Những lưu ý đối với doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh là yếu tố then chốt giúp các chủ doanh nghiệp tránh được những rủi ro pháp lý và tài chính không đáng có trong bối cảnh kinh tế khó khăn. Việc tạm ngừng hoạt động không chỉ giúp doanh nghiệp tái cấu trúc mà còn duy trì tính hợp pháp theo quy định pháp luật. Đặc biệt với doanh nghiệp mới thành lập, việc nắm bắt quy định này càng trở nên quan trọng để bảo vệ quyền lợi. Cùng Công ty kế toán ACC tìm hiểu sâu hơn qua bài viết dưới đây.

1. Những lưu ý đối với doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh mới

Doanh nghiệp mới thường đối mặt với nhiều thách thức ban đầu, và việc tạm ngừng kinh doanh có thể là lựa chọn cần thiết để điều chỉnh chiến lược. Theo Luật Doanh nghiệp năm 2020, doanh nghiệp được phép tạm ngừng hoạt động không quá 1 năm, nhưng phải đăng ký với cơ quan đăng ký kinh doanh để tránh bị coi là giải thể tự động. Đối với doanh nghiệp mới, một lưu ý quan trọng là phải hoàn tất các nghĩa vụ thuế ban đầu trước khi tạm ngừng, vì nếu không, cơ quan thuế có thể từ chối hoặc áp dụng phạt.

Ngoài ra, doanh nghiệp cần đánh giá kỹ lưỡng thời điểm tạm ngừng, tránh trùng với các mốc báo cáo tài chính hàng quý để không bị phạt chậm nộp. Việc lập kế hoạch tài chính dự phòng cũng rất cần thiết, vì trong thời gian tạm ngừng, doanh nghiệp vẫn phải chi trả các khoản phí cố định như thuê mặt bằng hoặc lương nhân viên cơ bản.

Hơn nữa, với doanh nghiệp mới, việc thông báo cho đối tác và khách hàng là bước không thể bỏ qua, giúp duy trì uy tín và tránh tranh chấp hợp đồng sau này. Tổng thể, những lưu ý đối với doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh ở giai đoạn đầu giúp giảm thiểu rủi ro phá sản và tạo nền tảng vững chắc khi hoạt động trở lại.

2. Quy trình đăng ký tạm ngừng kinh doanh

Quy trình đăng ký tạm ngừng kinh doanh được quy định chi tiết tại Nghị định số 168/2025/NĐ-CP, nhằm đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ pháp luật. Doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính nơi doanh nghiệp đặt trụ sở. Hồ sơ bao gồm thông báo tạm ngừng kinh doanh theo mẫu quy định, kèm theo quyết định của chủ doanh nghiệp hoặc hội đồng thành viên nếu là công ty TNHH hoặc cổ phần.

Sau khi nộp, cơ quan chức năng sẽ xác nhận trong vòng 3 ngày làm việc, và thời gian tạm ngừng được tính từ ngày xác nhận này. Nếu doanh nghiệp muốn gia hạn, phải nộp hồ sơ mới trước khi hết hạn ít nhất 3 ngày. Lưu ý rằng, trong quá trình này, doanh nghiệp không được thực hiện bất kỳ giao dịch kinh doanh nào để tránh vi phạm. Quy trình này giúp doanh nghiệp chính thức "nghỉ ngơi" mà không mất tư cách pháp nhân, nhưng đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng để tránh sai sót dẫn đến từ chối hồ sơ.

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký

Doanh nghiệp cần soạn thảo thông báo tạm ngừng kinh doanh theo mẫu tại Phụ lục của Nghị định số 168/2025/NĐ-CP, kèm theo quyết định nội bộ phê duyệt việc tạm ngừng. Hồ sơ phải được ký bởi người đại diện pháp luật và có dấu công ty nếu áp dụng.

Việc kiểm tra kỹ thông tin như thời gian tạm ngừng cụ thể (từ ngày nào đến ngày nào) là rất quan trọng, vì sai sót có thể dẫn đến hồ sơ bị trả lại. Đồng thời, doanh nghiệp nên lưu giữ bản sao các tài liệu liên quan để theo dõi sau này. Bước này thường mất 1-2 ngày nếu nội bộ phối hợp tốt.

Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký

Hồ sơ được nộp trực tiếp hoặc qua cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Cơ quan sẽ kiểm tra tính hợp lệ và cấp giấy xác nhận tạm ngừng trong vòng 3 ngày làm việc theo quy định tại Luật Doanh nghiệp năm 2020. Nếu nộp online, doanh nghiệp nhận mã xác nhận điện tử ngay lập tức.

Lưu ý kiểm tra email hoặc tài khoản đăng ký để nhận phản hồi kịp thời, tránh chậm trễ ảnh hưởng đến kế hoạch. Sau khi nhận xác nhận, doanh nghiệp chính thức được tạm ngừng và phải thông báo công khai trên website hoặc cổng thông tin nếu có.

Bước 3: Theo dõi và gia hạn nếu cần

Sau khi tạm ngừng, doanh nghiệp theo dõi thời hạn và chuẩn bị hồ sơ gia hạn nếu muốn kéo dài, nộp trước 3 ngày hết hạn theo Nghị định số 168/2025/NĐ-CP. Nếu không gia hạn, doanh nghiệp phải thông báo hoạt động trở lại hoặc giải thể. Bước này giúp tránh tình trạng tự động giải thể sau 1 năm. Doanh nghiệp mới nên sử dụng dịch vụ tư vấn để đảm bảo không bỏ lỡ mốc thời gian, vì vi phạm có thể dẫn đến mất giấy phép kinh doanh.

>> Đọc thêm: Hướng dẫn thủ tục tạm ngừng hoạt động chi nhánh

Xem thêm: Mẫu số 50-DS quyết định tạm ngừng phiên tòa mới

3. Các nghĩa vụ tài chính và pháp lý trong thời gian tạm ngừng

Trong thời gian tạm ngừng, doanh nghiệp vẫn phải tuân thủ một số nghĩa vụ cơ bản để duy trì tính hợp pháp. Theo Luật Doanh nghiệp năm 2020, doanh nghiệp không được thực hiện hoạt động kinh doanh nhưng vẫn chịu trách nhiệm về các khoản nợ cũ và báo cáo tài chính hàng năm. Về thuế, Nghị định số 168/2025/NĐ-CP yêu cầu doanh nghiệp nộp tờ khai thuế theo quý hoặc tháng nếu có thu nhập phát sinh từ tài sản, dù không kinh doanh.

Đặc biệt, doanh nghiệp mới cần chú ý đến việc đóng bảo hiểm xã hội cho nhân viên nếu giữ lại lao động, tránh tranh chấp lao động sau này. Ngoài ra, việc bảo quản tài sản công ty như hàng hóa, thiết bị là bắt buộc, và nếu có thay đổi địa chỉ trụ sở, phải thông báo ngay cho cơ quan đăng ký.

Những lưu ý đối với doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh ở khía cạnh này giúp tránh tích lũy phạt hành chính, chẳng hạn như phạt chậm nộp báo cáo lên đến hàng chục triệu đồng. Doanh nghiệp cũng nên lập báo cáo nội bộ định kỳ để theo dõi tình hình tài chính, chuẩn bị cho việc hoạt động trở lại mà không gặp trở ngại từ cơ quan nhà nước.

