Mẫu hóa đơn giá trị gia tăng là tài liệu quan trọng giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định thuế, đảm bảo tính minh bạch trong giao dịch kinh tế. Trong bối cảnh hóa đơn điện tử đang trở thành bắt buộc, việc nắm rõ mẫu mới nhất giúp tránh sai sót và tối ưu hóa chi phí kế toán. Bài viết này sẽ cung cấp thông tin chi tiết, hỗ trợ doanh nghiệp cập nhật kịp thời. Cùng Công ty kế toán ACC khám phá sâu hơn.

1. Khái niệm và vai trò của hóa đơn giá trị gia tăng

Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) là chứng từ do người bán lập để ghi nhận giao dịch cung cấp hàng hóa, dịch vụ, đồng thời chứng minh số thuế GTGT đầu ra. Theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ, hóa đơn GTGT phải đảm bảo tính toàn vẹn, không thể thay đổi nội dung sau khi phát hành. Vai trò chính của nó bao gồm:

• Làm cơ sở để người mua khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
• Hỗ trợ cơ quan thuế quản lý doanh thu và chống thất thu thuế.
• Là tài liệu kế toán bắt buộc trong báo cáo tài chính doanh nghiệp.

Thông tư 32/2025/TT-BTC hướng dẫn thực hiện Luật Quản lý thuế, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ, Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 123/2020/NĐ-CP việc sử dụng hóa đơn điện tử, nhấn mạnh rằng hóa đơn GTGT phải được lập điện tử từ ngày 01/07/2022 đối với hầu hết doanh nghiệp. Việc áp dụng đúng giúp doanh nghiệp tránh phạt hành chính từ 4-8 triệu đồng nếu vi phạm hình thức hóa đơn.

2. Mẫu hóa đơn giá trị gia tăng mới nhất

Mẫu hóa đơn giá trị gia tăng mới nhất được cập nhật theo các quy định hiện hành, tập trung vào định dạng điện tử với các trường thông tin bắt buộc như mã số thuế, ngày lập, giá trị hàng hóa và thuế suất.

Biểu mẫu này đảm bảo tính chuẩn hóa, dễ dàng tích hợp với phần mềm kế toán. Doanh nghiệp có thể sử dụng trực tiếp để lập hóa đơn mà không cần chỉnh sửa thủ công.

Tải xuống PDF | Tải xuống Word

Xem thêm: Thuế GTGT của rượu bia hiện nay là bao nhiêu?

3. Các nội dung bắt buộc trên mẫu hóa đơn giá trị gia tăng

Mẫu hóa đơn giá trị gia tăng phải bao gồm các thông tin cơ bản theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, nhằm đảm bảo tính pháp lý và dễ dàng kiểm tra. Các nội dung chính gồm:

• Tên hóa đơn: "Hóa đơn giá trị gia tăng".
• Thông tin người bán: Tên, địa chỉ, mã số thuế, số điện thoại.
• Thông tin người mua: Tương tự người bán, nếu là giao dịch B2B.
• Chi tiết hàng hóa/dịch vụ: Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất GTGT (thường 0%, 5%, 8% hoặc 10%).
• Tổng giá trị: Bao gồm tiền hàng trước thuế, thuế GTGT và tổng thanh toán.
• Chữ ký số hoặc mã xác thực điện tử cho hóa đơn điện tử.

Thông tư 32/2025/TT-BTC quy định thêm rằng hóa đơn phải có mã của cơ quan thuế (nếu áp dụng) và thời điểm lập không muộn hơn thời điểm chuyển giao hàng hóa. Việc thiếu bất kỳ nội dung nào có thể dẫn đến hóa đơn bị từ chối khấu trừ thuế.

Xem thêm: Mức phạt kê khai sai thuế GTGT

4. Hướng dẫn sử dụng và lưu ý khi áp dụng mẫu hóa đơn giá trị gia tăng

Để sử dụng mẫu hóa đơn giá trị gia tăng hiệu quả, doanh nghiệp cần tuân thủ quy trình lập và phát hành theo quy định pháp luật. Quy trình được trình bày rõ ràng qua các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị thông tin giao dịch

Thu thập đầy đủ dữ liệu về hàng hóa, dịch vụ, bao gồm hợp đồng, biên bản giao nhận. Đảm bảo thông tin người mua và người bán chính xác để tránh sai sót. Theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, bước này phải hoàn thành trước khi lập hóa đơn để đảm bảo tính kịp thời.

Bước 2: Lập hóa đơn điện tử

Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử được Tổng cục Thuế công nhận, điền thông tin vào mẫu chuẩn. Hóa đơn phải được ký số ngay sau khi lập. Thông tư 32/2025/TT-BTC yêu cầu thời điểm lập hóa đơn không quá 24 giờ kể từ khi hoàn thành giao dịch đối với hàng hóa.

Bước 3: Gửi hóa đơn cho người mua

Phát hành hóa đơn qua email hoặc hệ thống điện tử, đồng thời lưu trữ bản sao. Người mua nhận hóa đơn để khấu trừ thuế. Nếu cần nộp hồ sơ liên quan đến hóa đơn (như đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử), cơ quan tiếp nhận là Chơ quan thuế khu vực quản lý trực tiếp doanh nghiệp, thời gian xử lý hồ sơ khoảng 3-5 ngày làm việc.

Bước 4: Lưu trữ và báo cáo

Lưu hóa đơn điện tử ít nhất 10 năm theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP. Báo cáo định kỳ cho cơ quan thuế qua hệ thống iHTKK hoặc eTax.

Lưu ý quan trọng: Doanh nghiệp mới thành lập phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trước khi phát hành. Tránh sử dụng hóa đơn giấy sau ngày 01/07/2022 để không bị phạt từ 10-20 triệu đồng. Nếu gặp khó khăn, nên tham khảo ý kiến chuyên gia để đảm bảo tuân thủ.

Mẫu hóa đơn giá trị gia tăng là công cụ thiết yếu giúp doanh nghiệp vận hành suôn sẻ trong môi trường kinh doanh hiện đại. Việc cập nhật và áp dụng đúng quy định không chỉ tránh rủi ro pháp lý mà còn nâng cao hiệu quả quản lý thuế. Để được hỗ trợ chi tiết về lập hóa đơn hoặc tư vấn kế toán, hãy liên hệ Công ty kế toán ACC ngay hôm nay. Đội ngũ chuyên gia sẵn sàng đồng hành cùng bạn.