Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Điều kiện khấu trừ khoản chi mua quà tặng khách hàng

Theo quy định tại Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) 2025, khoản chi mua quà tặng khách hàng được coi là chi phí hợp lý, hợp lệ để khấu trừ khi tính thuế TNDN nếu đáp ứng các điều kiện sau:

• Phải phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, chẳng hạn như quảng cáo, tiếp thị hoặc duy trì quan hệ khách hàng.
• Có chứng từ hợp pháp theo quy định pháp luật về hóa đơn, chứng từ.
• Không vượt quá mức quy định về chi phí tiếp khách, quảng cáo (nếu áp dụng giới hạn tỷ lệ theo Thông tư 20/2026/TT-BTC).

Cụ thể, Thông tư 20/2026/TT-BTC tại Điều 4 quy định chi phí quà tặng là chi được trừ nếu chứng minh được tính chất kinh doanh, tránh bị loại do mang tính cá nhân hoặc không liên quan.

Xem thêm: Cho mình hỏi nếu bán hàng mà không lưu lại lịch sử đơn cụ thể thì sau này có cách nào kiểm tra lại không?

Yêu cầu về chứng từ và hồ sơ liên quan

Hóa đơn đầy đủ (bao gồm hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng hợp pháp) là điều kiện cần thiết nhưng chưa đủ để đảm bảo khấu trừ toàn bộ. Để bổ sung tính hợp lý, doanh nghiệp cần chuẩn bị thêm các hồ sơ sau:

• Hợp đồng hoặc thỏa thuận với nhà cung cấp quà tặng, nêu rõ mục đích sử dụng cho hoạt động kinh doanh.
• Biên bản bàn giao quà tặng hoặc phiếu xuất kho nội bộ.
• Danh sách người nhận cụ thể (bao gồm tên khách hàng, địa chỉ, mã số thuế nếu có, và lý do tặng quà liên quan đến hợp đồng kinh doanh).

Nếu thiếu danh sách người nhận cụ thể, cơ quan thuế có thể yêu cầu bổ sung để kiểm tra tính hợp pháp, vì điều này giúp chứng minh khoản chi không phải là chi phí cá nhân hoặc tặng không đúng đối tượng kinh doanh, theo hướng dẫn tại Thông tư 20/2026/TT-BTC, Khoản 2 Điều 6.

Hậu quả nếu không có danh sách người nhận cụ thể

Xem thêm: Anh chị cho em hỏi nếu có những khoản thu nhỏ lẻ khách còn thiếu vài nghìn rồi hẹn bù sau thì có cần ghi lại không ạ?

Khi quyết toán thuế TNDN, nếu hóa đơn đầy đủ nhưng thiếu danh sách người nhận, khoản chi có nguy cơ bị loại khỏi chi phí được trừ, dẫn đến tăng thu nhập chịu thuế và phải nộp bổ sung thuế TNDN (tỷ lệ 20% theo Luật Thuế TNDN 2025).

Cụ thể, cơ quan thuế có thể áp dụng xử phạt hành chính trên số tiền thuế thiếu, với mức phạt cụ thể tùy theo quy mô vi phạm, theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Để tránh rủi ro, doanh nghiệp nên lập danh sách ngay từ đầu và lưu trữ đầy đủ để phục vụ kiểm tra sau này.

Việc tuân thủ đầy đủ chứng từ và hồ sơ giúp doanh nghiệp tránh được các khoản phạt không đáng có, tối ưu hóa chi phí thuế và đảm bảo tính minh bạch trong báo cáo tài chính. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.