4. Rủi ro pháp lý và cách khắc phục khi tạm ngừng kinh doanh

Việc không tuân thủ đúng quy định tạm ngừng có thể dẫn đến nhiều rủi ro nghiêm trọng đối với doanh nghiệp. Theo Luật Doanh nghiệp năm 2020, nếu tạm ngừng quá 1 năm mà không đăng ký, doanh nghiệp có nguy cơ bị xóa tên khỏi sổ đăng ký, dẫn đến mất tư cách pháp nhân và phải thành lập lại từ đầu. Về mặt tài chính, cơ quan thuế có thể truy thu và phạt nếu phát hiện doanh nghiệp che giấu hoạt động dưới vỏ bọc tạm ngừng, với mức phạt từ 20-50% số thuế trốn tránh theo Nghị định số 168/2025/NĐ-CP.

Đối với doanh nghiệp mới, rủi ro lớn hơn vì thiếu kinh nghiệm, dễ dẫn đến tranh chấp với đối tác nếu không thông báo kịp thời, gây thiệt hại hợp đồng. Để khắc phục, doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến luật sư hoặc dịch vụ kế toán chuyên nghiệp ngay từ đầu, lập kế hoạch chi tiết về thời gian và ngân sách. Hơn nữa, việc theo dõi các thay đổi pháp luật qua cổng thông tin chính thức giúp tránh bất ngờ. Tổng thể, nhận thức rõ những lưu ý đối với doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro, bảo vệ tài sản và duy trì khả năng phục hồi nhanh chóng.

5. Câu hỏi thường gặp

Doanh nghiệp mới có thể tạm ngừng kinh doanh ngay sau khi thành lập không?

Có, theo Luật Doanh nghiệp năm 2020, doanh nghiệp mới thành lập được phép đăng ký tạm ngừng kinh doanh ngay sau khi nhận giấy chứng nhận đăng ký, miễn là hoàn tất thủ tục theo Nghị định số 168/2025/NĐ-CP. Tuy nhiên, cần đảm bảo không có nợ thuế hoặc nghĩa vụ ban đầu chưa thực hiện, vì cơ quan đăng ký sẽ kiểm tra. Việc này giúp doanh nghiệp tránh chi phí vận hành không cần thiết trong giai đoạn chuẩn bị. Nếu tạm ngừng sớm, doanh nghiệp vẫn phải nộp báo cáo thuế hàng quý để duy trì hồ sơ sạch.

Thời gian tạm ngừng kinh doanh tối đa là bao lâu?

Thời gian tạm ngừng kinh doanh tối đa là 1 năm theo quy định tại Luật Doanh nghiệp năm 2020, và có thể gia hạn nhiều lần nhưng mỗi lần không quá 1 năm theo Nghị định số 168/2025/NĐ-CP. Nếu vượt quá mà không gia hạn, doanh nghiệp có thể bị coi là giải thể tự động. Doanh nghiệp mới nên lập kế hoạch cụ thể để tránh tình trạng này, đồng thời chuẩn bị hồ sơ gia hạn trước 3 ngày hết hạn.

Trong thời gian tạm ngừng, doanh nghiệp có phải nộp báo cáo tài chính không?

Có, doanh nghiệp vẫn phải nộp báo cáo tài chính hàng năm theo Luật Doanh nghiệp năm 2020, ngay cả khi tạm ngừng, để tránh phạt hành chính từ cơ quan thuế và đăng ký kinh doanh. Nghị định số 168/2025/NĐ-CP quy định báo cáo phải phản ánh tình hình tài sản và nợ phải trả thực tế. Đối với doanh nghiệp mới, việc này giúp duy trì hồ sơ minh bạch khi hoạt động trở lại. Nên sử dụng phần mềm kế toán để theo dõi và nộp đúng hạn, tránh tích lũy phạt lên đến 20 triệu đồng.

Những lưu ý đối với doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh không chỉ giúp doanh nghiệp vượt qua giai đoạn khó khăn mà còn đảm bảo sự phát triển bền vững lâu dài. Việc tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật sẽ giảm thiểu rủi ro và chi phí không đáng có. Để nhận được sự hỗ trợ chuyên sâu từ đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, hãy liên hệ Công ty kế toán ACC ngay hôm nay.