Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Nguyên tắc hạch toán doanh thu và chi phí liên quan đến thanh toán điện tử

Theo Luật Kế toán 2015 (Điều 4), nguyên tắc kế toán yêu cầu ghi nhận doanh thu và chi phí một cách đầy đủ, chính xác dựa trên chứng từ hợp pháp, đảm bảo tính trung thực và khách quan. Trong trường hợp thanh toán qua ví điện tử hoặc chuyển khoản, doanh thu từ bán hàng phải được ghi nhận theo giá trị thực tế khách hàng thanh toán (tổng số tiền trước phí), trong khi phí nền tảng (phí giao dịch của bên thứ ba như ví điện tử) được coi là chi phí tài chính hoặc chi phí quản lý kinh doanh, tùy theo bản chất. Thông tư 99/2025/TT-BTC quy định chi tiết về việc hạch toán doanh thu (TK 511) và chi phí tài chính (TK 635), yêu cầu phân bổ chi phí dựa trên chứng từ từ nền tảng thanh toán (như sao kê giao dịch). Phần phí này được khấu trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) theo Luật Thuế TNDN 2025 (Điều 9), miễn là có hóa đơn, chứng từ hợp pháp và liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh.

Cách hạch toán cụ thể phần phí nền tảng

Xem thêm: Các anh chị cho em hỏi, hộ kinh doanh kê khai theo quý mà tháng đó không phát sinh doanh thu thì có phải nộp tờ khai số 0 không?

Phí nền tảng bị trừ trước khi tiền về tài khoản ngân hàng được hạch toán riêng để tránh lệch số cuối ngày, đảm bảo sổ sách cân đối. Doanh thu được ghi nhận đầy đủ, còn phí được phân bổ vào chi phí phù hợp (thường là TK 635 – Chi phí tài chính nếu là phí giao dịch ngân hàng/ví điện tử). Dưới đây là quy trình hạch toán cơ bản theo Thông tư 99/2025/TT-BTC:

Bước 1: Xác định và thu thập chứng từ

Thu thập sao kê từ ví điện tử hoặc ngân hàng, bao gồm tổng doanh thu khách thanh toán, số tiền thực nhận sau trừ phí và chi tiết phí (ví dụ: phí 1-2% giá trị giao dịch). Chứng từ này phải có chữ ký điện tử hoặc xác nhận hợp pháp để làm cơ sở hạch toán, tránh rủi ro kiểm toán sau này.

Bước 2: Ghi nhận doanh thu và tiền thực nhận

Khi đối chiếu cuối ngày, ghi Nợ TK 112 (Tiền gửi ngân hàng) bằng số tiền thực nhận sau trừ phí; đồng thời Nợ TK 635 (Chi phí tài chính) bằng giá trị phí bị trừ (ví dụ: 200.000 đồng); Có TK 511 (Doanh thu bán hàng) bằng tổng doanh thu trước phí. Bút toán này đảm bảo doanh thu phản ánh đúng giá trị kinh tế thực tế, tránh làm méo mó báo cáo tài chính.

Xem thêm: Hộ em kinh doanh vật liệu xây dựng nhỏ lẻ ở quê, nhiều khi bán chịu cả tháng mới thu tiền, vậy thời điểm xuất hóa đơn tính theo lúc giao hàng hay lúc thu tiền ạ?

Bước 3: Kết chuyển và kiểm tra cuối kỳ

Cuối tháng, kết chuyển TK 635 vào TK 911 (Xác định kết quả kinh doanh) để tính lỗ lãi. Kiểm tra lại bằng cách so sánh tổng doanh thu từ hóa đơn bán hàng với sao kê thanh toán, đảm bảo không lệch quá 0,5% (theo hướng dẫn nội bộ hoặc quy định kiểm soát của doanh nghiệp). Nếu phí vượt 500.000 đồng/tháng, cần có biên bản đối chiếu nội bộ để hỗ trợ quyết toán thuế TNDN.

Lưu ý, nếu phí được coi là chi phí quản lý (không phải tài chính thuần túy), có thể sử dụng TK 642 thay vì TK 635, nhưng phải nhất quán theo chính sách kế toán của doanh nghiệp. Trường hợp lệch vài trăm nghìn do phí, không ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế nếu hạch toán đúng, nhưng cần lưu trữ chứng từ ít nhất 10 năm theo Luật Kế toán 2015 (Điều 30).

Việc tuân thủ hạch toán đúng giúp doanh nghiệp tránh phạt hành chính theo Nghị định 41/2018/NĐ-CP, đồng thời tối ưu hóa chi phí khấu trừ thuế TNDN, nâng cao tính minh bạch báo cáo tài chính. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.