Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Điều kiện để xóa nợ phải thu khó đòi

Theo quy định tại Thông tư 48/2019/TT-BTC hướng dẫn về dự phòng nợ phải thu khó đòi, khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm trở lên và không có khả năng thu hồi được coi là nợ khó đòi nhóm 5 (mức trích lập dự phòng 100%). Doanh nghiệp chỉ được xóa nợ khi đã trích lập đầy đủ dự phòng theo quy định và có đủ cơ sở chứng minh không thể thu hồi, chẳng hạn như khách hàng phá sản, mất tích hoặc không còn khả năng thanh toán. Việc xóa nợ phải đảm bảo tuân thủ nguyên tắc thận trọng trong kế toán theo Thông tư 99/2025/TT-BTC (hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp), nhằm tránh làm sai lệch báo cáo tài chính.

Hồ sơ cần chuẩn bị

Để thực hiện xóa nợ, doanh nghiệp cần lập và lưu trữ đầy đủ hồ sơ sau theo yêu cầu của Thông tư 48/2019/TT-BTC:

• Biên bản họp Hội đồng quản trị hoặc Đại hội đồng cổ đông (đối với công ty cổ phần) hoặc Hội đồng thành viên (đối với công ty TNHH) phê duyệt việc xóa nợ, nêu rõ lý do và số tiền cụ thể.
• Danh sách chi tiết các khoản nợ khó đòi, bao gồm thông tin khách hàng, số tiền, thời hạn quá hạn và bằng chứng không thu hồi được (như công văn gửi khách hàng yêu cầu thanh toán không phản hồi).
• Báo cáo tình hình trích lập dự phòng nợ khó đòi các kỳ trước, chứng minh đã trích đủ 100% cho khoản nợ này.
• Các tài liệu liên quan khác như hợp đồng kinh tế, hóa đơn chứng từ gốc và biên bản kiểm kê nợ phải thu.

Xem thêm: Mình muốn hỏi về trường hợp mua hàng hóa nhưng nhà cung cấp giao thiếu, sau đó họ giao bù vào tháng sau. Khi nhận hàng bù, em hạch toán bổ sung thế nào cho đúng?

Quy trình thực hiện xóa nợ

Quy trình xóa nợ phải thu khó đòi được thực hiện theo các bước sau, dựa trên Thông tư 48/2019/TT-BTC và Luật Kế toán 2015:

Bước 1: Đánh giá và xác nhận nợ khó đòi

Doanh nghiệp tiến hành rà soát nội bộ, kiểm tra tình trạng khoản nợ qua các biện pháp như gửi công văn nhắc nợ, liên hệ trực tiếp khách hàng hoặc tra cứu thông tin phá sản tại cơ quan đăng ký kinh doanh. Nếu xác nhận không thu hồi được, bộ phận kế toán lập báo cáo đề xuất xóa nợ gửi Ban Giám đốc. Bước này đảm bảo tính chính xác và tránh rủi ro pháp lý sau này.

Bước 2: Phê duyệt nội bộ

Tổ chức họp Hội đồng quản trị hoặc cơ quan có thẩm quyền để phê duyệt việc xóa nợ, với biên bản ghi rõ cơ sở pháp lý và số tiền. Quyết định này phải được lưu trữ làm cơ sở hạch toán, đồng thời thông báo cho khách hàng (nếu có thể) để tránh tranh chấp dân sự theo Bộ luật Dân sự 2015.

Bước 3: Thực hiện xóa sổ và báo cáo

Xem thêm: Cho em hỏi về hạch toán tiền thuế thu nhập doanh nghiệp tạm nộp. Công ty em tạm nộp thuế TNDN quý 1 là 50 triệu. Em hạch toán Nợ 8211/Có 3334 và Nợ 3334/Có 112. Cuối năm quyết toán chênh lệch xử lý thế nào?

Sau phê duyệt, kế toán ghi nhận xóa nợ vào sổ sách và cập nhật báo cáo tài chính. Doanh nghiệp cần báo cáo cơ quan thuế địa phương nếu khoản xóa nợ ảnh hưởng đến thu nhập chịu thuế, theo quy định tại Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025.

Hạch toán kế toán và xử lý thuế

Về hạch toán, khi xóa nợ, doanh nghiệp ghi nhận: Nợ TK 642 (Chi phí quản lý kinh doanh) hoặc TK 811 (Chi phí khác) bằng số tiền xóa nợ / Có TK 131 (Phải thu khách hàng), đồng thời sử dụng dự phòng đã trích (TK 139) để bù trừ nếu áp dụng. Việc này tuân thủ Thông tư 99/2025/TT-BTC về chế độ kế toán.

Về thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), khoản chi phí xóa nợ được xem là chi phí được trừ nếu đã trích lập dự phòng đầy đủ theo Thông tư 48/2019/TT-BTC và Thông tư 20/2026/TT-BTC (hướng dẫn về quản lý thuế TNDN). Nếu không trích dự phòng trước đó, khoản xóa nợ có thể bị loại trừ khỏi chi phí được trừ, dẫn đến tăng thu nhập chịu thuế. Doanh nghiệp cần kê khai điều chỉnh tại tờ khai thuế TNDN quý/năm để tránh phạt chậm nộp trên số thuế chậm nộp, theo Luật Quản lý thuế 2019.

Việc tuân thủ đúng quy định giúp doanh nghiệp tránh rủi ro kiểm toán, tối ưu hóa chi phí thuế và đảm bảo tính minh bạch trong báo cáo tài chính. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.