Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Hạch toán các khoản thu hộ, chi hộ trong hoạt động ủy thác nhập khẩu

Trong trường hợp công ty bạn nhận ủy thác nhập khẩu hàng hóa từ bên ủy thác, sau khi nhận hàng và giao cho bên ủy thác, các khoản thu hộ và chi hộ được hạch toán như các giao dịch trung gian, không phải doanh thu của công ty bạn. Theo quy định tại Luật Thuế giá trị gia tăng 2024, hoạt động ủy thác nhập khẩu hàng hóa không được coi là đối tượng chịu thuế GTGT đối với phần hàng hóa ủy thác, mà chỉ áp dụng cho phí dịch vụ ủy thác nếu có. Việc hạch toán phải đảm bảo phản ánh đúng bản chất ủy thác, dựa trên nguyên tắc kế toán theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ.

Quy trình hạch toán các khoản thu hộ, chi hộ được thực hiện theo các bước sau để đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ:

Xem thêm: Tôi bán hàng qua đại lý, đại lý thu tiền rồi chuyển lại sau vài ngày, vậy doanh thu ghi nhận theo thời điểm giao hàng hay lúc nhận tiền?

Bước 1: Ghi nhận các khoản chi hộ khi phát sinh

Khi công ty bạn chi hộ các khoản liên quan đến nhập khẩu, hạch toán vào tài khoản phải thu của bên ủy thác. Cụ thể, ghi Nợ TK 1388 (phải thu khác – khoản chi hộ) hoặc TK 331 (phải thu khách hàng), Có TK 111/112 (tiền mặt/tiền gửi ngân hàng). Đồng thời, lưu trữ chứng từ gốc như hóa đơn nhập khẩu, biên lai hải quan để làm cơ sở kê khai thuế. Việc này giúp phân biệt rõ khoản chi hộ không phải chi phí của công ty bạn.

Bước 2: Ghi nhận các khoản thu hộ từ bên ủy thác

Sau khi giao hàng, bên ủy thác sẽ hoàn trả các khoản thu hộ. Hạch toán Nợ TK 111/112 (tiền mặt/tiền gửi), Có TK 131 (phải thu khách hàng – khoản thu hộ) hoặc TK 3387 (phải trả khác – khoản thu hộ). Nếu có phí dịch vụ ủy thác riêng (như hoa hồng), ghi nhận riêng vào doanh thu tại TK 511. Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, các chứng từ liên quan phải được lưu trữ đầy đủ để đối chiếu khi quyết toán với bên ủy thác, tránh nhầm lẫn với doanh thu nội bộ.

Bước 3: Quyết toán và hoàn tất hạch toán

Cuối kỳ hoặc khi quyết toán ủy thác, đối chiếu số dư các khoản thu/chi hộ giữa hai bên qua biên bản quyết toán. Nếu có chênh lệch, điều chỉnh tương ứng. Toàn bộ giao dịch phải được kê khai vào sổ sách kế toán theo Thông tư hướng dẫn Luật Kế toán 2015 (sửa đổi, bổ sung), đảm bảo không ảnh hưởng đến lợi nhuận chịu thuế của công ty bạn.

Xem thêm: Cho mình hỏi trường hợp hộ kinh doanh có nhiều địa điểm bán hàng khác nhau nhưng chỉ đăng ký một địa chỉ kinh doanh thì khi kê khai doanh thu có cần phân bổ theo từng địa điểm không hay gộp chung toàn bộ?

Việc xuất hóa đơn cho các khoản thu hộ, chi hộ

Công ty bạn không phải xuất hóa đơn GTGT cho các khoản thu hộ, chi hộ liên quan đến hàng hóa ủy thác, vì đây chỉ là giao dịch trung gian, không tạo ra giá trị gia tăng mới. hoạt động ủy thác thu mua hàng hóa không yêu cầu xuất hóa đơn cho phần hàng hóa và chi phí ủy thác, mà chỉ cần lập bảng kê thu/chi hộ kèm chứng từ gốc để giao cho bên ủy thác. Tuy nhiên, nếu công ty bạn thu phí dịch vụ ủy thác phải xuất hóa đơn GTGT theo quy định. Việc không xuất hóa đơn đúng có thể dẫn đến phạt hành chính

Tuân thủ đúng quy định hạch toán và hóa đơn giúp công ty bạn tránh rủi ro kiểm tra thuế, tối ưu hóa chi phí và đảm bảo tính minh bạch trong hợp đồng ủy thác. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.