Mình muốn hỏi về trường hợp mua hàng nhưng nhà cung cấp xuất hóa đơn sai tên công ty. Em đã hạch toán rồi. Giờ phải điều chỉnh thế nào? Có cần xuất hóa đơn điều chỉnh không?
Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.
Xử lý hóa đơn sai thông tin tên công ty người mua
Theo quy định tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ, trường hợp hóa đơn điện tử đã lập nhưng có sai sót về thông tin người mua (như tên công ty), bên bán (nhà cung cấp) phải thực hiện điều chỉnh để đảm bảo tính hợp pháp và khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) hợp lệ. Sai sót này không làm vô hiệu hóa đơn nếu các thông tin khác như mã số thuế, giá trị giao dịch vẫn chính xác, nhưng cần điều chỉnh kịp thời để tránh rủi ro khi kiểm tra thuế. Bên mua sau khi đã hạch toán vào sổ sách kế toán phải thực hiện ghi nhận điều chỉnh tương ứng theo Thông tư 20/2026/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp.
Quy trình điều chỉnh hóa đơn và hạch toán
Việc điều chỉnh được thực hiện theo quy trình sau, dựa trên Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 20/2026/TT-BTC, nhằm đảm bảo tính chính xác của hồ sơ kế toán và tuân thủ quy định thuế.
Bước 1: Thông báo và yêu cầu nhà cung cấp điều chỉnh hóa đơn
Bên mua gửi văn bản thông báo chính thức cho nhà cung cấp về lỗi sai tên công ty trên hóa đơn, kèm theo thông tin đúng (tên đầy đủ, mã số thuế). Nhà cung cấp phải xác nhận và lập hóa đơn điều chỉnh trong vòng 3 ngày làm việc kể từ khi nhận thông báo, theo quy định tại khoản 4 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Hóa đơn điều chỉnh chỉ ghi nhận phần sai sót (tên công ty), không thay đổi giá trị giao dịch gốc, giúp bên mua dễ dàng đối chiếu.
Bước 2: Nhà cung cấp lập và gửi hóa đơn điều chỉnh
Nhà cung cấp lập hóa đơn điện tử điều chỉnh với tiêu đề "Hóa đơn điều chỉnh" cho hóa đơn gốc, ghi rõ lý do điều chỉnh là "Sai thông tin người mua – tên công ty". Hóa đơn này phải tuân thủ định dạng điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, bao gồm chữ ký số và mã của cơ quan thuế. Bên mua nhận hóa đơn điều chỉnh qua hệ thống điện tử và lưu trữ để làm cơ sở khấu trừ thuế GTGT, tránh tình trạng hóa đơn gốc bị loại trừ khi quyết toán thuế.
Bước 3: Điều chỉnh hạch toán trên sổ sách kế toán của bên mua
Sau khi nhận hóa đơn điều chỉnh, bên mua lập chứng từ điều chỉnh kế toán để sửa chữa lỗi hạch toán ban đầu, theo Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC. Cụ thể, ghi giảm tài khoản chi phí hoặc hàng tồn kho nếu cần, và ghi nhận hóa đơn điều chỉnh vào tài khoản thuế GTGT đầu vào. Nếu sai sót không ảnh hưởng đến giá trị, chỉ cần ghi chú bổ sung vào sổ cái mà không phát sinh bút toán mới, đảm bảo báo cáo tài chính phản ánh đúng thực tế giao dịch.
Có cần xuất hóa đơn điều chỉnh không?
Có, việc xuất hóa đơn điều chỉnh là bắt buộc theo khoản 4 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, trừ trường hợp sai sót nhỏ không ảnh hưởng đến nội dung kinh tế (nhưng sai tên công ty thường được coi là sai sót cơ bản). Nếu không điều chỉnh, bên mua có thể bị từ chối khấu trừ thuế GTGT đầu vào, dẫn đến phạt hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Bên bán cũng chịu trách nhiệm chính trong việc lập hóa đơn điều chỉnh để tránh rủi ro pháp lý chung.
Việc tuân thủ quy trình điều chỉnh hóa đơn giúp doanh nghiệp tránh các rủi ro thuế, đảm bảo tính minh bạch trong sổ sách kế toán và giảm thiểu chi phí phát sinh từ kiểm tra sau. Đồng thời, duy trì uy tín với cơ quan thuế, hỗ trợ quyết toán thuận lợi. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.
Để lại một bình luận