Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Xử lý kế toán nguyên vật liệu hỏng

Theo quy định, nguyên vật liệu hỏng phát hiện khi xuất kho được coi là hao hụt tài sản cố định hoặc hàng tồn kho, cần được xử lý kịp thời để đảm bảo tính chính xác của sổ sách kế toán. Việc này bao gồm việc ghi giảm giá trị nguyên vật liệu trên tài khoản kho và ghi nhận vào chi phí sản xuất kinh doanh phù hợp, tránh làm sai lệch báo cáo tài chính.

Quy trình xử lý trên sổ sách

Bước 1: Kiểm kê và lập biên bản xác nhận hỏng

Ngay khi phát hiện, bộ phận kho và sản xuất phối hợp kiểm kê thực tế số lượng nguyên vật liệu hỏng. Lập biên bản kiểm kê hao hụt theo mẫu quy định, ghi rõ nguyên nhân, số lượng, giá trị và người chịu trách nhiệm. Biên bản phải được ký xác nhận bởi ít nhất ba người liên quan (kho, sản xuất, kế toán) để làm cơ sở pháp lý.

Xem thêm: Em có một trường hợp khách chuyển khoản trước nhưng ghi sai nội dung, sau đó mới nhắn lại xác nhận mua hàng, vậy phần này có cần lưu thêm bằng chứng gì không ạ?

Bước 2: Xử lý vật chất nguyên vật liệu hỏng

Quyết định hình thức xử lý như tiêu hủy, bán thanh lý hoặc trả lại nhà cung cấp nếu có cơ sở hợp đồng. Nếu bán thanh lý, lập hóa đơn GTGT theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Ghi chép toàn bộ quá trình để thu hồi giá trị nếu có, tránh mất mát không đáng có cho doanh nghiệp.

Bước 3: Ghi nhận kế toán trên sổ sách

Ghi giảm giá trị nguyên vật liệu hỏng từ TK 152 sang chi phí tương ứng, ví dụ: Nợ TK 632 (Giá thành sản xuất) hoặc TK 642 (Chi phí quản lý kinh doanh)/Có TK 152, với giá trị gốc cộng hao hụt (nếu áp dụng). Nếu có thu hồi từ thanh lý, ghi Nợ TK 111, 112/Có TK 711 (Thu nhập khác). Đảm bảo bút toán được thực hiện trong kỳ phát hiện để phản ánh đúng tình hình tài chính.

Bước 4: Kiểm tra và điều chỉnh báo cáo

Sau khi ghi nhận, kiểm tra lại sổ cái và báo cáo tài chính quý/năm để điều chỉnh nếu cần. Nếu hao hụt lớn, báo cáo Ban Giám đốc và lưu trữ hồ sơ ít nhất 10 năm theo Luật Kế toán 2015.

Hồ sơ cần thiết

Xem thêm: Anh/chị cho tôi hỏi trường hợp xuất hóa đơn rồi nhưng sau đó phát hiện sai đơn giá thì xử lý theo hướng điều chỉnh hay hủy sẽ đúng hơn?

Để xử lý hợp lệ và hỗ trợ quyết toán thuế, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các tài liệu sau:

• Biên bản kiểm kê hao hụt nguyên vật liệu
• Hóa đơn mua vào ban đầu và chứng từ nhập kho.
• Biên bản tiêu hủy hoặc hợp đồng/hóa đơn bán thanh lý (nếu áp dụng).
• Quyết định xử lý của Ban Giám đốc.
• Bút toán kế toán và chứng từ phân bổ chi phí.

Tác động đến thuế thu nhập doanh nghiệp

Theo Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 14/2008/QH12 (sửa đổi, bổ sung năm 2025), chi phí hao hụt nguyên vật liệu được trừ khi tính thuế nếu chứng minh được không phải do lỗi chủ quan của doanh nghiệp và có hồ sơ đầy đủ. Nếu không có chứng từ hợp lệ, khoản chi này không được trừ, dẫn đến tăng thu nhập chịu thuế (tỷ lệ 20% theo luật hiện hành). Doanh nghiệp cần kê khai tại Bảng kê chi phí không được trừ nếu áp dụng.

Việc tuân thủ đúng quy định giúp doanh nghiệp tránh rủi ro kiểm tra thuế, tối ưu hóa chi phí khấu trừ và đảm bảo báo cáo tài chính minh bạch. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.