Mẫu phụ lục hợp đồng thay đổi tên công ty là tài liệu quan trọng giúp doanh nghiệp cập nhật thông tin chính xác trong các hợp đồng đang hiệu lực, tránh rủi ro pháp lý và duy trì tính liên tục kinh doanh. Khi công ty thay đổi tên, việc lập phụ lục không chỉ đảm bảo hợp đồng vẫn có giá trị mà còn tuân thủ các quy định pháp luật liên quan. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết về mẫu và thủ tục, giúp bạn dễ dàng áp dụng. Cùng Công ty kế toán ACC khám phá ngay.

1. Lý do cần lập phụ lục hợp đồng khi thay đổi tên công ty

Thay đổi tên công ty là một trong những quyết định chiến lược phổ biến, nhằm tái cấu trúc thương hiệu hoặc phù hợp với định hướng kinh doanh mới. Tuy nhiên, điều này có thể ảnh hưởng đến hàng loạt hợp đồng hiện hành, nơi tên cũ vẫn được ghi nhận.

Theo quy định tại Điều 403 Bộ luật Dân sự 2015, phụ lục hợp đồng là phần không tách rời của hợp đồng chính, có hiệu lực tương đương và nội dung không được trái với hợp đồng ban đầu trừ khi có thỏa thuận khác. Việc lập mẫu phụ lục hợp đồng thay đổi tên công ty giúp cập nhật thông tin kịp thời, tránh tranh chấp phát sinh từ sự không nhất quán.

Hơn nữa, Luật Doanh nghiệp 2020 yêu cầu doanh nghiệp phải thông báo thay đổi tên trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP. Nếu không cập nhật hợp đồng, doanh nghiệp có nguy cơ bị xử phạt vi phạm hành chính theo Nghị định 122/2021/NĐ-CP, với mức phạt từ 5 triệu đến 20 triệu đồng tùy trường hợp.

Do đó, phụ lục không chỉ là công cụ pháp lý mà còn bảo vệ quyền lợi kinh doanh lâu dài. Nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn khi bỏ qua bước này, dẫn đến hợp đồng bị vô hiệu hóa một phần hoặc mất cơ hội hợp tác. Việc sử dụng mẫu phụ lục hợp đồng thay đổi tên công ty chuẩn sẽ giúp quá trình diễn ra suôn sẻ, tiết kiệm thời gian và chi phí.

>> Đọc thêm: Dịch vụ thay đổi giấy phép kinh doanh trọn gói giá rẻ

2. Mẫu phụ lục hợp đồng thay đổi tên công ty chi tiết

Mẫu phụ lục hợp đồng thay đổi tên công ty là biểu mẫu chuẩn, được thiết kế để bổ sung thông tin tên mới vào hợp đồng gốc một cách rõ ràng và hợp pháp.

Tài liệu này thường bao gồm các phần cơ bản như thông tin bên ký kết, nội dung thay đổi, ngày hiệu lực và chữ ký xác nhận. Sử dụng mẫu giúp đảm bảo tính nhất quán và tuân thủ pháp lý, tránh sai sót không đáng có.

Tải xuống PDF | Tải xuống Word

Xem thêm: Mẫu quyết định thay đổi vốn điều lệ công ty cổ phần chuẩn

3. Thủ tục thay đổi tên công ty và lập phụ lục hợp đồng

Để thay đổi tên công ty, doanh nghiệp cần thực hiện các bước theo quy định pháp luật, sau đó lập mẫu phụ lục hợp đồng thay đổi tên công ty cho từng hợp đồng liên quan. Quy trình này được hướng dẫn chi tiết tại Luật Doanh nghiệp 2020 và Nghị định 168/2025/NĐ-CP, đảm bảo tính minh bạch và công khai. Dưới đây là các bước cụ thể:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thay đổi tên công ty

Hồ sơ bao gồm thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (theo mẫu tại Phụ lục Thông tư 68/2025/TT-BTC), quyết định của chủ sở hữu hoặc Hội đồng thành viên/Hội đồng quản trị, biên bản họp nếu áp dụng, và giấy ủy quyền nếu có người đại diện nộp. Hồ sơ cần thể hiện rõ tên cũ và tên mới đề xuất, đảm bảo tên mới không trùng lặp với doanh nghiệp khác. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng giúp tránh từ chối hồ sơ, tiết kiệm thời gian xử lý.

Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký kinh doanh

Hồ sơ được nộp trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (dangkykinhdoanh.gov.vn) hoặc trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh và tài chính doanh nghiệp thuộc Sở Tài chính tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp đăng ký. Thời gian xử lý là 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ; nếu hồ sơ thiếu, cơ quan sẽ thông báo bổ sung trong 3 ngày. Sau khi được chấp thuận, doanh nghiệp nhận Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh mới với tên cập nhật.

Bước 3: Công bố thông tin thay đổi

Trong vòng 30 ngày kể từ ngày cấp Giấy chứng nhận mới, doanh nghiệp phải công bố nội dung thay đổi trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, kèm theo phí công bố 100.000 đồng. Việc này giúp các đối tác và cơ quan nhà nước cập nhật thông tin kịp thời. Nếu không công bố, doanh nghiệp có thể bị phạt từ 10 triệu đến 20 triệu đồng theo Nghị định 122/2021/NĐ-CP.

Bước 4: Lập và ký phụ lục hợp đồng

Sau khi có tên mới, sử dụng mẫu phụ lục hợp đồng thay đổi tên công ty để bổ sung vào từng hợp đồng đang hiệu lực. Phụ lục phải ghi rõ số hợp đồng gốc, ngày ký, nội dung thay đổi (tên cũ sang tên mới), và ngày hiệu lực (thường là ngày cấp Giấy chứng nhận mới). Cả hai bên ký xác nhận, và phụ lục được coi là phần không tách rời theo Điều 403 Bộ luật Dân sự 2015. Gửi bản sao cho đối tác và lưu trữ nội bộ để tránh tranh chấp sau này.

Quy trình trên đảm bảo tính pháp lý toàn diện, giúp doanh nghiệp hoạt động liên tục mà không gián đoạn.

Xem thêm: Thủ tục đăng ký thay đổi vốn điều lệ công ty đại chúng mới

4. Lưu ý quan trọng khi sử dụng mẫu phụ lục hợp đồng thay đổi tên công ty

Khi áp dụng mẫu phụ lục hợp đồng thay đổi tên công ty, doanh nghiệp cần chú ý một số điểm để tránh rủi ro.

Trước hết, nội dung phụ lục phải phù hợp với hợp đồng gốc, không thay đổi các điều khoản khác trừ khi có thỏa thuận bổ sung, theo quy định tại Điều 403 Bộ luật Dân sự 2015. Thứ hai, kiểm tra xem tên mới đã được phê duyệt chính thức chưa trước khi ký phụ lục, vì sử dụng tên chưa đăng ký có thể dẫn đến vô hiệu hóa văn bản.

Danh sách các lưu ý cụ thể:

• Đảm bảo tất cả bên liên quan (bên A, bên B) đồng ý và ký xác nhận phụ lục.
• Lưu trữ phụ lục cùng hợp đồng gốc, và cập nhật vào hệ thống quản lý hợp đồng nội bộ.
• Nếu hợp đồng liên quan đến bên nước ngoài, cần dịch thuật và công chứng nếu yêu cầu.
• Theo dõi thời hạn hiệu lực của hợp đồng để lập phụ lục kịp thời, tránh hết hạn trước khi cập nhật.
• Tư vấn luật sư nếu hợp đồng phức tạp, đặc biệt với các điều khoản về tranh chấp hoặc chấm dứt.

Việc tuân thủ các lưu ý này không chỉ giúp phụ lục có giá trị pháp lý mà còn giảm thiểu chi phí khắc phục sau này. Nhiều doanh nghiệp đã gặp vấn đề khi bỏ qua bước kiểm tra, dẫn đến kiện tụng kéo dài. Bằng cách sử dụng mẫu chuẩn và quy trình đúng, bạn có thể yên tâm về tính hợp lệ của các hợp đồng.

Mẫu phụ lục hợp đồng thay đổi tên công ty là công cụ thiết yếu để doanh nghiệp duy trì sự ổn định pháp lý sau khi thay đổi thông tin đăng ký. Việc áp dụng đúng quy định không chỉ tránh phạt mà còn củng cố uy tín kinh doanh. Để được hỗ trợ chuyên sâu về thủ tục và mẫu biểu, hãy liên hệ Công ty kế toán ACC ngay hôm nay. Đội ngũ chuyên gia sẽ đồng hành cùng bạn, đảm bảo mọi bước đi suôn sẻ và hiệu quả.