định. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo hoặc tư vấn chi tiết, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán.