Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Xử lý kế toán cho khoản cổ tức tạm ứng khi cuối năm lỗ

Theo quy định tại Điều 135 Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14, công ty cổ phần được phép tạm ứng cổ tức cho cổ đông dựa trên lợi nhuận sau thuế tạm tính của năm tài chính, nhưng mức tạm ứng không được vượt quá 50% số lợi nhuận tạm tính đó và phải đảm bảo công ty vẫn duy trì đủ nguồn vốn pháp định sau khi tạm ứng. Trong trường hợp năm 2024 công ty lãi lớn và đã tạm ứng cổ tức dựa trên lợi nhuận tạm tính, sang năm 2025 nếu kết quả kinh doanh cuối năm là lỗ do mở rộng chi nhánh và đầu tư máy móc, khoản tạm ứng cổ tức sẽ được xử lý như sau:

• Nếu khoản tạm ứng vượt quá lợi nhuận thực tế (hoặc dẫn đến âm lợi nhuận giữ lại), công ty phải thu hồi phần vượt quá từ cổ đông bằng cách gửi thông báo yêu cầu hoàn trả, thường trong vòng 30-60 ngày kể từ ngày công bố báo cáo tài chính năm. Khoản này được ghi nhận kế toán là khoản phải thu từ cổ đông (tài khoản 138 – Phải thu khác), thay vì chi phí phân phối lợi nhuận.
• Trên sổ sách kế toán, khoản tạm ứng ban đầu được ghi giảm quỹ đầu tư phát triển hoặc lợi nhuận chưa phân phối (tài khoản 421), nhưng khi thu hồi, công ty điều chỉnh tăng lại lợi nhuận giữ lại tương ứng, đảm bảo cân đối báo cáo tài chính. Việc này giúp tránh làm méo mó tình hình tài chính thực tế của công ty, đồng thời tuân thủ nguyên tắc kế toán kép theo Thông tư 99/2025/TT-BTC (hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp).
• Nếu không thu hồi được (ví dụ cổ đông không hợp tác), công ty có thể ghi nhận là khoản đầu tư vào vốn góp hoặc nợ phải trả dài hạn, nhưng cần họp Hội đồng quản trị để quyết định và ghi chú rõ trong báo cáo tài chính để tránh rủi ro kiểm toán.

Xử lý thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) đối với công ty

Xem thêm: Em làm cho công ty dịch vụ marketing, chi phí chạy quảng cáo Facebook và Google mỗi tháng vài trăm triệu thanh toán bằng thẻ visa cá nhân của giám đốc, sau đó công ty hoàn tiền lại, vậy chi phí này có được tính hợp lý không khi sao kê thẻ đứng tên cá nhân?

Khoản cổ tức tạm ứng không được xem là chi phí khấu trừ khi tính thuế TNDN, vì đây là phân phối lợi nhuận chứ không phải chi phí hoạt động (theo Thông tư 20/2026/TT-BTC quy định chi tiết một số điều của Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp và Nghị định 320/2025/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều và biện pháp để tổ chức, hướng dẫn thi hành Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp). Do đó, trong năm 2024, khi tạm ứng dựa trên lợi nhuận tạm tính, công ty đã ghi nhận đúng là phân phối lợi nhuận và không ảnh hưởng đến thuế TNDN của năm đó.

Sang năm 2025, nếu kết quả là lỗ, việc thu hồi khoản tạm ứng vượt quá sẽ được xử lý như sau:

• Phần thu hồi được điều chỉnh tăng lợi nhuận chịu thuế TNDN của năm 2025 (nếu có lợi nhuận sau điều chỉnh), vì đây là khoản thu nhập khác từ hoạt động tài chính (tài khoản 515). Nếu năm 2025 lỗ toàn bộ, khoản này sẽ làm giảm mức lỗ, được chuyển lỗ sang các năm sau theo quy định tại Luật Thuế TNDN 2025.
• Công ty cần lập biên bản thu hồi và hóa đơn điều chỉnh (nếu áp dụng), kê khai bổ sung vào tờ khai thuế TNDN quý/năm tại cơ quan thuế quản lý. Nếu không thu hồi kịp thời, cơ quan thuế có thể truy thu thuế TNDN trên phần lợi nhuận phân phối sai (mức phạt chậm nộp trên số thuế chậm nộp, theo Điều 137 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14).

Xử lý thuế thu nhập cá nhân (TNCN) đối với cổ đông

Theo Điều 10 Luật Thuế TNCN số 04/2007/QH12 (sửa đổi, bổ sung) và Điều 17 Thông tư số 111/2013/TT-BTC, thu nhập từ cổ tức (bao gồm tạm ứng) là thu nhập chịu thuế TNCN với mức thuế suất 5% trên tổng thu nhập trước khi khấu trừ. Khi công ty tạm ứng cổ tức năm 2024, công ty đã khấu trừ và nộp thay thuế TNCN 5% cho cổ đông, đồng thời cấp chứng từ khấu trừ thuế.

Xem thêm: Công ty cổ phần của em có phát sinh chuyển nhượng cổ phần giữa các cổ đông cá nhân trong năm 2025, vậy công ty có phải kê khai và nộp thay thuế TNCN cho cá nhân chuyển nhượng không hay cá nhân tự quyết toán?

Nếu năm 2025 thu hồi khoản tạm ứng vượt quá:

• Cổ đông được coi là không phát sinh thu nhập thực tế tương ứng, nên có quyền yêu cầu hoàn thuế TNCN trên phần thu hồi bằng cách nộp hồ sơ điều chỉnh quyết toán thuế TNCN tại cơ quan thuế (theo Điều 28 Thông tư 111/2013/TT-BTC). Hồ sơ bao gồm:
• Bản sao biên bản thu hồi cổ tức từ công ty.
• Chứng từ khấu trừ thuế TNCN ban đầu.
• Tờ khai điều chỉnh thuế TNCN (mẫu 02/QTT-TNCN).
• Thời hạn yêu cầu hoàn thuế là trong vòng 10 năm kể từ ngày nộp thuế (Điều 60 Luật Quản lý thuế). Nếu cổ đông là cá nhân cư trú, họ có thể khấu trừ phần hoàn thuế vào kỳ quyết toán sau; nếu không, công ty hỗ trợ lập hồ sơ hoàn thay. Việc này đảm bảo cổ đông không bị đánh thuế hai lần trên thu nhập không thực tế.

Việc tuân thủ đúng quy định về xử lý cổ tức tạm ứng giúp công ty tránh các rủi ro pháp lý, giảm thiểu phạt hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, đồng thời đảm bảo tính minh bạch trong báo cáo tài chính và quan hệ với cổ đông. Đồng thời, giúp tối ưu hóa nghĩa vụ thuế, tránh tranh chấp với cơ quan thuế.

Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.