Quy định về đăng ký trụ sở công ty đóng vai trò then chốt giúp doanh nghiệp hoạt động hợp pháp và tránh các rủi ro pháp lý không đáng có. Việc nắm rõ các quy định này không chỉ đảm bảo tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh mà còn tạo điều kiện thuận lợi khi mở rộng quy mô hoặc thay đổi địa điểm. Cùng Công ty dịch vụ kế toán ACC tìm hiểu chi tiết để thực hiện thủ tục đúng quy định.

1. Quy định về đăng ký trụ sở công ty và địa điểm kinh doanh mới

Theo Luật Doanh nghiệp 2020, trụ sở chính của công ty phải đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc, giao dịch chính thức và phải có quyền sử dụng hợp pháp. Nghị định 168/2025/NĐ-CP quy định chi tiết về việc đăng ký trụ sở công ty và địa điểm kinh doanh mới, yêu cầu doanh nghiệp phải cập nhật thông tin chính xác trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Việc đăng ký đúng quy định giúp doanh nghiệp tránh bị xử phạt hành chính và đảm bảo quyền lợi khi thực hiện các giao dịch thương mại. Doanh nghiệp cần phân biệt rõ giữa trụ sở chính và địa điểm kinh doanh để thực hiện thủ tục phù hợp.

2. Điều kiện đăng ký trụ sở công ty theo quy định

Trụ sở công ty phải đáp ứng điều kiện về địa chỉ cụ thể, không được sử dụng địa chỉ ảo hoặc địa chỉ không có quyền sử dụng hợp pháp. Luật Doanh nghiệp 2020 quy định trụ sở phải nằm trong khu vực được phép kinh doanh và phù hợp với ngành nghề đăng ký. Nghị định 168/2025/NĐ-CP bổ sung yêu cầu về giấy tờ chứng minh quyền sử dụng đất hoặc hợp đồng thuê nhà, văn phòng. Doanh nghiệp cần chuẩn bị giấy tờ chứng minh địa chỉ như sổ đỏ, hợp đồng thuê nhà có công chứng để tránh bị từ chối hồ sơ. Việc tuân thủ điều kiện này giúp quy trình đăng ký diễn ra nhanh chóng và hợp pháp.

Xem thêm: Thủ tục thành lập công ty logistics tại singapore mới

3. Thủ tục đăng ký địa điểm kinh doanh mới

Doanh nghiệp thực hiện thủ tục thông báo thay đổi địa điểm kinh doanh theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020. Hồ sơ bao gồm thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, biên bản họp hội đồng quản trị hoặc hội đồng thành viên và giấy tờ chứng minh địa chỉ mới. Nghị định 168/2025/NĐ-CP hướng dẫn nộp hồ sơ trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp hoặc trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh. Sau khi nộp hồ sơ, doanh nghiệp nhận Giấy xác nhận thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn quy định. Việc thực hiện đúng thủ tục giúp doanh nghiệp cập nhật thông tin kịp thời và duy trì hoạt động ổn định.

Xem thêm: Thủ tục thay đổi trụ sở công ty chi tiết

4. Những lưu ý quan trọng khi thay đổi trụ sở

Doanh nghiệp cần thông báo thay đổi trụ sở trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có quyết định thay đổi theo Luật Doanh nghiệp 2020. Nghị định 168/2025/NĐ-CP quy định rõ mức xử phạt nếu chậm trễ thông báo hoặc cung cấp thông tin sai lệch. Ngoài ra, doanh nghiệp phải cập nhật thông tin tại cơ quan thuế và các cơ quan liên quan để tránh gián đoạn hoạt động. Việc kiểm tra kỹ lưỡng giấy tờ trước khi nộp hồ sơ giúp giảm thiểu rủi ro bị yêu cầu bổ sung. Doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến chuyên gia để đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định hiện hành.

5. Câu hỏi thường gặp

Quy định về đăng ký trụ sở công ty có áp dụng cho chi nhánh không?

Theo Luật Doanh nghiệp 2020 và Nghị định 168/2025/NĐ-CP, chi nhánh cũng phải đăng ký địa chỉ riêng biệt với trụ sở chính. Doanh nghiệp cần nộp hồ sơ thông báo thành lập chi nhánh kèm giấy tờ chứng minh quyền sử dụng địa chỉ. Việc đăng ký đúng giúp chi nhánh hoạt động hợp pháp và tránh xử phạt.

Thời hạn giải quyết hồ sơ đăng ký địa điểm kinh doanh mới là bao lâu?

Nghị định 168/2025/NĐ-CP quy định Phòng Đăng ký kinh doanh giải quyết hồ sơ trong 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Nếu hồ sơ cần bổ sung, doanh nghiệp được thông báo bằng văn bản. Doanh nghiệp nên nộp hồ sơ trực tuyến để rút ngắn thời gian xử lý.

Có được đăng ký trụ sở tại nhà riêng không?

Luật Doanh nghiệp 2020 cho phép đăng ký trụ sở tại nhà riêng nếu có quyền sử dụng hợp pháp và đáp ứng điều kiện về ngành nghề. Nghị định 168/2025/NĐ-CP yêu cầu giấy tờ chứng minh như sổ đỏ hoặc hợp đồng thuê nhà. Doanh nghiệp cần kiểm tra quy hoạch địa phương trước khi đăng ký để đảm bảo tính hợp pháp.

Quy định về đăng ký trụ sở công ty là nền tảng quan trọng giúp doanh nghiệp hoạt động minh bạch và bền vững. Để được hỗ trợ chi tiết và thực hiện thủ tục nhanh chóng, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC ngay hôm nay.