Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Điều kiện tính chi phí mua máy móc phục vụ kinh doanh

Theo quy định tại Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025, chi phí mua sắm tài sản cố định (TSCĐ) như máy móc phục vụ kinh doanh chỉ được tính vào chi phí được trừ khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện về tính hợp lý, hợp pháp và có chứng từ chứng minh. Cụ thể, khoản chi này phải liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh, không vượt quá mức giá thị trường và phải có hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật về thuế và kế toán. Nếu thiếu hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) hoặc chứng từ tương đương, khoản chi sẽ không được khấu trừ thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), dẫn đến tăng thu nhập chịu thuế và có thể bị cơ quan thuế loại trừ khi quyết toán.

Xem thêm: Anh/chị cho tôi hỏi trường hợp xuất hóa đơn rồi nhưng sau đó phát hiện sai đơn giá thì xử lý theo hướng điều chỉnh hay hủy sẽ đúng hơn?

Yêu cầu về chứng từ và hóa đơn

• Hóa đơn GTGT hợp pháp là bắt buộc đối với giao dịch mua TSCĐ từ nhà cung cấp là tổ chức, cá nhân kinh doanh có đăng ký thuế, theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ. Hóa đơn phải ghi rõ thông tin người bán, người mua, mô tả hàng hóa (máy móc), số lượng, đơn giá, thành tiền và thuế GTGT (nếu áp dụng).
• Trường hợp mua từ cá nhân không kinh doanh hoặc không có hóa đơn GTGT, doanh nghiệp có thể sử dụng chứng từ khác như hợp đồng mua bán, biên bản bàn giao, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (chuyển khoản ngân hàng) để chứng minh, nhưng theo Thông tư 92/2015/TT-BTC hướng dẫn về chi phí được trừ, các chứng từ này chỉ được chấp nhận nếu chứng minh được tính hợp pháp và không thay thế hoàn toàn hóa đơn GTGT. Trong thực tế, cơ quan thuế thường không công nhận khoản chi thiếu hóa đơn làm cơ sở khấu hao TSCĐ, dẫn đến không được tính khấu hao hàng năm vào chi phí.
• Nếu không có bất kỳ chứng từ nào, khoản chi mua máy móc sẽ bị loại khỏi chi phí được trừ, đồng thời doanh nghiệp có thể bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, với mức phạt tùy theo giá trị giao dịch và hành vi vi phạm.

Hậu quả và khuyến nghị tuân thủ

Xem thêm: Em đang làm cho hộ kinh doanh ăn uống, nguyên liệu mua ngoài chợ rất nhiều, không có chứng từ, trong khi doanh thu lại tương đối cao và có xuất hóa đơn, nên em đang lo là khi quyết toán thì toàn bộ chi phí này có thể bị loại, dẫn đến lợi nhuận tăng lên bất thường, vậy trong thực tế mọi người thường xử lý như thế nào để vừa đúng quy định vừa giảm rủi ro ạ?

Việc thiếu hóa đơn không chỉ làm mất quyền khấu trừ chi phí mà còn ảnh hưởng đến việc ghi nhận TSCĐ trên sổ sách kế toán, dẫn đến sai lệch báo cáo tài chính và rủi ro kiểm tra thuế. Doanh nghiệp nên yêu cầu nhà cung cấp xuất hóa đơn đầy đủ ngay từ đầu giao dịch để tránh các vấn đề này, đồng thời lưu trữ chứng từ theo thời hạn ít nhất 10 năm theo Luật Kế toán 2015.

Việc tuân thủ nghiêm ngặt quy định về hóa đơn và chứng từ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí thuế, tránh phạt hành chính và đảm bảo tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.