Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Điều kiện xuất hóa đơn đầu ra cho khách hàng

Theo quy định tại Thông tư 18/2026/TT-BTC, doanh nghiệp (người bán) có nghĩa vụ xuất hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) cho khách hàng khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, bất kể có hóa đơn đầu vào từ nhà cung cấp hay không. Việc nhà cung cấp không xuất hóa đơn không ảnh hưởng đến quyền xuất hóa đơn đầu ra của doanh nghiệp, miễn là giao dịch với khách hàng là thực tế và có cơ sở chứng minh (như hợp đồng mua bán, biên bản giao nhận hàng hóa). Doanh nghiệp ở vùng sâu vùng xa vẫn phải tuân thủ nguyên tắc này để đảm bảo tính hợp pháp của hóa đơn, tránh rủi ro bị cơ quan thuế bác bỏ khi kiểm tra.

Xử lý trường hợp không có hóa đơn đầu vào từ nhà cung cấp

Khi nhà cung cấp (dù độc quyền) không xuất hóa đơn hợp pháp, doanh nghiệp không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào theo Điều 15 Thông tư 88/2021/TT-BTC. Thay vào đó, chi phí mua hàng vẫn được tính vào nguyên giá hàng tồn kho hoặc chi phí sản xuất kinh doanh nếu có chứng từ chứng minh giao dịch (hợp đồng, biên bản giao nhận, chứng từ thanh toán). Trường hợp này thường xảy ra với nhà cung cấp lớn hoặc độc quyền, nhưng doanh nghiệp cần lưu giữ hồ sơ để chứng minh tính hợp lý khi quyết toán thuế. Nếu nhà cung cấp là tổ chức kinh doanh, doanh nghiệp nên yêu cầu họ xuất hóa đơn điện tử theo Thông tư 18/2026/TT-BTC; nếu từ chối, có thể khiếu nại đến cơ quan thuế địa phương để hỗ trợ.

Quy trình kê khai thuế GTGT khi thiếu hóa đơn đầu vào

Xem thêm: Có bạn nào cùng ngành kinh doanh karaoke không ạ, giờ không biết xuất hóa đơn điện tử như thế nào, tiền giờ có xuất chung bia trái cây hay không vì tiền giờ có thuế tiêu thụ đặc biệt, hoang mang quá.

Việc kê khai thuế GTGT đầu ra không bị ảnh hưởng, nhưng đầu vào cần xử lý riêng để tránh sai sót. Quy trình thực hiện như sau:

Bước 1: Lập và lưu trữ chứng từ thay thế hóa đơn đầu vào

Doanh nghiệp lập biên bản xác nhận giao dịch với nhà cung cấp, kèm theo hợp đồng, phiếu nhập kho và chứng từ thanh toán (chuyển khoản hoặc tiền mặt có chữ ký xác nhận). Các chứng từ này phải ghi rõ thông tin hàng hóa, số lượng, đơn giá, thuế suất (nếu áp dụng), theo mẫu tự do nhưng đảm bảo tính pháp lý theo Điều 14 Thông tư 88/2021/TT-BTC. Lưu trữ ít nhất 10 năm để phục vụ kiểm tra thuế.

Bước 2: Kê khai thuế GTGT đầu ra bình thường

Trên tờ khai thuế GTGT (mẫu 01/GTGT), doanh nghiệp kê khai và nộp thuế đầu ra từ hóa đơn bán cho khách hàng theo tháng/quý, sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử theo Thông tư 18/2026/TT-BTC. Không kê khai khấu trừ đầu vào từ giao dịch thiếu hóa đơn để tránh bị phạt số thuế gian lận theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Bước 3: Sử dụng bảng kê cho trường hợp đặc biệt nếu áp dụng

Nếu hàng hóa thuộc diện mua từ cá nhân/tổ chức không xuất hóa đơn (không phải nhà cung cấp độc quyền lớn), lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ theo mẫu 01/TNDN (Thông tư 88/2021/TT-BTC) để kê khai chi phí. Gửi bảng kê kèm tờ khai thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Lưu ý: Bảng kê 01/LĐL (dùng cho hóa đơn lẻ) chỉ áp dụng khi doanh nghiệp tự lập hóa đơn cho giao dịch nhỏ lẻ, không thay thế hóa đơn đầu vào từ nhà cung cấp chính thức.

Xem thêm: Bên em có phát sinh khoản chi phí quảng cáo lớn trên nhiều nền tảng khác nhau, thanh toán qua thẻ cá nhân, nếu không đứng tên hộ kinh doanh thì có được tính chi phí không?

Bước 4: Theo dõi và điều chỉnh nếu nhận được hóa đơn muộn

Nếu nhà cung cấp sau đó xuất hóa đơn, doanh nghiệp điều chỉnh kê khai bổ sung theo Thông tư 18/2026/TT-BTC, nộp chậm nhưng không phạt nếu có lý do chính đáng (vùng sâu vùng xa). Cơ quan thuế có thể hỗ trợ kiểm tra tại chỗ để xác nhận giao dịch.

Mức phạt liên quan

Nếu kê khai sai dẫn đến trốn thuế, mức phạt hành chính theo Luật Quản lý thuế 2019. Doanh nghiệp nên tránh rủi ro bằng cách đa dạng hóa nguồn cung nếu có thể.

Việc tuân thủ đúng quy định giúp doanh nghiệp tránh phạt, đảm bảo khấu trừ hợp pháp và duy trì uy tín với cơ quan thuế. Đồng thời, hóa đơn đầu ra vẫn hợp lệ, hỗ trợ dòng tiền kinh doanh ổn định. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.