Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Tài khoản theo dõi khoản tiền ký quỹ, ký cược dài hạn

Khoản tiền ký quỹ hoặc ký cược dài hạn từ khách hàng được coi là khoản phải trả cho bên thứ ba, không phải doanh thu ngay lập tức, mà là nghĩa vụ tạm thời của doanh nghiệp. Theo quy định tại Thông tư 99/2025/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp, khoản tiền này được theo dõi trên Tài khoản 344 – Các khoản phải trả, phải nộp khác, cụ thể là TK 3447 – Tiền ký quỹ, ký cược. Việc sử dụng tài khoản này đảm bảo phản ánh đúng bản chất pháp lý của khoản tiền theo Bộ luật Dân sự 2015 (Điều 328 quy định về đặt cọc, ký quỹ như biện pháp bảo đảm thực hiện nghĩa vụ dân sự), giúp doanh nghiệp phân biệt rõ với các khoản thu nhập khác và tránh nhầm lẫn trong báo cáo tài chính. Khi ghi nhận ban đầu, doanh nghiệp hạch toán: Nợ TK 111 hoặc TK 112 (Tiền mặt hoặc Tiền gửi ngân hàng) / Có TK 3447, với chứng từ là hợp đồng ký quỹ hoặc biên nhận tiền.

Hạch toán khi trả lại khoản tiền cho khách hàng

Xem thêm: Dạ, công ty em có mua một phần mềm quản lý nhân sự, thời hạn sử dụng 3 năm, trả phí một lần 36 triệu. Em phân bổ chi phí này trong 36 tháng. Vậy cuối tháng hạch toán Nợ 642/Có 242 và Nợ 242/Có 111 phải không?

Khi hoàn trả khoản tiền ký quỹ hoặc ký cược cho khách hàng sau khi hoàn thành nghĩa vụ hợp đồng, doanh nghiệp cần hạch toán để xóa nợ phải trả và ghi nhận dòng tiền ra. Quy trình hạch toán được thực hiện theo các bước sau, dựa trên Thông tư 99/2025/TT-BTC và nguyên tắc kế toán chung:

Bước 1: Kiểm tra và xác nhận điều kiện hoàn trả

Xác nhận rằng hợp đồng ký quỹ đã kết thúc (ví dụ: khách hàng hoàn thành nghĩa vụ hoặc hết thời hạn), đồng thời kiểm tra số dư TK 3447 tương ứng với từng khách hàng qua sổ cái chi tiết. Việc này đảm bảo tính chính xác theo Bộ luật Dân sự 2015 (Điều 329 về hoàn trả đặt cọc), tránh tranh chấp pháp lý. Chuẩn bị chứng từ như biên bản hoàn trả, hóa đơn hoặc xác nhận từ khách hàng.

Bước 2: Ghi nhận hạch toán kế toán

Hạch toán: Nợ TK 3447 (số tiền hoàn trả) / Có TK 111 hoặc TK 112 (Tiền mặt hoặc Tiền gửi ngân hàng). Nếu có phát sinh lãi hoặc phí (nếu hợp đồng quy định), điều chỉnh thêm vào TK 3447 trước khi hoàn trả. Đảm bảo ghi chép đầy đủ vào sổ nhật ký chung và cập nhật sổ cái, giúp báo cáo tài chính phản ánh đúng tình hình nợ phải trả.

Xem thêm: Mình muốn hỏi về cách hạch toán chi phí nghiên cứu, phát triển sản phẩm mới. Công ty em bỏ chi phí nghiên cứu 300 triệu để phát triển sản phẩm, chưa chắc chắn thành công. Chi phí này hạch toán vào đâu?

Bước 3: Lưu trữ và báo cáo

Lưu trữ toàn bộ chứng từ liên quan (hợp đồng gốc, biên bản hoàn trả) ít nhất 10 năm theo quy định kế toán. Cập nhật báo cáo tài chính hàng quý hoặc hàng năm, loại bỏ khoản tiền khỏi TK 3447 để tránh sai lệch số dư. Nếu khoản tiền không được hoàn trả do vi phạm hợp đồng, chuyển sang TK 711 (Thu nhập khác) theo Thông tư 99/2025/TT-BTC.

Việc tuân thủ các quy định trên giúp doanh nghiệp tránh rủi ro thuế, kiểm toán và tranh chấp dân sự, đồng thời đảm bảo tính minh bạch trong quản lý tài chính. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.