Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Cơ sở pháp lý

Theo quy định tại Thông tư 111/2013/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện Luật Thuế thu nhập cá nhân và Thông tư 80/2021/TT-BTC, tổ chức trả thu nhập (công ty) có trách nhiệm khấu trừ và nộp thuế thu nhập cá nhân (TNCN) thay cho cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công. Sau khi quyết toán thuế TNCN năm 2024, nếu phát hiện số thuế đã khấu trừ và nộp thừa, công ty phải hoàn trả cho nhân viên theo đúng quy định pháp luật.

Trách nhiệm của công ty đối với nhân viên đã nghỉ việc

Xem thêm: Công ty sản xuất nước uống đóng chai; xuất dùng cho tiệc công ty => xuất hóa đơn tiêu dùng nội bộ thuế giá trị gia tăng 8% hay không kê khai không thuế vậy anh chị?

Công ty có trách nhiệm hoàn trả số tiền thuế TNCN đã khấu trừ và nộp thừa cho nhân viên, ngay cả khi nhân viên đã nghỉ việc vào đầu tháng 2/2025. Cụ thể, theo Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC, trường hợp sau quyết toán thuế TNCN phát hiện khấu trừ thừa, tổ chức trả thu nhập phải hoàn trả số thuế thừa cho cá nhân trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày hoàn thành quyết toán. Trách nhiệm này không bị ảnh hưởng bởi việc chấm dứt hợp đồng lao động, vì công ty là đại lý khấu trừ thuế và phải đảm bảo quyền lợi của người nộp thuế. Nếu không hoàn trả kịp thời, công ty có thể bị xử phạt hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, với mức phạt tùy theo số tiền và thời gian chậm trễ.

Quy trình hoàn trả thuế thừa

Bước 1: Xác định số tiền thuế thừa

Sau khi hoàn thành quyết toán thuế TNCN năm 2024 với cơ quan thuế, công ty cần kiểm tra lại hồ sơ khấu trừ của nhân viên để xác định chính xác số tiền thuế đã nộp thừa. Việc này dựa trên tờ khai quyết toán thuế TNCN (mẫu 02/QTT-TNCN) và các chứng từ khấu trừ, đảm bảo tính chính xác theo Thông tư 80/2021/TT-BTC. Thời gian thực hiện ngay sau khi nhận thông báo quyết toán từ cơ quan thuế, thường trong vòng 5-7 ngày làm việc.

Bước 2: Thông báo và liên hệ với nhân viên

Xem thêm: Cho mình xin kinh nghiệm nộp tờ khai thuế với ạ.

Công ty phải thông báo bằng văn bản cho nhân viên về số tiền thuế thừa cần hoàn trả, kèm theo các chứng từ liên quan như biên lai nộp thuế và quyết toán. Nếu nhân viên đã nghỉ việc, sử dụng địa chỉ liên lạc cuối cùng trong hợp đồng lao động hoặc thông tin cá nhân đã đăng ký. Thời hạn thông báo không quá 3 ngày kể từ khi xác định số tiền, nhằm đảm bảo tính minh bạch và tránh tranh chấp.

Bước 3: Thực hiện hoàn trả

Công ty tiến hành chuyển khoản số tiền thuế thừa cho nhân viên qua tài khoản ngân hàng đã đăng ký hoặc hình thức khác theo thỏa thuận, kèm theo biên nhận hoàn trả. Toàn bộ quy trình phải hoàn thành trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày quyết toán thuế TNCN theo Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC. Sau đó, lưu trữ hồ sơ hoàn trả ít nhất 10 năm để phục vụ kiểm tra sau này.

Việc tuân thủ quy định này giúp công ty tránh các rủi ro pháp lý, đảm bảo quyền lợi cho nhân viên và duy trì uy tín trong quản lý thuế. Đồng thời, nó góp phần thực hiện đúng nguyên tắc công bằng trong hệ thống thuế thu nhập cá nhân. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.