Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Điều kiện để khoản chi được coi là hợp lý và được trừ trong thuế TNDN

Theo quy định tại Điều 4 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) năm 2025, khoản chi được trừ phải đáp ứng các điều kiện cơ bản: liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh, có chứng từ hợp pháp theo quy định pháp luật, và không thuộc các khoản chi không được trừ tại Thông tư 20/2026/TT-BTC. Cụ thể, chứng từ phải là hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) hoặc hóa đơn bán hàng hợp pháp theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn điện tử. Nếu chỉ có phiếu thu tiền mà không kèm hóa đơn, khoản chi này thường không đủ điều kiện để được coi là hợp lý, vì phiếu thu chỉ chứng minh việc thanh toán chứ không chứng minh đầy đủ nội dung giao dịch (số lượng, đơn giá, thuế suất).

Trường hợp mua hàng từ hộ kinh doanh không xuất hóa đơn

Xem thêm: Dạ cho em hỏi thêm, bên em nhận gia công quần áo, vải do đối tác cung cấp, mình chỉ lấy tiền công. Khi ghi nhận doanh thu thì có cần thể hiện cả giá trị vải không hay chỉ ghi tiền công thôi?

Hộ kinh doanh cá thể nộp thuế theo phương pháp khoán hoặc kê khai thường không bắt buộc xuất hóa đơn GTGT, nhưng theo Nghị định 312/2025/NĐ-CP (quy định chi tiết thi hành Luật Thuế TNDN 2025), doanh nghiệp mua hàng phải yêu cầu hộ kinh doanh xuất hóa đơn bán hàng điện tử hoặc biên lai thu thuế theo mẫu quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Nếu hộ kinh doanh chỉ cung cấp phiếu thu (không phải hóa đơn hợp pháp), khoản chi này không được đưa vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN, trừ trường hợp giá trị dưới 20 triệu đồng và có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (chuyển khoản ngân hàng) kèm hợp đồng mua bán. Trong thực tế, cơ quan thuế sẽ loại trừ khoản chi này khi quyết toán, dẫn đến tăng thu nhập chịu thuế.

Hồ sơ chứng minh để hỗ trợ khoản chi

Để tăng tính hợp pháp cho khoản chi, doanh nghiệp cần bổ sung các chứng từ sau, theo hướng dẫn tại Thông tư 20/2026/TT-BTC và Nghị định 312/2025/NĐ-CP:

• Hóa đơn bán hàng hoặc biên lai từ hộ kinh doanh (nếu có).
• Hợp đồng mua bán hàng hóa, ghi rõ số lượng, đơn giá và điều khoản thanh toán.
• Bảng kê hàng hóa nhập kho hoặc chứng từ kiểm kê thực tế.
• Chứng từ thanh toán (phiếu chi, sao kê ngân hàng nếu trên 20 triệu đồng).

Nếu thiếu các hồ sơ này, doanh nghiệp có thể bị cơ quan thuế từ chối khấu trừ, dẫn đến truy thu thuế TNDN với mức phạt chậm nộp trên số tiền chậm nộp (theo quy định xử phạt vi phạm hành chính về thuế).

Xem thêm: Nhờ anh chị giải đáp giúp, khách đã đặt hàng rồi nhưng đổi sang sản phẩm giá cao hơn, phần chênh lệch thu thêm thì nên xuất hóa đơn riêng hay điều chỉnh trên hóa đơn cũ?

Hậu quả nếu không tuân thủ và cách khắc phục

Việc đưa khoản chi không hợp lý vào quyết toán thuế TNDN có thể dẫn đến xử phạt hành chính theo Nghị định 312/2025/NĐ-CP, với mức phạt trên số thuế kê khai sai. Để khắc phục, doanh nghiệp nên yêu cầu hộ kinh doanh bổ sung hóa đơn chậm nhất trong vòng 90 ngày kể từ ngày giao dịch, hoặc sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP để đảm bảo tính hợp pháp. Nếu không thể bổ sung, khoản chi sẽ bị loại trừ khỏi chi phí được trừ.

Việc tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về chứng từ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro truy thu thuế, giảm thiểu chi phí phát sinh và đảm bảo minh bạch trong báo cáo tài chính. Đồng thời, điều này góp phần nâng cao uy tín với cơ quan thuế và đối tác. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.