Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Tình huống pháp lý của hộ kinh doanh mới thành lập

Hộ kinh doanh cá thể là hình thức kinh doanh do một cá nhân hoặc các thành viên hộ gia đình làm chủ, chịu trách nhiệm vô hạn bằng toàn bộ tài sản của mình đối với hoạt động kinh doanh, theo quy định tại Nghị định 168/2025/NĐ-CP về đăng ký kinh doanh.

Theo Luật Kế toán 2015  hộ kinh doanh phải áp dụng chế độ kế toán đơn giản, đảm bảo ghi nhận đầy đủ, chính xác các giao dịch tài chính để phản ánh đúng tình hình kinh doanh.

Các phương thức thanh toán tiền hàng hợp pháp

Xem thêm: Dạ các anh chị cho em hỏi trường hợp mua quà Tết của hộ kinh doanh hóa đơn không thuế và được giảm 20% theo tỷ lệ thì khi mình xuất hóa đơn đầu ra mình lấy số tiền sau giảm để chia ngược lại xuất đầu ra phải không ạ, em còn lăn tăn quá. Em ví dụ hóa đơn đầu vào giá 1.000.000 đồng giảm 2.000 đồng theo tỷ lệ 20% Tổng tiền thanh toán 998.000 đồng thì em xuất đầu ra giá như thế nào ạ?

Trong trường hợp tài khoản hộ kinh doanh chưa có tiền, chủ hộ có thể sử dụng các phương thức sau để thanh toán, đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ nguyên tắc kế toán kép (ghi nợ và ghi có đồng thời) theo Luật Kế toán 2015:

• Chuyển khoản từ tài khoản cá nhân của chủ hộ: Chủ hộ chuyển tiền từ tài khoản ngân hàng cá nhân vào tài khoản hộ kinh doanh để thanh toán. Khoản tiền này được ghi nhận là vốn góp của chủ hộ hoặc khoản phải thu nội bộ nếu tạm ứng. Phương thức này giúp tách biệt rõ ràng tài chính, tránh nhầm lẫn khi kiểm tra thuế.
• Thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt hoặc tài khoản cá nhân: Nếu nhà cung cấp chấp nhận, chủ hộ có thể thanh toán trực tiếp từ tiền mặt cá nhân hoặc tài khoản cá nhân, sau đó ghi nhận vào sổ sách hộ kinh doanh dưới dạng khoản vay từ chủ hộ. Cần lập biên bản hoặc chứng từ nội bộ để chứng minh giao dịch, tránh rủi ro khi quyết toán thuế.
• Vay mượn từ nguồn khác: Hộ kinh doanh có thể vay ngắn hạn từ cá nhân, tổ chức tín dụng hoặc các hộ kinh doanh khác để bổ sung vốn, kèm hợp đồng vay rõ ràng để khấu trừ lãi nếu có.

Lưu ý, lãi vay phải hợp lý và có chứng từ để tránh bị cơ quan thuế loại trừ khi tính thuế khoán.

Quy trình ghi nhận kế toán sau thanh toán

Quy trình được trình bày theo các bước sau:

Bước 1: Lập chứng từ thanh toán

Ngay sau khi thanh toán, chủ hộ lập hóa đơn, biên nhận từ nhà cung cấp và chứng từ nội bộ. Chứng từ phải ghi rõ số tiền, ngày tháng, nội dung và chữ ký của chủ hộ. Điều này tuân thủ Luật Kế toán 2015, đảm bảo tính hợp pháp của giao dịch.

Xem thêm: Dạ công ty em năm 2025 kê khai thuế giá trị gia tăng theo quý. Năm 2026 chuyển sang kê khai thuế giá trị gia tăng theo tháng. Vậy anh chị cho em hỏi tờ khai thuế thu nhập cá nhân em kê khai theo tháng hay quý ạ! Em cảm ơn anh chị!

Bước 2: Ghi nhận vào sổ kế toán

Sử dụng sổ tay hoặc phần mềm kế toán đơn giản theo mẫu. Thực hiện hàng ngày hoặc cuối kỳ để theo dõi dòng tiền chính xác, tránh sai sót khi kê khai thuế.

Bước 3: Kiểm tra và lưu trữ

Kiểm tra lại chứng từ để đảm bảo khớp với thực tế, sau đó lưu trữ ít nhất 10 năm theo Luật Kế toán 2015. Nếu hộ kinh doanh có doanh thu trên 100 triệu đồng/năm, cần báo cáo thuế định kỳ; nếu dưới mức này, áp dụng phương pháp khoán. Bước này giúp phát hiện kịp thời các khoản nợ phải thu/phải trả, hỗ trợ quản lý vốn hiệu quả.

Việc tuân thủ các quy định trên giúp hộ kinh doanh tránh rủi ro pháp lý, tối ưu hóa dòng tiền và dễ dàng mở rộng hoạt động. Đồng thời, đảm bảo minh bạch tài chính, giảm thiểu tranh chấp với nhà cung cấp hoặc cơ quan thuế. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.