Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Điều kiện ghi nhận hóa đơn đầu vào khi mua hàng từ xưởng nhỏ lẻ không xuất hóa đơn

Theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP trường hợp xưởng sản xuất nhỏ lẻ là hộ kinh doanh cá thể hoặc cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán, họ không bắt buộc phải xuất hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT). Người mua vẫn có thể ghi nhận chi phí đầu vào và khấu trừ thuế GTGT nếu chứng minh được giao dịch hợp pháp thông qua các chứng từ thay thế.

Điều này giúp tránh rủi ro bị loại chi phí khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) hoặc kiểm tra thuế.

Hồ sơ cần chuẩn bị để hỗ trợ ghi nhận đầu vào

Xem thêm: Mọi người cho mình hỏi bắt đầu đi làm đăng ký kinh doanh cần giấy tờ gì? Ra đâu làm? Sau khi đăng ký xong cần làm gì?

Để lập cơ sở pháp lý cho việc nhập số liệu, Anh/Chị cần thu thập đầy đủ các chứng từ sau

• Hợp đồng mua bán hàng hóa hoặc thỏa thuận giao dịch bằng văn bản, ghi rõ số lượng, giá trị, thời gian giao hàng.
• Biên bản giao nhận hàng hóa, xác nhận chất lượng và số lượng đồ nội thất gỗ nhận được từ xưởng.
• Chứng từ thanh toán, chứng minh nguồn gốc tiền chi.
• Giấy tờ chứng minh tư cách pháp lý của xưởng.
• Các chứng từ khác như phiếu xuất kho từ xưởng (nếu có) hoặc ảnh chụp hàng hóa để bổ sung minh chứng.

Quy trình lập bảng kê và nhập số liệu đầu vào

Quy trình được thực hiện như sau:

Bước 1: Thu thập và kiểm tra chứng từ giao dịch

Trước tiên, Anh/Chị cần tổng hợp tất cả chứng từ liên quan đến các lần mua hàng trong kỳ, đảm bảo chúng khớp với giá trị thực tế giao dịch. Kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ thanh toán để tránh tranh chấp sau này. Việc này giúp cơ sở dữ liệu kế toán chính xác, đồng thời làm nền tảng cho việc khấu trừ thuế GTGT đầu vào nếu tỷ lệ VAT của xưởng là 5% hoặc 10% theo quy định.

Xem thêm: Trong nhóm mình có hộ kinh doanh anh chị nào bên xe tải nhà chạy thuê cho công ty không ạ? Và ghi sổ với kê khai như thế nào vậy?

Bước 2: Lập Bảng kê 01/HĐĐT

Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử để lập bảng kê, ghi rõ thông tin người bán danh mục hàng hóa, số lượng, đơn giá, thành tiền và thuế GTGT. Bảng kê phải được ký số điện tử bởi người đại diện doanh nghiệp. Thời hạn lập là cuối ngày giao dịch hoặc cuối kỳ kê khai thuế, và lưu trữ điện tử ít nhất 10 năm theo Luật Kế toán 2015.

Bước 3: Ghi nhận vào sổ sách kế toán và kê khai thuế

Nhập số liệu từ Bảng kê 01/HĐĐT vào phần mềm kế toán, coi như hóa đơn đầu vào hợp lệ để tính chi phí và khấu trừ VAT. Khi kê khai tờ khai thuế GTGT hàng tháng/quý, đính kèm bảng kê làm phụ lục. Nếu tổng giá trị thu mua lẻ vượt 20 triệu đồng/tháng, cần báo cáo cơ quan thuế địa phương để xác nhận, tránh phạt hành chính

Việc tuân thủ quy trình trên giúp doanh nghiệp ghi nhận đầy đủ chi phí hợp lý, tối ưu hóa khấu trừ thuế và giảm thiểu rủi ro bị truy thu thuế TNDN hoặc phạt chậm nộp. Đồng thời, đảm bảo tính minh bạch trong quản lý chuỗi cung ứng nội thất gỗ. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.