Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Bản chất pháp lý của khoản phạt vi phạm hợp đồng

Khoản phạt vi phạm hợp đồng phát sinh do lỗi của doanh nghiệp được quy định tại Bộ luật Dân sự 2015, cụ thể Điều 428 về bồi thường thiệt hại do vi phạm hợp đồng. Theo đó, bên vi phạm phải chịu phạt nếu hợp đồng có thỏa thuận về mức phạt, hoặc bồi thường thiệt hại thực tế nếu không có thỏa thuận. Khoản này mang tính chất không thường xuyên, chỉ phát sinh khi có sự cố vi phạm nghĩa vụ, không phải chi phí hoạt động kinh doanh thông thường của doanh nghiệp.

Xem thêm: Trong tình huống phát sinh khoản nợ tiềm tàng do vụ kiện đang chờ phán quyết của tòa án, vậy tại thời điểm lập báo cáo tài chính có bắt buộc phải ghi nhận dự phòng nếu khả năng thua kiện chưa được xác định chắc chắn không?

Quy định kế toán về ghi nhận khoản phạt

Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp, khoản phạt vi phạm hợp đồng do lỗi của doanh nghiệp không được ghi nhận vào chi phí quản lý doanh nghiệp (tài khoản 642 – Chi phí quản lý kinh doanh). Thay vào đó, khoản này phải được hạch toán riêng vào chi phí khác (tài khoản 811 – Chi phí khác) để phản ánh đúng bản chất không thường xuyên và không liên quan trực tiếp đến hoạt động quản lý hàng ngày. Việc ghi nhận này giúp báo cáo tài chính minh bạch, tránh làm méo mó chỉ số chi phí quản lý.

Đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa, Thông tư 133/2016/TT-BTC (Điều 20 và Phụ lục 3) cũng quy định tương tự, yêu cầu phân loại chi phí phạt hợp đồng vào chi phí khác, đảm bảo tuân thủ nguyên tắc kế toán phù hợp với bản chất giao dịch. Nếu ghi sai vào chi phí quản lý, doanh nghiệp có thể bị cơ quan thuế điều chỉnh khi quyết toán, dẫn đến rủi ro về thuế thu nhập doanh nghiệp.

Lý do cần tách riêng khoản chi phí

Xem thêm: Ở doanh nghiệp tôi, ban giám đốc yêu cầu lập thêm bộ báo cáo quản trị nội bộ theo chuẩn riêng để đánh giá hiệu quả từng trung tâm chi phí, trong khi sổ sách kế toán tài chính vẫn phải tuân thủ chế độ hiện hành, dẫn đến cùng một khoản chi nhưng cách phân loại hoàn toàn khác nhau, vậy kế toán có được phép hạch toán song song hai hệ thống phân loại ngay từ đầu hay phải ghi nhận theo chuẩn tài chính trước rồi cuối kỳ mới lập bảng điều chỉnh phục vụ quản trị?

Việc tách riêng khoản phạt vào chi phí khác giúp phản ánh chính xác tình hình tài chính, hỗ trợ quản lý rủi ro hợp đồng và lập kế hoạch kinh doanh hiệu quả. Theo nguyên tắc kế toán cơ bản tại Thông tư 99/2025/TT-BTC, chi phí phải được phân loại theo bản chất kinh tế, tránh nhầm lẫn với chi phí quản lý thường xuyên như lương nhân viên hay văn phòng phẩm. Điều này cũng phù hợp với chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS 01), đảm bảo tính trung thực và khả so sánh của báo cáo tài chính.

Việc tuân thủ quy định kế toán giúp doanh nghiệp tránh các sai sót trong báo cáo tài chính, giảm rủi ro kiểm toán và tối ưu hóa chi phí thuế. Đồng thời, nó hỗ trợ đánh giá hiệu quả quản lý rủi ro hợp đồng một cách rõ ràng. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.