Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

1. Các thủ tục cần thực hiện sau khi mở tài khoản ngân hàng mới (ngoài việc liên kết với trang thuế điện tử)

Sau khi mở tài khoản ngân hàng mới, doanh nghiệp bắt buộc phải thông báo thay đổi thông tin đăng ký thuế để cơ quan thuế cập nhật, đảm bảo tính chính xác trong quản lý thuế và tránh các rủi ro pháp lý. Theo quy định tại Điều 17 Nghị định 126/2020/NĐ-CP hướng dẫn thi hành Luật Quản lý thuế 2019, doanh nghiệp phải thực hiện thông báo thay đổi trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày phát sinh thay đổi. Thông tư 86/2024/TT-BTC cũng quy định chi tiết về hồ sơ và phương thức nộp. Dưới đây là quy trình thực hiện:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thông báo thay đổi

Doanh nghiệp cần lập hồ sơ theo Mẫu số 08-MST ban hành kèm Thông tư 86/2024/TT-BTC, trong đó ghi rõ thông tin tài khoản ngân hàng mới (số tài khoản, tên ngân hàng, chi nhánh). Kèm theo là giấy xác nhận mở tài khoản từ ngân hàng (bản sao có chứng thực hoặc bản điện tử nếu nộp online). Hồ sơ phải được ký điện tử nếu nộp qua cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

Bước 2: Nộp hồ sơ thông báo

Nộp hồ sơ qua Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế (etax.gov.vn) hoặc trực tiếp tại Chi cục Thuế quản lý. Thời hạn là 10 ngày, nếu chậm trễ có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, với mức phạt tùy theo thời gian vi phạm.

Bước 3: Theo dõi và nhận phản hồi

Xem thêm: Cho hỏi nếu hộ kinh doanh vay tiền người thân để nhập hàng, không có hợp đồng rõ ràng, sau này giải trình với cơ quan thuế có vấn đề gì không?

Sau khi nộp, cơ quan thuế sẽ xử lý trong vòng 03 ngày làm việc và gửi thông báo cập nhật qua hệ thống điện tử. Doanh nghiệp kiểm tra mã số thuế trên trang thuế điện tử để xác nhận thông tin đã được cập nhật, đồng thời lưu giữ hồ sơ để phục vụ kiểm tra sau này.

Lưu ý rằng, việc thông báo này giúp đồng bộ thông tin tài khoản với hệ thống thuế quốc gia, tránh tình trạng chậm trễ trong hoàn thuế hoặc kê khai.

2. Quy trình cập nhật số tài khoản mới lên hóa đơn điện tử

Để cập nhật số tài khoản ngân hàng mới lên hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần đăng ký thay đổi nội dung hóa đơn với cơ quan thuế, vì thông tin tài khoản là một phần của mẫu hóa đơn bắt buộc phải chính xác theo quy định pháp luật. Theo Điều 13 Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ điện tử và Thông tư 20/2026/TT-BTC hướng dẫn thi hành, doanh nghiệp phải thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử mới hoặc điều chỉnh mẫu hóa đơn hiện tại. Quy trình được thực hiện qua nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử (như VNPT, Viettel) và cơ quan thuế, với thời hạn thông báo thay đổi không quá 02 ngày trước khi sử dụng. Dưới đây là các bước cụ thể:

Bước 1: Chuẩn bị thông tin thay đổi

Liên hệ nhà cung cấp hóa đơn điện tử để yêu cầu cập nhật mẫu hóa đơn, bao gồm số tài khoản mới. Chuẩn bị Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT (Thông tư 20/2026/TT-BTC) ghi rõ nội dung thay đổi (thông tin tài khoản ngân hàng). Đảm bảo mẫu hóa đơn mới tuân thủ quy định về định dạng và nội dung bắt buộc theo Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Bước 2: Nộp đăng ký thay đổi với cơ quan thuế

Xem thêm: Bên mình kinh doanh thực phẩm online, có nhiều đơn bị hoàn do khách không nhận, vậy doanh thu kê khai có cần loại các đơn này ra không?

Nộp hồ sơ đăng ký qua Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế hoặc nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử. Hồ sơ bao gồm:

• Mẫu đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT).
• Giấy xác nhận tài khoản ngân hàng mới.
• Mẫu hóa đơn điện tử đã cập nhật (file XML hoặc PDF minh họa).

Cơ quan thuế sẽ phê duyệt trong vòng 01 ngày làm việc nếu hồ sơ hợp lệ.

Bước 3: Triển khai và kiểm tra

Sau khi được phê duyệt, nhà cung cấp sẽ cập nhật hệ thống và doanh nghiệp bắt đầu sử dụng hóa đơn mới từ ngày thông báo. Kiểm tra bằng cách phát hành thử nghiệm một hóa đơn và xác nhận thông tin tài khoản hiển thị đúng. Nếu vi phạm (như sử dụng hóa đơn chưa cập nhật), có thể bị phạt hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Việc cập nhật kịp thời giúp hóa đơn điện tử hợp lệ, tránh rủi ro bị từ chối khi kê khai thuế và đảm bảo tính minh bạch trong giao dịch.

Việc tuân thủ các thủ tục trên không chỉ giúp doanh nghiệp tránh các chế tài hành chính mà còn nâng cao hiệu quả quản lý tài chính và tuân thủ pháp luật thuế. Đồng thời, thông tin cập nhật chính xác hỗ trợ quá trình kiểm toán và báo cáo tài chính suôn sẻ hơn. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.