Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Cơ sở pháp lý về tiền đặt cọc và trường hợp hủy hợp đồng

Theo quy định tại Điều 328 Bộ luật Dân sự 2015, tiền đặt cọc là biện pháp bảo đảm thực hiện nghĩa vụ trong hợp đồng, nhằm đảm bảo bên đặt cọc thực hiện đúng cam kết. Nếu bên đặt cọc đơn phương hủy hợp đồng mà không có lý do chính đáng, bên nhận đặt cọc có quyền thu giữ toàn bộ số tiền cọc để bù đắp thiệt hại phát sinh. Khoản tiền này không phải là khoản thanh toán trước cho hàng hóa hoặc dịch vụ, mà mang tính chất phạt vi phạm hợp đồng, giúp bên nhận cọc bảo vệ quyền lợi hợp pháp. Do đó, khi khách hàng hủy và mất cọc, doanh nghiệp được quyền giữ khoản tiền này như một khoản thu hợp pháp từ việc thực hiện hợp đồng.

Xem thêm: Cho em hỏi với ạ, dịch vụ cho thuê thiết bị nhận tiền trước nhưng khách trả sớm nên phải hoàn lại tiền. Lúc đó có cần điều chỉnh lại doanh thu đã ghi nhận không?

Ghi nhận kế toán khoản tiền cọc bị mất

Theo hướng dẫn tại Thông tư 99/2025/TT-BTC (hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp), khoản tiền cọc bị mất do khách hủy hợp đồng không được ghi nhận là doanh thu từ hoạt động kinh doanh chính (tài khoản 511), vì nó không phát sinh từ việc cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ thực tế. Thay vào đó, khoản này phải được ghi nhận vào thu nhập khác (tài khoản 515), cụ thể là khoản phạt hợp đồng hoặc bồi thường vi phạm. Việc ghi nhận như vậy đảm bảo tính chính xác của báo cáo tài chính, phản ánh đúng bản chất giao dịch không liên quan đến hoạt động cốt lõi của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần lập chứng từ kế toán (hóa đơn, biên bản hủy hợp đồng) để hạch toán, tránh nhầm lẫn với doanh thu thông thường.

Xử lý thuế thu nhập doanh nghiệp đối với khoản tiền cọc

Xem thêm: Cho em hỏi công ty em vay tiền cá nhân giám đốc không tính lãi thì có cần lập hợp đồng vay và kê khai gì không ạ?

Theo Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025 (Điều 3 và Điều 7), khoản tiền cọc bị mất do hủy hợp đồng được coi là thu nhập chịu thuế, nhưng không phải doanh thu từ bán hàng hóa, dịch vụ mà là thu nhập khác từ hoạt động sản xuất kinh doanh. Cụ thể, khoản này phải kê khai vào thu nhập tính thuế TNDN với thuế suất 20%, và được ghi nhận riêng biệt trong tờ khai quyết toán thuế. Việc phân loại đúng giúp doanh nghiệp tránh rủi ro bị cơ quan thuế điều chỉnh, đồng thời tối ưu hóa chi phí thuế bằng cách khấu trừ các khoản liên quan nếu có. Doanh nghiệp cần lưu trữ hồ sơ chứng minh (hợp đồng, biên bản hủy) để đối chiếu khi kiểm tra thuế.

Việc tuân thủ đúng quy định về ghi nhận và kê khai khoản tiền cọc bị mất giúp doanh nghiệp tránh sai sót kế toán, giảm thiểu rủi ro phạt hành chính từ cơ quan thuế (trên số thuế chậm nộp theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP), đồng thời đảm bảo báo cáo tài chính minh bạch và đáng tin cậy. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.