Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

1. Cách lập bảng kê khi nhập hàng từ hộ kinh doanh hoặc cá nhân không xuất hóa đơn

Theo quy định tại Nghị định 168/2025/NĐ-CP, khi doanh nghiệp nhập khẩu hàng hóa từ hộ kinh doanh hoặc cá nhân không có khả năng xuất hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT), người mua phải tự lập bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ để làm cơ sở hạch toán chi phí và khấu trừ thuế GTGT đầu vào (nếu đủ điều kiện). Bảng kê này được lập theo Mẫu số 01/TH tại Phụ lục II Nghị định 123/2020/NĐ-CP, đảm bảo tính chính xác, đầy đủ thông tin giao dịch. Việc lập bảng kê giúp doanh nghiệp tuân thủ nguyên tắc kế toán theo Luật Doanh nghiệp 2020, tránh rủi ro bị loại chi phí khi quyết toán thuế.

Việc lập bảng kê được thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Thu thập thông tin giao dịch

Xem thêm: Bị người khác dùng mã số thuế để mở công ty. Thuế gửi giấy cấm xuất cảnh do nợ thuế phải làm sao ạ?

Thu thập đầy đủ chứng từ liên quan đến giao dịch nhập hàng, bao gồm hợp đồng mua bán (nếu có), biên bản giao nhận hàng hóa, chứng từ thanh toán (chuyển khoản ngân hàng hoặc tiền mặt có xác nhận), và thông tin người bán như họ tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có). Đảm bảo thông tin này phản ánh đúng giá trị thực tế của hàng hóa, tránh sai sót dẫn đến không được khấu trừ thuế.

Bước 2: Lập bảng kê theo mẫu quy định

Sử dụng Mẫu số 01/TH, điền thông tin chi tiết: kỳ thu mua, thông tin người bán (họ tên, địa chỉ, CCCD), mô tả hàng hóa (tên, số lượng, đơn giá, thành tiền), thuế suất GTGT (thường 10% hoặc 5% tùy loại hàng), và chữ ký của người lập cùng người đại diện doanh nghiệp. Bảng kê phải được lập ngay sau khi hoàn tất giao dịch, không quá cuối tháng để kịp kê khai thuế.

Bước 3: Lưu trữ và hạch toán

Lưu trữ bảng kê gốc cùng chứng từ liên quan ít nhất 10 năm theo quy định kế toán. Hạch toán vào sổ sách kế toán với tài khoản chi phí phù hợp (ví dụ: TK 156 – Hàng tồn kho), và sử dụng làm cơ sở kê khai thuế GTGT đầu vào trên tờ khai thuế tháng/quý.

2. Việc xuất hóa đơn đầu ra từ bảng kê

Xem thêm: Em bán online Facebook không qua sàn, gửi bưu điện thu cod và bán tại cửa hàng nữa. Đã đăng ký hộ kinh doanh. Em kê khai chung xuất hóa đơn rồi cuối quý nộp thuế 1 lần đúng không ạ hay online riêng và cửa hàng riêng???

Doanh nghiệp không thể xuất hóa đơn đầu ra trực tiếp dựa trên bảng kê thu mua, vì bảng kê chỉ áp dụng cho giao dịch đầu vào (nhập hàng). Theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP, hóa đơn đầu ra (khi bán hàng cho khách hàng) phải được xuất riêng biệt theo quy trình hóa đơn điện tử, dựa trên hợp đồng bán hàng, biên bản giao hàng và chứng từ thanh toán. Bảng kê chỉ hỗ trợ hạch toán chi phí đầu vào, không thay thế hóa đơn bán ra. Nếu vi phạm, doanh nghiệp có thể bị phạt theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế.

3. Yêu cầu upload bảng kê lên phần mềm xuất hóa đơn

Bảng kê thu mua không bắt buộc phải upload trực tiếp lên phần mềm xuất hóa đơn điện tử như một hóa đơn riêng lẻ, nhưng dữ liệu từ bảng kê phải được tổng hợp và chuyển dữ liệu lên hệ thống hóa đơn điện tử của cơ quan thuế theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP. Cụ thể, khi kê khai thuế GTGT, doanh nghiệp sử dụng phần mềm để báo cáo tổng hợp các giao dịch đầu vào không có hóa đơn (bao gồm bảng kê) trên tờ khai thuế. Việc này đảm bảo dữ liệu đồng bộ với hệ thống quản lý hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế, tránh tình trạng kê khai sai dẫn đến phạt chậm nộp.

Việc tuân thủ lập và quản lý bảng kê giúp doanh nghiệp hợp pháp hóa chi phí, khấu trừ thuế GTGT đầy đủ, giảm rủi ro kiểm tra thuế và tối ưu hóa dòng tiền. Đồng thời, đảm bảo tính minh bạch trong báo cáo tài chính theo Luật Doanh nghiệp 2020. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.